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Lesebestätigung von Dokumenten

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Unsere Lösung zur Lesebestätigung von Dokumenten, bietet Ihren Mitarbeitenden eine einfache Möglichkeit gelesene Dokumente als solches zu bestätigen. Darüber hinaus können Sie Lesegruppen definieren, die die zu lesenden Dokumente für bestimmte Mitarbeiter automatisch identifizieren und diese als leserelavant anzeigen.

Funktionen der Lesebestätigung

Von der einfachen Bestätigung von Dokumenten direkt in der Bibliothek bis hin zur detaillierten Definition von Lesegruppen bestehend aus Dokumenten und Mitarbeitern - das bietet unsere Lesebestätigung:

Einfache Lesebestätigung von Dokumenten:
Die Lesebestätigung ist direkt in den Dokumentenbibliotheken von SharePoint integriert. Mit einem einfachen Ampelsystem erkennen Sie sofort den Status der Dokumente.
Versionsänderungen im Blick:
Sobald eine neue Version eines Dokumentes erstellt wird, können Sie definieren, ob die neue Version erneut leserelevant ist oder fachlich unverändert und somit nicht erneut bestätigt werden muss.
Meine zu lesenden Dokumente:
Mit einem dedizierten WebPart werden speziell nur die Dokumente aus der gesamten Plattform zusammengezogen, die für den jeweiligen Mitarbeiter leserelevant sind.
Lesegruppen:
Erstellen Sie Lesegruppen bestehend aus Dokumenten und Mitarbeitern mit bestimmten Kriterien. Für diese Menge werden automatisch Leseaufträge erstellt.
Auswertungen:
Überwachen Sie den Fortschritt der Lesebestätigungen. Angefangen von dem Lesegrad der definierten Lesegruppen bis auf die enthaltenen Dokumente und Mitarbeiter.
Skalierung:
Die Architektur der Lesebestätigung unterstützt auch grosse Mengen an Dokumenten. So können mehrere tausend Dokumente mit einer Vielzahl von Versionen von tausenden Mitarbeitern bestätigt werden.

Schnell & Intuitiv

Aktive und passive Lesebestätigung

Aktive Lesebestätigung:
Jedes Dokument kann von Ihren Mitarbeitenden direkt auf der Dokumentenbibliothek als gelesen bestätigt werden. Gelesene Dokumente, deren Version noch aktuell ist, werden mit einer grünen Ampel bestätigt.
Neue Versionen fachlich verändert?
Nicht jede neue Version eines Dokumentes muss direkt auch wieder als gelesen bestätigt werden. Markieren Sie Dokumente als fachlich unverändert und die Lesebestätigung behält ihre Gültigkeit.
Passive Lesebestätigung:
Erstellen Sie Lesegruppen und definieren Sie damit leserelevante Dokumente. Diese werden den Mitarbeitenden, die in der entsprechenden Lesegruppe enthalten sind durch eine rote Ampel gekennzeichnet.
Lesebestätigung Dokumentenbibliothek – Ampelsystem für gelesene Dokumente in SharePoint

Zu lesende Dokumente definieren

Definieren von Lesegruppen

Dokumente leserelevant bestimmen:
Filtern und finden Sie Dokumente aufgrund deren Metadaten. Eine direkte Suche und Anzeige der passenden Dokumente hilft Ihnen, die korrekten Dokumente zu identifizieren. Speichern Sie diese Metadaten in einer Lesegruppe.
Mitarbeitende über AD-Gruppen:
Für jede Lesegruppe können Sie eine oder mehrere AD-Gruppen hinterlegen, deren enthaltenen Mitarbeitende dann in diese Lesegruppe aufgenommen werden. Für diese Mitarbeitenden werden die definierten Dokumente als leserelevant angezeigt.
Immer aktuell:
Die Lesebestätigung überprüft automatisch auf hinzugefügte oder gelöschte Elemente innerhalb der Lesegruppe. Werden neue Dokumente mit diesen Metadaten hochgeladen, werden diese automatisch in die Lesegruppe aufgenommen.
Lesebestätigung Lesegruppen – Leserelevante Dokumente und Mitarbeitende definieren

