MECOSI – Digitale Werkverträge
Microsoft Teams
SharePoint OnlinePapierlose Submission von der Ausschreibung bis zur Archivierung
MECOSI ist die massgeschneiderte Applikation der Genossenschaft Migros Zürich (GMZ) zur vollständig digitalen Abwicklung von Honorar- und Werkverträgen in Bauprojekten. Seit der Einführung im März 2022 werden jährlich rund 750 Honorar- und Werkverträge sowie bis zu 6'000 Unterschriften papierlos verarbeitet — direkt in Microsoft Teams und SharePoint Online.
- Submissions-Dashboard:
- Zentrale Übersicht aller Ausschreibungen pro Bauprojekt — mit Status, Submittenten und direktem Zugriff auf alle Dokumente.
- Submittenten-Verwaltung:
- Auswahl, Einladung und Verwaltung von Submittenten direkt in der Applikation — intern und extern.
- Preisvergleich:
- Automatisierter Preisvergleich der eingereichten Offerten für fundierte Vergabeentscheidungen.
- Digitale Signatur mit DocuSign:
- Vertragsentwürfe werden automatisch generiert und per DocuSign-Envelope zur digitalen Unterzeichnung versandt.
- Teams-Integration:
- Die Applikation ist direkt als Teams-Tab in die Bauprojekt-Arbeitsräume eingebettet — kein Systemwechsel nötig.
- Archivierung in D3:
- Unterzeichnete Verträge werden automatisch im Dokumentenmanagementsystem d.velop D3 archiviert.
- Nachträge (Supplements):
- Vertragsänderungen und Ergänzungen werden als Nachträge strukturiert erfasst und digital freigegeben.
- Vollständiger Auditpfad:
- Jede Aktion im Prozess wird im History-Panel protokolliert — für lückenlose Transparenz und Compliance.
- Rollenbasierter Zugriff:
- Differenzierte Berechtigungen für interne Mitarbeitende und externe Submittenten mit Azure AD-Anbindung.
Submissions-Dashboard im Teams-Tab
- Alle Submissionen im Überblick:
- Direkt im Teams-Bauprojektarbeitsraum eingebettet — Submissionen nach Ausschreibung gruppiert, mit Status, Betrag und Nettopreis je Submittent.
- Voller Prozess per Klick:
- Einladen, Verhandeln, Genehmigen, Empfehlen, Vergabe und Vertrag erstellen — alle Schritte direkt in der Command Bar.
Vertragsformular mit DocuSign-Integration
- Positionen und Preise:
- Leistungsverzeichnis mit allen Positionen, Mengen, Einheitspreisen und Rabatten — Nettosumme wird automatisch berechnet.
- Digitale Signatur direkt im Prozess:
- DocuSign-Envelope wird automatisch generiert und versendet. Status jedes Unterzeichners (GMZ, Projektleiter, Auftragnehmer) ist jederzeit sichtbar.
Prozess
Der Prozess im Überblick
- 1Ausschreibung
Projektverantwortliche erstellen eine Ausschreibung im Dashboard und definieren die zu vergebenden Leistungen.
- 2Submittenten einladen
Geeignete Anbieter werden aus dem zentralen Submittenten-Verzeichnis ausgewählt und direkt per System eingeladen.
- 3Offerten & Preisvergleich
Eingehende Offerten werden im System erfasst und automatisch im Preisvergleich gegenübergestellt.
- 4Vergabe & Empfehlung
Nach interner Genehmigung und Empfehlung wird der Vergabeentscheid dokumentiert und freigegeben.
- 5Vertragsgenerierung
Aus hinterlegten Vorlagen werden Honorar-, Werk- oder Kaufverträge automatisch generiert.
- 6Digitale Signatur
Der Vertrag wird als DocuSign-Envelope versendet — alle Parteien unterzeichnen digital, ohne Medienbruch.
- 7Archivierung
Der unterzeichnete Vertrag wird automatisch in D3 archiviert und ist jederzeit revisionssicher auffindbar.
Zahlen, die überzeugen
Jährlich werden in der Migros Zürich rund 750 Honorar- und Werkverträge für Bauprojekte abgeschlossen. Mit MECOSI werden bis zu 6'000 Unterschriften digital abgewickelt — ohne Papier, ohne manuelle Weitergabe, ohne Medienbruch. Seit der vollständigen Einführung im April 2023 können alle dahinterliegenden Arbeitsschritte per Knopfdruck erledigt werden.
Technologie
MECOSI basiert auf Microsoft 365 und ist vollständig in die bestehende Infrastruktur der GMZ integriert:
- SPFx (SharePoint Framework) mit React und TypeScript für das Vertrags-Dashboard und das Vertragsformular
- Microsoft Teams als primäre Arbeitsumgebung — die App ist direkt in Bauprojekt-Teams eingebettet
- Azure App Service für das Onboarding-Backend (ASP.NET Core)
- Power Automate für Genehmigungsflows
- DocuSign für die digitale Signatur
- d.velop D3 für die revisionssichere Archivierung
- PnPjs und Office UI Fabric React als Entwicklungsgrundlage
Die Entwicklung dauerte über zwei Jahre und wurde agil geführt — in enger Zusammenarbeit mit dem Product Owner und den Projektleitern der GMZ sowie dem Entwicklungsteam von SoftForge AG.
Kontaktieren Sie uns
Wir freuen uns darauf, Ihre Anforderungen kennenzulernen und Ihnen unsere Lösungen vorzustellen. Kontaktieren Sie uns gerne zur Terminvereinbarung.
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