Standardiser les processus RH dans Microsoft 365
Piloter de manière fiable les entrées, sorties, mutations et postes de travail informatiques – avec des modèles de processus directement dans Microsoft Teams et SharePoint.
Checklists complète votre système RH et de paie : il pilote le déroulement du travail entre les RH, les supérieurs, la paie et l’informatique, mais n’établit ni décomptes de salaire ni gestion des données de base.
Microsoft Teams
SharePoint Online
SharePoint On-PremisesLes processus RH se répètent, leur coordination rarement
- Tableaux Excel et chaînes d’e-mails
- Le contrat est-il signé ? Le poste informatique est-il commandé ? L’état d’avancement se perd dans les boîtes mail et les tableaux.
- De nombreux intervenants
- Les RH, les supérieurs, la paie et l’informatique doivent se coordonner. Sans processus commun, on oublie vite quelque chose.
- Délais et justificatifs
- Les dates d’entrée, les délais de congé et les restitutions doivent être respectés et documentés de façon traçable.
Organiser des tâches et piloter des processus récurrents
- Excel et e-mail
- Les processus et les états d’avancement doivent être coordonnés manuellement.
- Planner / To Do
- Organiser des tâches et coordonner la collaboration.
- SoftForge Checklists
- Lancer des processus récurrents à partir de modèles définis et les piloter de façon traçable par personne et par événement.
Les processus RH sous forme de checklist
Ces processus peuvent être représentés sous forme de modèles et lancés pour chaque personne. Les tâches ci-dessous sont des exemples que vous pouvez adapter à votre organisation.
Entrée de nouveaux collaborateurs
Des documents au contrat jusqu’au premier jour de travail : les tâches des RH, des supérieurs, de la paie et de l’informatique dans une seule checklist.
Tâches du modèle
- 1Rassembler la fiche personnelle et les documents
- 2Établir et envoyer le contrat de travail
- 3Classer le contrat signé
- 4Demander le poste informatique
- 5Planifier l’intégration
- 6Saisir l’entrée dans le système RH et de paie
Essayez SoftForge Checklists vous-même
Voici comment les équipes RH travaillent avec des checklists, avec des données d’exemple sur l’entrée, la sortie, la mutation et le poste informatique. Cliquez librement, rien n’est enregistré.
Checklists
Autres processus RH utilisables sous forme de checklist
Partout où un processus RH se répète et implique plusieurs personnes, un modèle de processus est utile.
Recrutement et pourvoi de postes
De l’autorisation du poste à la confirmation : étapes, responsables et échéances en un coup d’œil.
Prolongation de contrats de durée déterminée
Vérifier à temps, décider et prolonger ou terminer le contrat.
Réintégration après une absence
Consigner de façon structurée entretiens, adaptations et suivi.
Départ à la retraite
Organiser de la même manière préparation, documents et départ pour chaque retraite.
Début d’apprentissage et stages
Début, encadrement et fin pour les apprentis et les stagiaires, avec des étapes claires.
Formations et autorisations
Vérifier et valider les demandes, puis classer les accords.
Cycles annuels
Préparer étape par étape des cycles récurrents comme la ronde salariale ou les objectifs.
Sécurité au travail et instructions
Cocher de façon traçable les instructions et briefings pour chaque personne.
Démarrez directement avec vos propres modèles de processus
Achetez SoftForge Checklists sur Microsoft Marketplace et utilisez-le de manière autonome. Aucun entretien commercial n’est nécessaire.
Votre propre modèle de processus RH en trois étapes
1.Définir un modèle
Collez des tâches depuis Word, Excel ou un e-mail avec Smart Paste, par exemple depuis votre liste d’entrée actuelle, et ajoutez vos propres champs comme le service ou la date d’entrée.
2.Lancer une checklist
Lancez une checklist par personne et par événement. Les tâches vont aux RH, aux supérieurs, à la paie ou à l’informatique ; les étapes optionnelles peuvent être marquées comme non requises.
3.Suivre la progression
Les tuiles de statistiques, les cartes et le tableau Kanban montrent ce qui est actif, en retard ou qui vous est attribué. Les rappels vont directement à la personne responsable.
Vos données ne quittent pas votre tenant.