Persönliche Sicht Ihrer Mitarbeitenden:

Meine zu lesenden Dokumente

Eigenes Webpart für Ihre Mitarbeitenden:
Ein spezielles Webpart zeigt die zu lesenden Dokumente des angemeldeten Benutzers an. Platzieren Sie dieses Webpart prominent auf der Startseite oder dem persönlichen Bereich des Mitarbeitenden.
Bestätigen mit einem Klick:
Der Mitarbeitende sieht auf einen Blick alle Dokumente, die von ihm als gelesen bestätigt werden müssen sowie das Datum, an dem das Dokument gültig wird.
Detaillierte Filterung:
Der Mitarbeitende kann eine Detailansicht öffnen und die offenen Lesebestätigungen sortieren und filtern. Er kann sich auch die bereits bestätigten Dokumente anzeigen lassen.
Lesebestätigung Meine Dokumente – Persönliche Übersicht aller zu lesenden Dokumente

FAQ

Häufig gestellte Fragen

01
Wie können wir sicherstellen, dass wichtige Dokumente wie Weisungen oder Sicherheitsanweisungen wirklich von allen Mitarbeitenden gelesen wurden?
Viele Unternehmen lösen dieses Problem noch mit E-Mail-Bestätigungen oder Papierlisten — aufwändig, schwer auswertbar und kaum revisionssicher. Die SoftForge Lesebestätigung integriert sich direkt in Ihre SharePoint-Dokumentenbibliotheken: Mitarbeitende bestätigen das Lesen mit einem Klick, HR und Compliance erhalten eine vollständige, auditfähige Auswertung — ohne zusätzliche Tools, ohne zusätzlichen Schulungsaufwand.
02
Warum ist die SoftForge Lesebestätigung besonders für Schweizer Unternehmen geeignet?
Die Lesebestätigung wurde für den Schweizer Markt entwickelt — mit den Anforderungen des Schweizer DSG und der DSGVO als Grundlage. Alle Daten verbleiben in Ihrem eigenen Microsoft 365-Tenant, es werden keine Daten an externe Server übertragen. SoftForge ist seit Jahren vertrauensvoller Partner von Schweizer Enterprise-Kunden aus dem Gesundheitswesen, der Bildung und der Industrie.
03
Wie lange dauert die Einführung der Lesebestätigung in unserem Unternehmen?
SoftForge liefert die Lesebestätigung in Tagen, nicht Monaten — integriert direkt in Ihre bestehende SharePoint-Umgebung. Kein aufwändiges Einführungsprojekt, keine neue Software-Plattform. SoftForge begleitet Sie partnerschaftlich vom ersten Gespräch bis zum Go-live und darüber hinaus.
04
Für welche Branchen und Compliance-Anforderungen ist die Lesebestätigung ausgelegt?
Die Lesebestätigung ist besonders relevant für regulierte Branchen: Gesundheitswesen und Pharma (Patientenanweisungen, GMP-Dokumentation), Banken und Versicherungen (Compliance-Richtlinien), öffentliche Verwaltung sowie HR-Abteilungen (Arbeitsreglemente, Sicherheitsanweisungen). Sie bietet eine rechtssichere Dokumentation der Kenntnisnahme gemäss Schweizer und europäischen Datenschutzanforderungen.
05
Funktioniert die Lesebestätigung auch mit SharePoint On-Premises?
Ja. Die SoftForge Lesebestätigung unterstützt SharePoint Online (Microsoft 365) und SharePoint On-Premises (SharePoint Server Subscription Edition). Dieses tiefe SharePoint-Know-how — auch in hybriden und älteren Umgebungen — ist ein zentraler Vorteil von SoftForge gegenüber Anbietern, die ausschliesslich Cloud-native Lösungen anbieten.

Kontaktieren Sie uns

Wir freuen uns darauf, Ihre Anforderungen kennenzulernen und Ihnen unsere Lösungen vorzustellen. Kontaktieren Sie uns gerne zur Terminvereinbarung.

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