Prozessportal für SharePoint Online
Machen Sie Ihr integriertes Managementsystem (IMS) in Microsoft 365 für alle Mitarbeitenden zugänglich. Über die interaktive Prozesslandkarte finden Mitarbeitende Prozessbeschreibungen sowie gültige Weisungen, Vorlagen und Checklisten. Prozessverantwortliche pflegen ihre Abläufe im Entwurf und veröffentlichen sie nach der Freigabe — für ein effizientes Qualitäts- und Prozessmanagement.
SharePoint OnlineIhr Führungssystem — lebendig statt verstreut.
Prozesslandkarte, Prozessbeschreibungen und Weisungen sind das Rückgrat Ihres Managementsystems. Das Prozessportal bringt sie in einer Form nach SharePoint, die Ihre Mitarbeitenden finden, verstehen und die Verantwortlichen einfach pflegen können.
Verstreute Prozessgrafiken
Prozesse liegen als Visio-Zeichnung, Bild, PDF oder in einem Fremdsystem — verteilt, uneinheitlich und mit Links, die brechen.
Suche greift nicht
Wer eine Weisung oder einen Prozess sucht, findet sie nur, wenn er weiss, wo sie liegt.
Mobil kaum nutzbar
Grosse Grafiken lassen sich auf dem Smartphone nicht lesen und nicht bedienen.
Jede Änderung heisst neu zeichnen
Ein neuer oder umbenannter Prozess bedeutet: Grafik anpassen, exportieren, verlinken.
Einrichten
Das integrierte Setup legt Listen, TermSets, Seiten und Navigation an — in wenigen Tagen produktiv.
- Setup-Assistent
- Vorlagen
Abbilden
Die Prozesslandkarte entsteht aus Ihren Prozessdaten, nicht aus einer Zeichnung.
- Bänder & Gruppen
- Merkmale & Legende
Beschreiben
Prozessblatt, Ablaufdiagramm, Rollen und Dokumente je Prozess auf einer Seite.
- Prozessblatt
- Ablaufdiagramm
Lenken
Beschreibungen und Dokumente werden freigegeben, versioniert und über die Suche gefunden.
- Freigabe
- Versionen
- Suche
Jede Funktion im Detail
Von der Prozesslandkarte über die Prozessseite und das Ablaufdiagramm bis zur Freigabe und Suche — springen Sie direkt zum Thema, das Sie interessiert.
Gerendert, nicht gezeichnet
Die interaktive Prozesslandkarte aus Daten
Sie pflegen Ihre Prozesse in einer Liste — die Landkarte entsteht automatisch daraus.
- Von der Prozessliste zur Landkarte
- Neue, umbenannte oder umnummerierte Prozesse erscheinen automatisch auf der Landkarte. Ein Prozess wird auf «Aktiv» gesetzt — fertig, ohne Zeichnen und ohne Grafikwerkzeug.
- Bänder, Formen und Merkmale
- Drei-Band-Modelle, Hausmodelle oder Wertschöpfungsketten mit Pfeilen, Häusern und Schildern. Merkmale wie die Gesellschaft werden als Farbe oder Badge sichtbar, die Legende entsteht automatisch und Filter blenden Nicht-Passendes ab. Vorlagen helfen beim Start.
- Auch mobil nutzbar
- Auf schmalen Bildschirmen wechselt die Karte in eine lineare Ansicht mit aufklappbaren Bereichen. Texte bleiben Text — durchsuchbar und barrierefrei bedienbar.
Prozessliste
Schalter bei 3.5 umlegenAlles zu einem Prozess
Die Prozessseite mit Prozessblatt
Jeder Prozess hat eine Seite mit Kopf, Prozessblatt, Ablauf und Dokumenten — aus derselben Vorlage, mit demselben Aufbau.
- Prozessblatt auf einen Blick
- Zweck, Input und Output, Verantwortung, Risiken und Kennzahlen stehen strukturiert beieinander. Der Kopf zeigt Nummer, Status, Version, Freigabe und nächste Überprüfung.
- Einordnung und Teilprozesse
- Brotkrumen und Prozesskette zeigen, wo der Prozess in der Hierarchie liegt. Hauptprozesse verweisen auf ihre Teilprozesse, die eine eigene Seite haben.
- Verantwortung mit Gesicht
- Rolle, Prozessverantwortliche und Stellvertretung erscheinen als Personenkarten. Abkürzungen erklärt das Portal aus der Abkürzungsliste als Tooltip.
Aufträge gewinnen
Freigegeben · Version 3- Prozessverantwortlich
- CEO
- Freigegeben
- 12.10.2026 · Q. Muster
- Nächste Überprüfung
- Oktober 2027
- Aufwand bei Offerten falsch eingeschätzt
- Kundenanforderungen unvollständig
- Trefferquote Offerten
- Durchlaufzeit bis Entscheid
Schritt für Schritt
Das Ablaufdiagramm aus Prozessschritten
Das Diagramm wird aus der Liste der Prozessschritte erzeugt — die Liste bleibt die einzige Quelle.
