Checklists per Teams & SharePoint
Ingressi e uscite del personale, audit, avvii di progetto o revisioni ricorrenti — sotto forma di checklist chiara con modelli, campi e attività propri. Direttamente in Microsoft Teams e SharePoint, con vista a tabella, a schede o board.
Microsoft Teams
SharePoint Online
SharePoint On-PremisesDa liste di cose da fare sparse a un processo ripetibile
Ingressi e uscite del personale, audit, avvii di progetto, revisioni ricorrenti — oggi spesso distribuiti tra Excel, e-mail e conoscenze non documentate. SoftForge Checklists riunisce ogni processo in un modello chiaro e tracciabile: direttamente in Microsoft Teams e SharePoint.
Liste Excel & catene di e-mail
Attività sparse tra fogli di calcolo, e-mail e la memoria di singoli collaboratori.
Nessuno vede lo stato
Chi deve fare cosa ed entro quando? Senza una panoramica centrale resta poco chiaro.
Processi non uniformi
Ognuno gestisce ingressi, uscite, audit o revisioni in modo diverso.
Passaggi dimenticati
Attività importanti si perdono nel lavoro quotidiano — senza che nessuno se ne accorga.
Nessun reporting
Quanti processi sono aperti, scaduti o completati? Nessuno lo sa con precisione.
Soluzioni isolate
Strumenti separati, senza legame con Teams e SharePoint, creano nuovi silos di dati.
Creare un modello
Definire una volta attività, campi e sequenza — riutilizzabile per ogni processo.
- Smart Paste per le attività
- Campi di metadati personalizzati
- Sequenziale o libero
Avviare una checklist
Creare in pochi secondi una nuova checklist dal modello — assegnazione inclusa.
- Tabella, schede o board
- Assegnazione automatica
- Data di scadenza
Svolgere le attività
Spuntare, commentare, sollecitare — singolarmente o con il drag & drop nella board.
- Commenti & solleciti
- Drag & drop per stato
- Contrassegnare «non necessario»
Analizzare & esportare
Tenere d’occhio l’avanzamento in tempo reale ed esportarlo per reporting o audit.
- Riquadri statistici in tempo reale
- Esportazione XLSX
- Interamente nel proprio tenant
Checklists in azione
Ecco come si presenta la nuova interfaccia nel lavoro quotidiano — dalla creazione di una checklist fino alla spunta delle prime attività.
Ogni funzionalità in dettaglio
Dalla panoramica alla vista di dettaglio fino alla procedura guidata per i modelli — utilizzi la navigazione a sinistra per passare direttamente all’argomento che Le interessa.
Tutto sotto controllo
Le checklist a colpo d’occhio
Riquadri statistici cliccabili come filtri e tre viste — come meglio si adatta al Suo team.
- Riquadri statistici come filtri
- Tutte, Attive, Scadute o Assegnate a me — un clic sul riquadro filtra l’elenco.
- Tre viste
- Tabella per la panoramica, schede con anello di avanzamento o board raggruppata per avanzamento.
- Schede configurabili
- Stabilisca per ogni modello quali campi di metadati devono comparire sulle schede.
Kanban sotto controllo
L’avanzamento come board
Checklist raggruppate automaticamente per avanzamento — ideale per lo stand-up quotidiano.
- Colonne automatiche
- Non iniziato, in corso, scaduto o quasi completato — senza smistamento manuale.
- Colore del modello & scadenza
- Ogni scheda mostra modello, avanzamento e data di scadenza a colpo d’occhio.
- Sempre aggiornato
- Le schede si spostano automaticamente nella colonna giusta non appena cambia lo stato.
Tre layout
Vista di dettaglio su misura
Pannello laterale, vista divisa o pagina intera — e le attività come tabella, schede o Kanban con drag & drop.
- 3 layout
- Pannello laterale per una consultazione rapida, vista divisa per lavorare in parallelo, pagina intera per i dettagli.
- Attività con drag & drop
- Sposti le attività tra i diversi stati con il drag & drop nella vista Kanban.
- Checklist sequenziali
- Le attività si sbloccano una dopo l’altra — la successiva inizia solo quando la precedente è completata.
In 4 passaggi
Procedura guidata per modelli con Smart Paste
Crei modelli completi di attività e campi in pochi minuti — anche per cento attività in una volta.
- Attività in blocco con Smart Paste
- Incolli un intero elenco. I gruppi si creano automaticamente con «:», mentre «(optional)» contrassegna le attività come facoltative.
- Campi di metadati personalizzati
- Testo, scelta, data, persona, sì/no, link o tassonomia — da definire una volta e riutilizzare in più modelli.
