Portail de processus pour SharePoint Online
Rendez votre système de management intégré (SMI) accessible à tous les collaborateurs dans Microsoft 365. Grâce à la cartographie interactive, ils trouvent les descriptions de processus ainsi que les directives, modèles et listes de contrôle en vigueur. Les responsables de processus entretiennent leurs déroulements en brouillon et les publient après validation — pour une gestion efficace de la qualité et des processus.
SharePoint OnlineVotre système de management — vivant plutôt que dispersé.
La cartographie, les descriptions de processus et les directives sont l’épine dorsale de votre système de management. Le portail de processus les amène dans SharePoint sous une forme que vos collaborateurs trouvent et comprennent, et que les responsables entretiennent facilement.
Graphiques de processus dispersés
Les processus existent sous forme de dessins Visio, d’images, de PDF ou dans des systèmes tiers — dispersés, hétérogènes et avec des liens qui se cassent.
La recherche ne fonctionne pas
Qui cherche une directive ou un processus ne le trouve que s’il sait où il se trouve.
Peu utilisable sur mobile
Les grands graphiques ne se lisent ni ne se manipulent sur un smartphone.
Chaque modification = redessiner
Un processus nouveau ou renommé signifie : adapter le graphique, l’exporter, le relier.
Installer
Le setup intégré crée listes, TermSets, pages et navigation — opérationnel en quelques jours.
- Assistant de setup
- Modèles
Représenter
La cartographie est générée à partir de vos données de processus, pas d’un dessin.
- Bandes & groupes
- Caractéristiques & légende
Décrire
Fiche de processus, diagramme, rôles et documents de chaque processus sur une seule page.
- Fiche de processus
- Diagramme
Maîtriser
Descriptions et documents sont validés, versionnés et retrouvés par la recherche.
- Validation
- Versions
- Recherche
Chaque fonction en détail
De la cartographie à la page de processus et au diagramme, jusqu’à la validation et à la recherche — allez directement au sujet qui vous intéresse.
Générée, pas dessinée
La cartographie interactive à partir de données
Vous entretenez vos processus dans une liste — la carte en est générée automatiquement.
- De la liste de processus à la carte
- Les processus nouveaux, renommés ou renumérotés apparaissent automatiquement sur la carte. On passe un processus sur « Actif » — c’est tout, sans dessiner et sans outil graphique.
- Bandes, formes et caractéristiques
- Modèles à trois bandes, modèles en maison ou chaînes de valeur avec flèches, maisons et écussons. Les caractéristiques comme la société deviennent visibles par couleur ou badge, la légende se crée automatiquement et les filtres estompent le reste. Des modèles facilitent le démarrage.
- Utilisable aussi sur mobile
- Sur les écrans étroits, la carte passe en vue linéaire avec sections dépliables. Le texte reste du texte — consultable et accessible.
Liste des processus
Activer l’interrupteur en 3.5Tout sur un processus
La page de processus avec fiche
Chaque processus a une page avec en-tête, fiche de processus, déroulement et documents — issue du même modèle, avec la même structure.
- Fiche de processus en un coup d’œil
- But, input et output, responsabilité, risques et indicateurs sont réunis de façon structurée. L’en-tête indique numéro, statut, version, validation et prochain contrôle.
- Classement et sous-processus
- Le fil d’Ariane et la chaîne de processus montrent la place du processus dans la hiérarchie. Les processus principaux renvoient à leurs sous-processus, qui ont leur propre page.
- Une responsabilité incarnée
- Rôle, responsable du processus et suppléance apparaissent sous forme de cartes de personne. Le portail explique les abréviations de la liste d’abréviations en infobulle.
Obtenir des mandats
Validé · Version 3- Responsable du processus
- CEO
- Validé
- 12.10.2026 · Q. Muster
- Prochain contrôle
- Octobre 2027
- Charge des offres mal estimée
- Exigences du client incomplètes
- Taux de réussite des offres
- Délai jusqu’à la décision
Étape par étape
Le diagramme à partir des étapes
Le diagramme est généré à partir de la liste des étapes — la liste reste la seule source.
- Diagramme ou tableau
- Décisions, boucles, chemins parallèles et renvois vers d’autres processus peuvent être représentés. Qui préfère un tableau passe au tableau des étapes d’un clic.
