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Lesebestätigung von Dokumenten
Verfügbar für:
Unsere Lösung zur Lesebestätigung von Dokumenten, bietet Ihren Mitarbeitenden eine einfache Möglichkeit gelesene Dokumente als solches zu bestätigen. Darüber hinaus können Sie Lesegruppen definieren, die die zu lesenden Dokumente für bestimmte Mitarbeiter automatisch identifizieren und diese als leserelavant anzeigen.
Funktionen der Lesebestätigung
Von der einfachen Bestätigung von Dokumenten direkt in der Bibliothek bis hin zur detaillierten Definition von Lesegruppen bestehend aus Dokumenten und Mitarbeitern - das bietet unsere Lesebestätigung:
- Einfache Lesebestätigung von Dokumenten:
- Die Lesebestätigung ist direkt in den Dokumentenbibliotheken von SharePoint integriert. Mit einem einfachen Ampelsystem erkennen Sie sofort den Status der Dokumente.
- Versionsänderungen im Blick:
- Sobald eine neue Version eines Dokumentes erstellt wird, können Sie definieren, ob die neue Version erneut leserelevant ist oder fachlich unverändert und somit nicht erneut bestätigt werden muss.
- Meine zu lesenden Dokumente:
- Mit einem dedizierten WebPart werden speziell nur die Dokumente aus der gesamten Plattform zusammengezogen, die für den jeweiligen Mitarbeiter leserelevant sind.
- Lesegruppen:
- Erstellen Sie Lesegruppen bestehend aus Dokumenten und Mitarbeitern mit bestimmten Kriterien. Für diese Menge werden automatisch Leseaufträge erstellt.
- Auswertungen:
- Überwachen Sie den Fortschritt der Lesebestätigungen. Angefangen von dem Lesegrad der definierten Lesegruppen bis auf die enthaltenen Dokumente und Mitarbeiter.
- Skalierung:
- Die Architektur der Lesebestätigung unterstützt auch grosse Mengen an Dokumenten. So können mehrere tausend Dokumente mit einer Vielzahl von Versionen von tausenden Mitarbeitern bestätigt werden.
Schnell & Intuitiv
Aktive und passive Lesebestätigung
- Aktive Lesebestätigung:
- Jedes Dokument kann von Ihren Mitarbeitenden direkt auf der Dokumentenbibliothek als gelesen bestätigt werden. Gelesene Dokumente, deren Version noch aktuell ist, werden mit einer grünen Ampel bestätigt.
- Neue Versionen fachlich verändert?
- Nicht jede neue Version eines Dokumentes muss direkt auch wieder als gelesen bestätigt werden. Markieren Sie Dokumente als fachlich unverändert und die Lesebestätigung behält ihre Gültigkeit.
- Passive Lesebestätigung:
- Erstellen Sie Lesegruppen und definieren Sie damit leserelevante Dokumente. Diese werden den Mitarbeitenden, die in der entsprechenden Lesegruppe enthalten sind durch eine rote Ampel gekennzeichnet.
Zu lesende Dokumente definieren
Definieren von Lesegruppen
- Dokumente leserelevant bestimmen:
- Filtern und finden Sie Dokumente aufgrund deren Metadaten. Eine direkte Suche und Anzeige der passenden Dokumente hilft Ihnen, die korrekten Dokumente zu identifizieren. Speichern Sie diese Metadaten in einer Lesegruppe.
- Mitarbeitende über AD-Gruppen:
- Für jede Lesegruppe können Sie eine oder mehrere AD-Gruppen hinterlegen, deren enthaltenen Mitarbeitende dann in diese Lesegruppe aufgenommen werden. Für diese Mitarbeitenden werden die definierten Dokumente als leserelevant angezeigt.
- Immer aktuell:
- Die Lesebestätigung überprüft automatisch auf hinzugefügte oder gelöschte Elemente innerhalb der Lesegruppe. Werden neue Dokumente mit diesen Metadaten hochgeladen, werden diese automatisch in die Lesegruppe aufgenommen.
Persönliche Sicht Ihrer Mitarbeitenden:
Meine zu lesenden Dokumente
- Eigenes Webpart für Ihre Mitarbeitenden:
- Ein spezielles Webpart zeigt die zu lesenden Dokumente des angemeldeten Benutzers an. Platzieren Sie dieses Webpart prominent auf der Startseite oder dem persönlichen Bereich des Mitarbeitenden.
- Bestätigen mit einem Klick:
- Der Mitarbeitende sieht auf einen Blick alle Dokumente, die von ihm als gelesen bestätigt werden müssen sowie das Datum, an dem das Dokument gültig wird.
- Detaillierte Filterung:
- Der Mitarbeitende kann eine Detailansicht öffnen und die offenen Lesebestätigungen sortieren und filtern. Er kann sich auch die bereits bestätigten Dokumente anzeigen lassen.
Kontaktieren Sie uns
Gerne sind wir für Sie da, zeigen Ihnen unser Demo und besprechen Ihre Anforderungen. Kontaktieren Sie uns, damit wir einen Termin vereinbaren können.
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