- Campi delle schede configurabili
- Stabilisca quali campi devono comparire sulle schede nella panoramica.
Personalizzazione per utente
Ognuno lavora nel modo che preferisce — le impostazioni valgono solo per la persona stessa.
- Colore di accento
- Ogni persona sceglie il proprio colore di accento per l’interfaccia dell’app.
- Densità
- Compatta, normale o ampia — secondo le preferenze e le dimensioni dello schermo.
- Viste preferite
- Tabella, schede o board come vista predefinita personale per elenchi e attività.
I Suoi dati non lasciano il Suo tenant.
Checklists funziona interamente nel Suo ambiente Microsoft 365 — secondo le Sue direttive, nel Suo SharePoint e sviluppato in Svizzera.
- Tutto nel Suo tenant
- Nessuna informazione lascia il Suo tenant Microsoft 365. Tutti i dati restano interamente nel Suo ambiente.
- Valgono le Sue direttive
- Checklists segue le direttive e le policy di compliance del Suo tenant — nessuna eccezione, nessuna shadow IT.
- Dati in SharePoint
- Documenti e contenuti si trovano nelle Sue raccolte SharePoint — con le autorizzazioni che già gestisce.
- Completamente Swiss Made
- Interamente sviluppato in Svizzera — da SoftForge, il Suo partner software svizzero.
Poiché tutti i dati restano nel Suo tenant, si applicano automaticamente le Sue direttive in materia di governance, compliance e protezione dei dati.
FAQ
Domande frequenti
- Per quali processi è adatto SoftForge Checklists?
- Checklists è adatto a tutti i processi ricorrenti con attività chiare: ingressi e uscite dei collaboratori nelle risorse umane, audit e revisioni di conformità, avvii di progetto, attivazioni di clienti o processi immobiliari come l’allestimento dei conteggi del riscaldamento e delle spese accessorie. Definisce un modello una sola volta — e da esso avvia tutte le checklist che desidera.
- Non potrei farlo anche in Planner?
- Per singole attività o un progetto una tantum, Planner è una buona scelta. Checklists è invece pensato per processi ricorrenti con una struttura fissa: definisce un modello una sola volta — con attività, sequenza e campi di metadati personalizzati come reparto o data di inizio — e da esso avvia tutte le checklist che desidera, senza doverle impostare ogni volta da capo. A ciò si aggiungono le attività sequenziali, che si sbloccano una dopo l’altra, e l’integrazione nativa in Teams e SharePoint con le Sue autorizzazioni esistenti — entrambe funzioni che Planner non offre.
- Che cosa significa «checklist sequenziale»?
- In una checklist sequenziale le attività si sbloccano una dopo l’altra: l’attività successiva può essere avviata solo quando la precedente è stata completata (o contrassegnata come «non necessaria»). È l’ideale per processi con una sequenza fissa, ad esempio l’onboarding. In alternativa, le attività possono essere svolte anche in ordine libero.
- Quanto tempo occorre per creare un nuovo modello di checklist?
- La procedura guidata per i modelli La accompagna in quattro passaggi attraverso dettagli, campi di metadati e attività. Le attività possono essere incollate in blocco con Smart Paste — da Word, Excel o da un’e-mail — con raggruppamento automatico e riconoscimento dei passaggi facoltativi. In pochi minuti è pronto un modello riutilizzabile.
- Che cosa sono i campi di metadati personalizzati e a che cosa servono?
- I campi di metadati sono informazioni liberamente definibili che una checklist registra in aggiunta — ad esempio reparto, data di inizio, responsabile o un link. Definisce un campo una sola volta (testo, scelta, data, persona, sì/no, link o tassonomia) e lo riutilizza in tutti i modelli che desidera.
- I nostri dati rimangono nel nostro ambiente Microsoft 365?
- Sì. Checklists funziona come app SPFx interamente all’interno del Suo tenant — su SharePoint Online o on-premises. Nessuna informazione lascia il Suo ambiente e si applicano automaticamente le Sue autorizzazioni e direttive di conformità esistenti.
- Ognuno può adattare la vista ai propri gusti?
- Sì. Ogni persona può scegliere individualmente il colore di accento, la densità di visualizzazione e la vista preferita per elenchi e attività (tabella, schede o board). Queste impostazioni sono personali e non hanno alcun effetto sugli altri utenti.
Ci contatti
Saremo lieti di conoscere le Sue esigenze e di presentarLe le nostre soluzioni. Non esiti a contattarci per fissare un appuntamento.
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