- Détail de l’étape avec moyens auxiliaires
- Un clic sur une étape affiche points clés, rôle, échéance ainsi que les documents, systèmes et outils associés — tout au même endroit.
- Mon rôle mis en évidence
- Le filtre de rôle met en évidence les étapes pertinentes pour une fonction — dans le diagramme et dans le tableau.
2.1 Obtenir des mandats
- Clarifier le besoin du client
- Estimer grossièrement la charge
Maîtrisé et traçable
Validation des processus et maîtrise documentaire
Dans la vue lecteur du portail, les collaborateurs voient la version validée — les responsables de processus travaillent en brouillon.
- Validation avec historique des versions
- Une description de processus passe par Brouillon, En contrôle et Validé. Lors de la validation, le portail enregistre la version validée, les versions antérieures restent consultables et une comparaison montre ce qui a changé.
- Maîtrise documentaire dans SharePoint
- Directives, modèles et listes de contrôle se trouvent une seule fois dans une bibliothèque — avec versionnement SharePoint, approbation du contenu, validité et date de contrôle. Des champs obligatoires empêchent les documents incomplets.
- Affectation au lieu de liens
- Les documents sont affectés aux processus et aux étapes via des métadonnées, y compris plusieurs fois. Il n’y a aucun lien susceptible de se casser.
2.1 Obtenir des mandats
Validé · Version 3- ✓ Brouillon
- 2 En contrôle
- 3 Validé
En contrôle · Version 4 — les lecteurs voient toujours la version 3.
ComparerTrouver plutôt que chercher
Navigateur de processus et recherche
Le chemin vers le bon processus ou document est court — par l’arborescence ou par la recherche.
- Navigateur de processus
- L’arborescence avec recherche rapide par numéro et titre affiche les couleurs de la cartographie et mène directement à la page du processus.
- Recherche avec affinements
- La recherche de processus utilise Microsoft Search sur votre site. Affinez par type, processus, type de document ou caractéristique, y compris par numéro de processus.
- Faciles à retrouver, aussi pour Copilot
- Étapes et fiche de processus sont du texte structuré dans des pages et des listes, les documents portent des métadonnées. Ce que Microsoft 365 Copilot en retrouve dépend de vos autorisations et de la configuration de recherche ; les processus sans page propre n’apparaissent pas comme résultat de recherche distinct.
- 1Direction
- 2Prestation de services
- 2.1Obtenir des mandats
- 2.2Planifier les projets
- 3Support
- 2.1 Obtenir des mandatsProcessus
De la demande du client à la remise du mandat de projet à la planification.
- Modèle d’offre.docxDocument
Modèle · Processus 2.1 · Étape S20
- Directive offres.pdfDocument
Directive · Processus 2.1 · Étape S30
Utilisation dans le système de management intégré
Pour la gestion de la qualité et la sécurité de l’information
Utilisez le portail de processus pour mettre à disposition les déroulements et documents maîtrisés de votre système de management dans SharePoint Online.
Gestion de la qualité
Dans la gestion de la qualité selon ISO 9001, les collaborateurs trouvent par exemple l’instruction de travail, le modèle ou la liste de contrôle en vigueur directement au niveau du processus et de l’étape.
Sécurité de l’information
Dans la gestion de la sécurité de l’information selon ISO/IEC 27001, vous pouvez par exemple documenter la voie d’annonce des incidents de sécurité avec les responsabilités et mettre la directive correspondante à disposition dans le processus.
Les normes servent de contexte d’utilisation. Le portail de processus met à disposition descriptions de processus, responsabilités, validations et documents maîtrisés — il ne constitue pas une déclaration de conformité à une norme ni de certification.
Vos données ne quittent pas votre tenant.
SoftForge Portail de processus fonctionne entièrement dans votre environnement Microsoft 365 — selon vos directives, dans votre SharePoint et développé en Suisse.
- Tout reste dans votre tenant
- Aucune information ne quitte votre tenant Microsoft 365. Toutes les données restent entièrement dans votre propre environnement.
- Vos directives s’appliquent
- SoftForge Portail de processus respecte les directives et les règles de conformité de votre tenant — pas de traitement particulier, pas de shadow IT.
- Données dans SharePoint
- Les documents et contenus sont stockés dans vos bibliothèques SharePoint — avec les autorisations que vous gérez déjà.
