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Checklisten für Teams & SharePoint
Ein- und Austritte, Audits, Projektstarts oder wiederkehrende Reviews — als klare Checkliste mit eigenen Vorlagen, Feldern und Aufgaben. Direkt in Microsoft Teams und SharePoint, mit Tabelle, Karten- oder Board-Ansicht.
Microsoft Teams
SharePoint Online
SharePoint On-PremisesVon losen To-do-Listen zu einem wiederholbaren Prozess
Ein- und Austritte, Audits, Projektstarts, wiederkehrende Reviews — heute oft über Excel, E-Mail und Kopfwissen verteilt. SoftForge Checklists bündelt jeden Ablauf als klare, nachvollziehbare Vorlage: direkt in Microsoft Teams und SharePoint.
Excel-Listen & E-Mail-Ketten
Aufgaben verteilt über Tabellen, Mails und den Kopf einzelner Mitarbeitender.
Niemand sieht den Stand
Wer muss bis wann was erledigen? Ohne zentrale Übersicht bleibt das unklar.
Uneinheitliche Abläufe
Jede Person löst Ein- und Austritte, Audits oder Reviews wieder anders.
Vergessene Schritte
Wichtige Aufgaben gehen im Tagesgeschäft unter — ohne dass es auffällt.
Kein Reporting
Wie viele Prozesse sind offen, überfällig oder abgeschlossen? Niemand weiss es genau.
Insellösungen
Separate Tools ohne Bezug zu Teams und SharePoint schaffen neue Datensilos.
Vorlage erstellen
Aufgaben, Felder und Reihenfolge einmal definieren — wiederverwendbar für jeden Prozess.
- Smart-Paste für Aufgaben
- Eigene Metadatenfelder
- Sequenziell oder frei
Checkliste starten
Aus der Vorlage in Sekunden eine neue Checkliste erstellen — inklusive Zuweisung.
- Tabelle, Karten oder Board
- Automatische Zuweisung
- Fälligkeitsdatum
Aufgaben abarbeiten
Abhaken, kommentieren, anstupsen — einzeln oder per Drag & Drop im Board.
- Kommentare & Anstupsen
- Drag & Drop je Status
- «Nicht erforderlich» markieren
Auswerten & exportieren
Fortschritt in Echtzeit im Blick behalten und für Reporting oder Audit exportieren.
- Stat-Kacheln live
- XLSX-Export
- Vollständig im eigenen Tenant
Checklists in Aktion
So fühlt sich die neue Oberfläche im Alltag an — vom Anlegen einer Checkliste bis zum Abhaken der ersten Aufgaben.
Jede Funktion im Detail
Von der Übersicht über die Detailansicht bis zum Vorlagen-Wizard — springen Sie über die Navigation links direkt zum Thema, das Sie interessiert.
Alles im Blick
Checklisten auf einen Blick
Klickbare Stat-Kacheln als Filter und drei Ansichten — ganz wie es zu Ihrem Team passt.
- Stat-Kacheln als Filter
- Alle, Aktiv, Überfällig oder Mir zugewiesen — ein Klick auf die Kachel filtert die Liste.
- Drei Ansichten
- Tabelle für die Übersicht, Karten mit Fortschrittsring oder Board nach Fortschritt gruppiert.
- Konfigurierbare Karten
- Bestimmen Sie pro Vorlage, welche Metadaten-Felder auf den Karten erscheinen sollen.
Kanban im Griff
Fortschritt als Board
Checklisten automatisch nach Fortschritt gruppiert — ideal für den täglichen Stand-up.
- Automatische Spalten
- Nicht begonnen, in Bearbeitung, überfällig oder fast fertig — ohne manuelles Einsortieren.
- Template-Farbe & Fälligkeit
- Jede Karte zeigt Vorlage, Fortschritt und Fälligkeitsdatum auf einen Blick.
- Immer aktuell
- Karten wandern automatisch in die passende Spalte, sobald sich der Status ändert.
Drei Layouts
Detailansicht ganz nach Wunsch
Seitenpanel, Split-Ansicht oder Vollseite — und Aufgaben als Tabelle, Karten oder Kanban mit Drag & Drop.
- 3 Layouts
- Seitenpanel für schnelles Nachschauen, Split für nebeneinander Arbeiten, Vollseite für Details.
- Aufgaben per Drag & Drop
- Verschieben Sie Aufgaben in der Kanban-Ansicht per Drag & Drop zwischen den Status.
- Sequenzielle Checklisten
- Aufgaben schalten sich nacheinander frei — die nächste startet erst, wenn die vorherige erledigt ist.
In 4 Schritten
Vorlagen-Wizard mit Smart-Paste
Erstellen Sie Vorlagen inklusive Aufgaben und Feldern in Minuten — auch für hundert Aufgaben auf einmal.
- Bulk-Aufgaben per Smart-Paste
- Fügen Sie eine ganze Liste ein. Gruppen entstehen automatisch über «:», «(optional)» markiert Aufgaben als nicht zwingend.
- Eigene Metadatenfelder
- Text, Auswahl, Datum, Person, Ja/Nein, Link oder Taxonomie — einmal definieren, in mehreren Vorlagen wiederverwenden.
- Konfigurierbare Kartenfelder
- Legen Sie fest, welche Felder auf den Karten in der Übersicht erscheinen sollen.