Checklists fonctionne entièrement dans votre environnement Microsoft 365 — selon vos directives, dans votre SharePoint et développé en Suisse.
- Tout reste dans votre tenant
- Aucune information ne quitte votre tenant Microsoft 365. Toutes les données restent entièrement dans votre propre environnement.
- Vos directives s’appliquent
- Checklists respecte les directives et les règles de conformité de votre tenant — pas de traitement particulier, pas de shadow IT.
- Données dans SharePoint
- Les documents et contenus sont stockés dans vos bibliothèques SharePoint — avec les autorisations que vous gérez déjà.
- Entièrement Swiss Made
- Entièrement développé en Suisse — par SoftForge, votre partenaire logiciel suisse.
Comme toutes les données restent dans votre tenant, vos propres exigences en matière de gouvernance, de conformité et de protection des données s’appliquent automatiquement.
FAQ
Questions fréquentes
- Quels processus RH conviennent à SoftForge Checklists ?
- Les processus récurrents impliquant plusieurs personnes, par exemple entrées, sorties, mutations, mise à disposition et restitution de postes informatiques, évaluations de période d’essai ou prolongations de contrat. Checklists pilote les tâches ; contrats, salaires et données de base restent dans vos systèmes existants.
- Checklists remplace-t-il notre système RH ou de paie ?
- Non. Checklists complète votre système RH et de paie : il pilote le déroulement du travail entre les RH, les supérieurs, la paie et l’informatique, mais n’établit ni décomptes de salaire ni gestion des données de base.
- Plusieurs services peuvent-ils travailler sur une même checklist ?
- Oui. Chaque tâche peut être attribuée à une personne et dotée d’une échéance, par exemple aux RH, à la paie, au supérieur ou à l’informatique. Un rappel est envoyé directement à la personne responsable.
- Comment gérer des cas différents, comme les cadres, le temps partiel ou les contrats de durée déterminée ?
- Selon le cas, vous créez un modèle distinct ou vous marquez des tâches comme optionnelles et, si nécessaire, comme non requises. La checklist reste ainsi claire pour chaque cas.
- Comment les données confidentielles du personnel sont-elles protégées ?
- Checklists fonctionne comme une application SPFx entièrement dans votre propre tenant, sur SharePoint Online ou on-premises, et enregistre ses données dans une liste SharePoint sur un site de votre choix. Vos autorisations existantes s’appliquent ; choisissez par exemple un site à accès restreint pour les RH.
- Les tâches doivent-elles être exécutées dans un ordre fixe ?
- Vous le décidez par modèle. Dans les checklists séquentielles, la tâche suivante ne se débloque que lorsque la précédente est terminée. Les tâches peuvent aussi être traitées dans n’importe quel ordre.
- Faut-il un entretien commercial pour démarrer ?
- Non. Checklists est une offre transactionnelle sur Microsoft Marketplace : vous pouvez l’acheter et le configurer de manière autonome. Pour un soutien sur les modèles de processus, contactez-nous.
- Combien coûte SoftForge Checklists ?
- SoftForge Checklists est facturé par utilisateur, au choix avec un abonnement mensuel ou annuel, à partir de 5 utilisateurs. Le premier mois est gratuit. Vous trouverez les prix actuels dans votre devise sur la page de l’offre dans Microsoft Marketplace, dans l’onglet consacré aux plans et aux prix.
- Existe-t-il des conditions individuelles pour les déploiements plus importants ?
- Oui. Pour les déploiements plus importants ou des exigences particulières, vous pouvez demander une offre privée dans Microsoft Marketplace. Contactez-nous, nous définirons ensemble la meilleure marche à suivre.
Prêt pour des processus RH clairs ?
Besoin d’aide pour les modèles de processus ou pour démarrer ? Demandez un conseil. Vous pouvez acheter et démarrer de manière autonome sur Microsoft Marketplace.
Voir toutes les fonctions de ChecklistsNous nous réjouissons de découvrir vos besoins et de vous présenter nos solutions. N’hésitez pas à nous contacter pour convenir d’un rendez-vous.
- Adresse
- Spittel 5
3953 Leuk-Stadt - Téléphone
- +41 76 393 79 00
- info@softforge.ch