Genossenschaft
Migros Zürich
MECOSI · Digitale Werkverträge · Microsoft 365
«Von der Ausschreibung bis zur Unterschrift läuft heute alles papierlos — direkt in Teams. MECOSI hat unsere Werkvertrags-Submissionen für Bauprojekte vollständig digitalisiert: rund 750 Verträge und mehrere Tausend Unterschriften pro Jahr, ohne Medienbruch und revisionssicher archiviert.»
Kunde & Projekt
Eine der zehn regionalen Migros-Genossenschaften
Der Kunde
Genossenschaft Migros Zürich
Die Genossenschaft Migros Zürich (GMZ) ist eine der grössten der zehn regionalen Genossenschaften der Migros-Gruppe und betreibt ein umfangreiches Immobilienportfolio. Das Projektmanagement Immobilien verantwortet zahlreiche Bauprojekte — von Filialen bis zu grossen Arealentwicklungen.
Das Projekt
Digitale Werkverträge für Bauprojekte
Für die Vergabe und Abwicklung von Honorar- und Werkverträgen suchte die GMZ einen Weg, den gesamten Submissionsprozess medienbruchfrei und revisionssicher zu digitalisieren. Heute läuft der gesamte Submissions- und Vertragsprozess vollständig digital in Microsoft Teams und SharePoint Online: von der Ausschreibung bis zur DocuSign-Signatur und revisionssicheren Archivierung.
Details
Was sich für die GMZ verändert hat
✕ Ausgangslage
Papierverträge, manuelle Offertvergleiche und physische Unterschriften
Honorar- und Werkverträge für Bauprojekte wurden auf Papier ausgeschrieben, verglichen und unterzeichnet. Offerten mussten manuell gegenübergestellt, Vertragsentwürfe ausgedruckt und für jede Unterschrift physisch durch mehrere Instanzen — GMZ, Projektleitung und Auftragnehmer — weitergereicht werden. Das war langsam, fehleranfällig und ohne durchgängigen Überblick über Status und Historie.
✓ Lösung
Durchgängiger Submissions- und Vertragsprozess in Teams
SoftForge entwickelte mit MECOSI eine massgeschneiderte SPFx-Applikation, die direkt als Teams-Tab in die Bauprojekt-Arbeitsräume eingebettet ist. Submissionen, Submittenten-Verwaltung und Preisvergleich laufen an einem Ort; Vertragsentwürfe werden automatisch generiert und per DocuSign digital unterzeichnet. Unterzeichnete Verträge und Nachträge wandern revisionssicher ins D3-Archiv — mit lückenlosem Auditpfad.
Kundennutzen
Aus Papierverträgen ein durchgängig digitaler Vertragsprozess
Seit der Einführung läuft die gesamte Submission von Honorar- und Werkverträgen direkt im Bauprojekt-Team — ohne Systemwechsel, ohne Postweg und ohne Medienbruch. Für die Projektleitung, die Submittenten und die Vergabestellen gleichermassen.
- Submissionen je Bauprojekt zentral im Teams-Tab — mit Status, Submittenten und direktem Zugriff auf alle Dokumente
- Automatisierter Preisvergleich der eingereichten Offerten für fundierte, nachvollziehbare Vergabeentscheidungen
- Vertragsentwürfe werden automatisch generiert und per DocuSign-Envelope digital unterzeichnet — ohne Postweg und ohne Medienbruch
- Rund 750 Honorar- und Werkverträge sowie bis zu 6’000 Unterschriften pro Jahr werden vollständig papierlos verarbeitet
- Unterzeichnete Verträge und Nachträge landen revisionssicher im D3-Archiv — mit lückenlosem Auditpfad für volle Compliance
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