- Entièrement Swiss Made
- Entièrement développé en Suisse — par SoftForge, votre partenaire logiciel suisse.
Comme toutes les données restent dans votre tenant, vos propres exigences en matière de gouvernance, de conformité et de protection des données s’appliquent automatiquement.
FAQ
Questions fréquentes
- Qu’est-ce que le portail de processus SoftForge et à qui s’adresse-t-il ?
- Le portail de processus représente le système de management (SMI) de votre organisation dans SharePoint Online : cartographie, pages de processus avec fiche et diagramme, documents maîtrisés, navigateur et recherche. Il s’adresse aux responsables qualité, processus et conformité qui veulent rendre leur système de management accessible à tous les collaborateurs et facile à entretenir pour les responsables de processus.
- Devons-nous dessiner la cartographie et les diagrammes de déroulement ?
- Non. Vous entretenez vos processus dans une liste et leurs étapes dans une liste d’étapes — la cartographie et les diagrammes de déroulement en sont générés. Cela vaut aussi si vos représentations de processus existent aujourd’hui sous forme de dessins Visio, d’images ou dans un autre système. Les processus nouveaux ou renommés et les étapes modifiées apparaissent sans modifier de graphique. Pour la cartographie, des modèles fournis (trois bandes, maison, chaîne de valeur) et un éditeur avec contrôle de cohérence aident à la construire ; les modifications se font d’abord en brouillon et sont publiées séparément.
- En combien de temps le portail est-il opérationnel ?
- Le setup intégré crée lui-même groupe de termes, listes, bibliothèque, vues, groupes d’autorisations, pages, modèle de page et navigation — de façon additive et répétable à volonté. Un contenu d’exemple est disponible en option pour essayer. Avec un modèle, un nouveau portail est prêt en quelques jours, sans adaptation de code.
- Où sont les données et comment sont-elles protégées ?
- Tout se trouve dans votre tenant Microsoft 365 : listes, bibliothèque et Term Store. Le portail n’exige aucune ressource Azure, aucune autorisation d’API ni service externe ; les WebParts travaillent avec les autorisations de l’utilisateur connecté. Dans la vue lecteur du portail, les collaborateurs voient la version validée, et les brouillons de pages ne sont visibles que des éditeurs. Important à savoir : il n’y a pas d’autorisations au niveau des éléments — qui ouvre directement une liste dans SharePoint voit aussi les entrées non validées. Les listes Processus et Étapes de processus sont donc exclues de la recherche.
- Pour quels systèmes de management le portail de processus convient-il ?
- Il est typiquement utilisé dans la gestion de la qualité selon ISO 9001 et dans la gestion de la sécurité de l’information selon ISO/IEC 27001 : déroulements et responsabilités sont documentés, directives, modèles et listes de contrôle sont mis à disposition de façon maîtrisée et les validations sont enregistrées de manière traçable. Le portail de processus fournit ces contenus ; il ne garantit ni conformité à une norme ni certification. La gestion des audits, le traitement des risques et la déclaration d’applicabilité (SoA) ne font pas partie du périmètre fonctionnel.
- Quelles sont les conditions, et cela fonctionne-t-il avec SharePoint On-Premises ?
- Le portail de processus est conçu pour SharePoint Online (Microsoft 365) et déployé comme application dans le catalogue d’applications du tenant. Un site de communication est recommandé pour le portail. SharePoint Server (On-Premises) n’est pas pris en charge dans la version actuelle. L’interface est disponible en allemand et en anglais, en thème clair et sombre.
- Le portail peut-il être combiné à d’autres produits SoftForge ?
- Dans la version actuelle, les documents sont maîtrisés avec les fonctions standard de SharePoint pour le versionnement et l’approbation du contenu. L’intégration de la solution SoftForge de maîtrise documentaire étendue avec workflow de validation et de la Read Confirmation est prévue comme extension. Contactez-nous si vous envisagez cette combinaison.
Demander une démo du portail de processus
À l’exemple « Obtenir des mandats », nous vous montrons comment la carte naît de votre liste de processus, comment les collaborateurs trouvent le modèle en vigueur et comment une description de processus est validée.
- Adresse
- Spittel 5
3953 Leuk-Stadt - Téléphone
- +41 76 393 79 00
- info@softforge.ch