- Diagramm oder Tabelle
- Entscheide, Schleifen, parallele Pfade und Verweise auf andere Prozesse lassen sich abbilden. Wer es lieber tabellarisch mag, wechselt mit einem Klick zur Schritttabelle.
- Schrittdetail mit Hilfsmitteln
- Ein Klick auf einen Schritt zeigt Merkpunkte, Rolle, Zeitpunkt und die zugehörigen Dokumente, Systeme und Tools — alles an einer Stelle.
- Meine Rolle hervorgehoben
- Der Rollenfilter hebt die Schritte hervor, die für eine Funktion relevant sind — im Diagramm und in der Tabelle.
2.1 Aufträge gewinnen
- Kundenbedarf klären
- Aufwand grob einschätzen
Gelenkt und nachvollziehbar
Prozessfreigabe und Dokumentenlenkung
In der Leseransicht des Portals sehen Mitarbeitende den freigegebenen Stand — Prozessverantwortliche arbeiten im Entwurf.
- Prozessfreigabe mit Versionshistorie
- Eine Prozessbeschreibung durchläuft Entwurf, In Prüfung und Freigegeben. Beim Freigeben speichert das Portal den freigegebenen Stand, frühere Stände bleiben abrufbar, und ein Vergleich zeigt, was sich geändert hat.
- Dokumentenlenkung in SharePoint
- Weisungen, Vorlagen und Checklisten liegen einmal in einer Bibliothek — mit SharePoint-Versionierung, Inhaltsgenehmigung, Gültigkeit und Überprüfungstermin. Pflichtfelder verhindern unvollständige Dokumente.
- Zuordnung statt Links
- Dokumente werden über Metadaten Prozessen und Prozessschritten zugeordnet, auch mehrfach. Es gibt keine Links, die brechen können.
2.1 Aufträge gewinnen
Freigegeben · Version 3- ✓ Entwurf
- 2 In Prüfung
- 3 Freigegeben
In Prüfung · Version 4 — Leser sehen weiterhin Version 3.
VergleichenFinden statt suchen
Prozessnavigator und Suche
Der Weg zum richtigen Prozess oder Dokument ist kurz — über den Baum oder über die Suche.
- Prozessnavigator
- Der Prozessbaum mit Schnellsuche über Nummer und Titel zeigt die Merkmal-Farben der Landkarte und führt direkt zur Prozessseite.
- Suche mit Verfeinerern
- Die Prozesssuche nutzt Microsoft Search auf Ihre Site. Verfeinern Sie nach Art, Prozess, Dokumenttyp oder Merkmal, auch über die Prozessnummer.
- Gut auffindbar, auch für Copilot
- Prozessschritte und Prozessblatt sind strukturierter Text auf Seiten und in Listen, Dokumente tragen Metadaten. Was Microsoft 365 Copilot daraus findet, hängt von Ihren Berechtigungen und der Suchkonfiguration ab; Prozesse ohne eigene Seite erscheinen nicht als eigenes Suchergebnis.
- 1Führung
- 2Leistungserbringung
- 2.1Aufträge gewinnen
- 2.2Projekte planen
- 3Unterstützung
- 2.1 Aufträge gewinnenProzess
Von der Kundenanfrage bis zur Übergabe des Projektauftrags an die Planung.
- Offertvorlage.docxDokument
Vorlage · Prozess 2.1 · Schritt S20
- Weisung Offertwesen.pdfDokument
Weisung · Prozess 2.1 · Schritt S30
Einsatz im integrierten Managementsystem
Für Qualitätsmanagement und Informationssicherheit
Nutzen Sie das Prozessportal, um Abläufe und gelenkte Dokumente Ihres Managementsystems in SharePoint Online bereitzustellen.
Qualitätsmanagement
Im Qualitätsmanagement nach ISO 9001 finden Mitarbeitende beispielsweise die gültige Arbeitsanweisung, Vorlage oder Checkliste direkt am Prozess und am Prozessschritt.
Informationssicherheit
Im Informationssicherheitsmanagement nach ISO/IEC 27001 können Sie beispielsweise den Meldeweg für Sicherheitsvorfälle mit Zuständigkeiten dokumentieren und die zugehörige Weisung am Prozess bereitstellen.
Die Normen dienen als Einsatzkontext. Das Prozessportal stellt Prozessbeschreibungen, Zuständigkeiten, Freigaben und gelenkte Dokumente bereit — es ist keine Aussage zur Normkonformität oder Zertifizierung.
Ihre Daten verlassen Ihren Tenant nicht.
SoftForge Prozessportal läuft vollständig in Ihrer Microsoft-365-Umgebung — nach Ihren Richtlinien, in Ihrem SharePoint und entwickelt in der Schweiz.
- Alles in Ihrem Tenant
- Keine Information verlässt Ihren Microsoft-365-Tenant. Alle Daten bleiben vollständig in Ihrer eigenen Umgebung.
- Ihre Richtlinien gelten
- SoftForge Prozessportal folgt den Richtlinien und Compliance-Policies Ihres Tenants — kein Sonderweg, keine Schatten-IT.
- Daten in SharePoint
- Dokumente und Inhalte liegen in Ihren SharePoint-Bibliotheken — mit den Berechtigungen, die Sie ohnehin schon pflegen.
