Personalprozesse in Microsoft 365 standardisieren
Eintritte, Austritte, Mutationen und IT-Arbeitsplätze zuverlässig steuern – mit Prozessvorlagen direkt in Microsoft Teams und SharePoint.
Checklists ergänzt Ihr HR- und Payroll-System: Es steuert den Ablauf zwischen HR, Vorgesetzten, Payroll und IT und führt weder Lohnabrechnungen noch Stammdatenpflege durch.
Microsoft Teams
SharePoint Online
SharePoint On-PremisesPersonalprozesse wiederholen sich — ihre Abstimmung oft nicht
- Excel-Listen und E-Mail-Ketten
- Ist der Vertrag unterschrieben? Ist der IT-Arbeitsplatz bestellt? Der Stand steckt in Postfächern und Tabellen.
- Viele Beteiligte
- HR, Vorgesetzte, Payroll und IT müssen sich abstimmen. Ohne gemeinsamen Ablauf geht schnell etwas vergessen.
- Fristen und Nachweise
- Eintrittstermine, Kündigungsfristen und Rückgaben müssen eingehalten und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Aufgaben organisieren und wiederkehrende Prozesse steuern
- Excel & E-Mail
- Abläufe und Bearbeitungsstände müssen manuell koordiniert werden.
- Planner / To Do
- Aufgaben organisieren und Zusammenarbeit koordinieren.
- SoftForge Checklists
- Wiederkehrende Abläufe aus definierten Prozessvorlagen starten und pro Person und Ereignis nachvollziehbar steuern.
Personalprozesse als Checkliste
Diese Abläufe lassen sich als Prozessvorlagen abbilden und pro Person starten. Die Aufgaben unten sind Beispiele, die Sie an Ihre Organisation anpassen können.
Eintritt neuer Mitarbeitender
Von den Unterlagen über den Vertrag bis zum ersten Arbeitstag: Aufgaben für HR, Vorgesetzte, Payroll und IT in einer Checkliste.
Aufgaben in der Vorlage
- 1Personalblatt und Unterlagen einholen
- 2Arbeitsvertrag erstellen und versenden
- 3Unterzeichneten Vertrag ablegen
- 4IT-Arbeitsplatz anfordern
- 5Einführung planen
- 6Eintritt im HR- und Payroll-System erfassen
Probieren Sie SoftForge Checklists selbst aus
So arbeiten Personalteams mit Checklisten, hier mit Beispieldaten zu Eintritt, Austritt, Mutation und IT-Arbeitsplatz. Klicken Sie sich durch, nichts wird gespeichert.
Checklisten
Weitere Personalprozesse, die sich als Checkliste abbilden lassen
Überall, wo sich HR-Abläufe wiederholen und mehrere Beteiligte mitarbeiten, lohnt sich eine Prozessvorlage.
Rekrutierung und Stellenbesetzung
Von der Stellenfreigabe bis zur Zusage: Schritte, Verantwortliche und Fristen im Blick.
Verlängerung befristeter Verträge
Rechtzeitig prüfen, entscheiden und den Vertrag verlängern oder beenden.
Wiedereingliederung nach Abwesenheit
Gespräche, Anpassungen und Nachverfolgung strukturiert festhalten.
Pensionierung
Vorbereitung, Unterlagen und Verabschiedung bei jedem Austritt in den Ruhestand gleich organisieren.
Lehrstart und Praktika
Start, Betreuung und Abschluss von Lernenden und Praktikumsstellen mit klaren Etappen.
Weiterbildungen und Freigaben
Anträge prüfen, freigeben und Vereinbarungen ablegen.
Jährliche Zyklen
Wiederkehrende Abläufe wie Lohnrunde oder Zielvereinbarungen Schritt für Schritt vorbereiten.
Arbeitssicherheit und Instruktionen
Einweisungen und Belehrungen pro Person nachvollziehbar abhaken.
Direkt starten – mit Ihren eigenen Prozessvorlagen
SoftForge Checklists im Microsoft Marketplace kaufen und selbstständig nutzen. Ein Verkaufsgespräch ist dafür nicht erforderlich.
In drei Schritten zur eigenen Personalprozess-Vorlage
1.Vorlage definieren
Aufgaben per Smart-Paste aus Word, Excel oder E-Mail einfügen, etwa aus Ihrer bestehenden Eintrittsliste, und eigene Felder wie Abteilung oder Eintrittsdatum ergänzen.
2.Checkliste starten
Pro Person und Ereignis eine Checkliste starten. Aufgaben gehen an HR, Vorgesetzte, Payroll oder IT; optionale Schritte lassen sich als nicht erforderlich markieren.
3.Fortschritt verfolgen
Stat-Kacheln, Karten und Board zeigen, was aktiv, überfällig oder Ihnen zugewiesen ist. Erinnerungen gehen direkt an die verantwortliche Person.