Personalisierung pro Benutzer
Jede Person arbeitet, wie es ihr am besten liegt — die Einstellungen gelten nur für sie selbst.
- Akzentfarbe
- Jede Person wählt ihre eigene Akzentfarbe für die App-Oberfläche.
- Dichte
- Kompakt, normal oder grosszügig — je nach Vorliebe und Bildschirmgrösse.
- Bevorzugte Ansichten
- Tabelle, Karten oder Board als persönliche Standardansicht für Listen und Aufgaben.
Ihre Daten verlassen Ihren Tenant nicht.
Checklists läuft vollständig in Ihrer Microsoft-365-Umgebung — nach Ihren Richtlinien, in Ihrem SharePoint und entwickelt in der Schweiz.
- Alles in Ihrem Tenant
- Keine Information verlässt Ihren Microsoft-365-Tenant. Alle Daten bleiben vollständig in Ihrer eigenen Umgebung.
- Ihre Richtlinien gelten
- Checklists folgt den Richtlinien und Compliance-Policies Ihres Tenants — kein Sonderweg, keine Schatten-IT.
- Daten in SharePoint
- Dokumente und Inhalte liegen in Ihren SharePoint-Bibliotheken — mit den Berechtigungen, die Sie ohnehin schon pflegen.
- Komplett Swiss Made
- Vollständig in der Schweiz entwickelt — von SoftForge, Ihrem Schweizer Software-Partner.
Weil alle Daten in Ihrem Tenant bleiben, gelten automatisch Ihre eigenen Governance-, Compliance- und Datenschutzvorgaben.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
- Für welche Abläufe eignen sich SoftForge Checklists?
- Checklists eignet sich für alle wiederkehrenden Abläufe mit klaren Aufgaben: Mitarbeiter-Ein- und -Austritte im HR, Audits und Compliance-Reviews, Projektstarts, Kundenaufschaltungen oder Immobilienprozesse wie die Erstellung von Heiz- und Nebenkostenabrechnungen. Sie definieren eine Vorlage einmal — und starten davon beliebig viele Checklisten.
- Kann ich das nicht auch in Planner machen?
- Für einzelne Aufgaben oder ein einmaliges Projekt ist Planner eine gute Wahl. Checklists ist dagegen auf wiederkehrende Abläufe mit fester Struktur ausgelegt: Sie definieren eine Vorlage einmal — inklusive Aufgaben, Reihenfolge und eigenen Metadatenfeldern wie Abteilung oder Startdatum — und starten davon beliebig viele Checklisten, ohne jedes Mal neu aufzusetzen. Dazu kommen sequenzielle Aufgaben, die sich erst nacheinander freischalten, sowie die native Einbettung in Teams und SharePoint mit Ihren bestehenden Berechtigungen — beides kennt Planner nicht.
- Was bedeutet «sequenzielle Checkliste»?
- Bei einer sequenziellen Checkliste schalten sich Aufgaben nacheinander frei: Die nächste Aufgabe lässt sich erst starten, wenn die vorherige erledigt (oder als «nicht erforderlich» markiert) wurde. Das eignet sich ideal für Abläufe mit fester Reihenfolge, etwa im Onboarding. Alternativ lassen sich Aufgaben auch in freier Reihenfolge abarbeiten.
- Wie schnell erstelle ich eine neue Checklisten-Vorlage?
- Der Vorlagen-Wizard führt Sie in vier Schritten durch Details, Metadatenfelder und Aufgaben. Aufgaben lassen sich per Smart-Paste im Block einfügen — aus Word, Excel oder einer E-Mail — inklusive automatischer Gruppierung und Erkennung optionaler Schritte. In wenigen Minuten steht eine wiederverwendbare Vorlage.
- Was sind eigene Metadatenfelder und wozu dienen sie?
- Metadatenfelder sind frei definierbare Informationen, die eine Checkliste zusätzlich erfasst — etwa Abteilung, Startdatum, verantwortliche Person oder ein Link. Sie definieren ein Feld einmal (Text, Auswahl, Datum, Person, Ja/Nein, Link oder Taxonomie) und nutzen es in beliebig vielen Vorlagen wieder.
- Bleiben unsere Daten in der eigenen Microsoft-365-Umgebung?
- Ja. Checklists läuft als SPFx-App vollständig in Ihrem eigenen Tenant — auf SharePoint Online oder On-Premises. Es verlässt keine Information Ihre Umgebung, und es gelten automatisch Ihre bestehenden Berechtigungen und Compliance-Vorgaben.
- Kann jede:r die Ansicht nach eigenem Geschmack anpassen?
- Ja. Jede Person kann ihre Akzentfarbe, die Dichte der Darstellung sowie die bevorzugte Ansicht für Listen und Aufgaben (Tabelle, Karten oder Board) individuell wählen. Diese Einstellungen sind persönlich und wirken sich nicht auf andere Nutzenden aus.
Kontaktieren Sie uns
Wir freuen uns darauf, Ihre Anforderungen kennenzulernen und Ihnen unsere Lösungen vorzustellen. Kontaktieren Sie uns gerne zur Terminvereinbarung.
- Adresse
- Spittel 5
3953 Leuk-Stadt - Telefon
- +41 76 393 79 00
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