- Komplett Swiss Made
- Vollständig in der Schweiz entwickelt — von SoftForge, Ihrem Schweizer Software-Partner.
Weil alle Daten in Ihrem Tenant bleiben, gelten automatisch Ihre eigenen Governance-, Compliance- und Datenschutzvorgaben.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
- Was ist das SoftForge Prozessportal und für wen ist es gedacht?
- Das Prozessportal bildet das Führungssystem bzw. integrierte Managementsystem (IMS) Ihrer Organisation in SharePoint Online ab: Prozesslandkarte, Prozessseiten mit Prozessblatt und Ablaufdiagramm, gelenkte Dokumente, Navigator und Suche. Es richtet sich an Qualitäts-, Prozess- und Compliance-Verantwortliche, die ihr Managementsystem für alle Mitarbeitenden auffindbar und für die Prozessverantwortlichen pflegbar machen wollen.
- Müssen wir Prozesslandkarte und Ablaufdiagramme zeichnen?
- Nein. Sie pflegen Ihre Prozesse in einer Liste und deren Schritte in einer Schrittliste — Prozesslandkarte und Ablaufdiagramme werden daraus gerendert. Das gilt auch, wenn Ihre Prozessdarstellungen heute als Visio-Zeichnungen, Bilder oder in einem anderen System vorliegen. Neue oder umbenannte Prozesse und geänderte Schritte erscheinen ohne Grafikänderung. Für die Landkarte helfen mitgelieferte Vorlagen (Drei-Band-Modell, Hausmodell, Wertschöpfungskette) und ein Editor mit Konsistenzprüfung; Änderungen erfolgen zuerst als Entwurf und werden getrennt veröffentlicht.
- Wie schnell ist das Prozessportal produktiv?
- Das integrierte Setup legt Termgruppe, Listen, Bibliothek, Ansichten, Berechtigungsgruppen, Seiten, Seitenvorlage und Navigation selbst an — additiv und beliebig oft wiederholbar. Optional gibt es Beispielinhalt zum Ausprobieren. Mit einer Vorlage ist ein neues Portal ohne Code-Anpassung in wenigen Tagen einsatzbereit.
- Wo liegen die Daten und wie sind sie geschützt?
- Alles liegt in Ihrem Microsoft-365-Tenant: Listen, Bibliothek und Term Store. Das Portal braucht keine Azure-Ressourcen, keine API-Berechtigungen und keine externen Dienste; die WebParts arbeiten mit den Berechtigungen des angemeldeten Benutzers. In der Leseransicht des Portals sehen Mitarbeitende den freigegebenen Stand, Entwürfe von Seiten sind nur für Bearbeitende sichtbar. Wichtig zu wissen: Es gibt keine Berechtigungen auf Elementebene — wer eine Liste direkt in SharePoint öffnet, sieht auch nicht freigegebene Einträge. Die Listen Prozesse und Prozessschritte sind deshalb aus der Suche ausgenommen.
- Für welche Managementsysteme eignet sich das Prozessportal?
- Typisch ist der Einsatz im Qualitätsmanagement nach ISO 9001 und im Informationssicherheitsmanagement nach ISO/IEC 27001: Abläufe und Zuständigkeiten werden dokumentiert, Weisungen, Vorlagen und Checklisten gelenkt bereitgestellt und Freigaben nachvollziehbar gespeichert. Das Prozessportal stellt diese Inhalte bereit; es sichert keine Normkonformität oder Zertifizierung zu. Auditmanagement, Risikobehandlung und die Erklärung zur Anwendbarkeit (SoA) sind nicht Teil des Funktionsumfangs.
- Welche Voraussetzungen gelten, und funktioniert es mit SharePoint On-Premises?
- Das Prozessportal ist für SharePoint Online (Microsoft 365) entwickelt und wird als App im Tenant-App-Katalog bereitgestellt. Empfohlen ist eine Kommunikationswebsite für das Portal. SharePoint Server (On-Premises) wird in der aktuellen Version nicht unterstützt. Die Oberfläche steht auf Deutsch und Englisch zur Verfügung, in hellem und dunklem Theme.
- Lässt sich das Prozessportal mit anderen SoftForge-Produkten kombinieren?
- Dokumente werden in der aktuellen Version mit den SharePoint-Standardfunktionen für Versionierung und Inhaltsgenehmigung gelenkt. Eine Anbindung der SoftForge-Lösung für erweiterte Dokumentenlenkung mit Freigabe-Workflow und der Lesebestätigung ist als Ausbaustufe vorgesehen. Sprechen Sie uns an, wenn Sie diese Kombination planen.
Demo zum Prozessportal anfragen
Wir zeigen Ihnen am Beispiel «Aufträge gewinnen», wie aus Ihrer Prozessliste die Landkarte entsteht, wie Mitarbeitende zur gültigen Vorlage finden und wie eine Prozessbeschreibung freigegeben wird.
- Adresse
- Spittel 5
3953 Leuk-Stadt - Telefon
- +41 76 393 79 00
- info@softforge.ch