Ihre Daten verlassen Ihren Tenant nicht.
Checklists läuft vollständig in Ihrer Microsoft-365-Umgebung — nach Ihren Richtlinien, in Ihrem SharePoint und entwickelt in der Schweiz.
- Alles in Ihrem Tenant
- Keine Information verlässt Ihren Microsoft-365-Tenant. Alle Daten bleiben vollständig in Ihrer eigenen Umgebung.
- Ihre Richtlinien gelten
- Checklists folgt den Richtlinien und Compliance-Policies Ihres Tenants — kein Sonderweg, keine Schatten-IT.
- Daten in SharePoint
- Dokumente und Inhalte liegen in Ihren SharePoint-Bibliotheken — mit den Berechtigungen, die Sie ohnehin schon pflegen.
- Komplett Swiss Made
- Vollständig in der Schweiz entwickelt — von SoftForge, Ihrem Schweizer Software-Partner.
Weil alle Daten in Ihrem Tenant bleiben, gelten automatisch Ihre eigenen Governance-, Compliance- und Datenschutzvorgaben.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
- Für welche Personalprozesse eignet sich SoftForge Checklists?
- Für wiederkehrende Abläufe mit mehreren Beteiligten, zum Beispiel Eintritte, Austritte, Mutationen, die Bereitstellung und Rückgabe von IT-Arbeitsplätzen, Probezeit-Reviews oder Vertragsverlängerungen. Checklists steuert die Aufgaben; Verträge, Löhne und Stammdaten bleiben in Ihren bestehenden Systemen.
- Ersetzt Checklists unser HR- oder Payroll-System?
- Nein. Checklists ergänzt Ihr HR- und Payroll-System: Es steuert den Arbeitsablauf zwischen HR, Vorgesetzten, Payroll und IT und führt weder Lohnabrechnungen noch Stammdatenpflege durch.
- Können mehrere Abteilungen an einer Checkliste arbeiten?
- Ja. Jede Aufgabe kann einer Person zugewiesen und mit einer Frist versehen werden, zum Beispiel an HR, Payroll, die vorgesetzte Person oder die IT. Eine Erinnerung geht direkt an die verantwortliche Person.
- Wie gehen wir mit unterschiedlichen Fällen um, etwa Kader, Teilzeit oder befristete Verträge?
- Je nach Fall legen Sie eine eigene Vorlage an oder markieren Aufgaben als optional und bei Bedarf als nicht erforderlich. So bleibt die Checkliste für jeden Fall übersichtlich.
- Wie bleiben vertrauliche Personaldaten geschützt?
- Checklists läuft als SPFx-App vollständig in Ihrem eigenen Tenant, auf SharePoint Online oder On-Premises, und legt seine Daten in einer SharePoint-Liste auf einer Site Ihrer Wahl ab. Es gelten die bestehenden Berechtigungen; wählen Sie dafür zum Beispiel eine Site mit eingeschränktem Zugriff für HR.
- Müssen Aufgaben in einer festen Reihenfolge erledigt werden?
- Das legen Sie pro Vorlage fest. Bei sequenziellen Checklisten schaltet sich die nächste Aufgabe erst frei, wenn die vorherige erledigt ist. Alternativ können Aufgaben in freier Reihenfolge abgearbeitet werden.
- Brauche ich ein Verkaufsgespräch, um zu starten?
- Nein. Checklists ist als transaktionales Angebot im Microsoft Marketplace erhältlich: Sie können es ohne Verkaufsgespräch kaufen und selbstständig einrichten. Für Unterstützung bei Prozessvorlagen sprechen Sie uns gerne an.
- Was kostet SoftForge Checklists?
- SoftForge Checklists wird pro Nutzer abgerechnet, wahlweise im Monats- oder Jahresabonnement und ab 5 Nutzern. Der erste Monat ist kostenlos. Die aktuellen Preise in Ihrer Währung finden Sie im Microsoft Marketplace auf der Offer-Seite unter „Pläne + Preise“.
- Gibt es individuelle Konditionen für grössere Rollouts?
- Ja. Für grössere Rollouts oder besondere Anforderungen können Sie im Microsoft Marketplace ein Private Offer anfragen. Sprechen Sie uns gerne an, wir klären gemeinsam das passende Vorgehen.
Bereit für klare Abläufe im Personalwesen?
Sie wünschen Unterstützung bei Prozessvorlagen oder beim Einstieg? Fragen Sie eine Beratung an. Kaufen und selbstständig starten können Sie direkt im Microsoft Marketplace.
Alle Funktionen von Checklists ansehenWir freuen uns darauf, Ihre Anforderungen kennenzulernen und Ihnen unsere Lösungen vorzustellen. Kontaktieren Sie uns gerne zur Terminvereinbarung.
- Adresse
- Spittel 5
3953 Leuk-Stadt - Telefon
- +41 76 393 79 00
- info@softforge.ch