Read Confirmation – confirmation de lecture des documents
Disponible pour
Microsoft Teams
SharePoint Online
SharePoint On-Premises
Microsoft TeamsSharePoint OnlineSharePoint On-PremisesNotre solution Read Confirmation offre à vos collaborateurs un moyen simple de confirmer la lecture de documents. Vous pouvez en outre définir des groupes de lecture qui identifient automatiquement les documents à lire pour certains collaborateurs et les signalent comme lecture obligatoire.
Les fonctionnalités de Read Confirmation
De la simple confirmation de documents directement dans la bibliothèque à la définition détaillée de groupes de lecture composés de documents et de collaborateurs — voici ce que propose notre Read Confirmation :
- Confirmation de lecture simple des documents :
- Read Confirmation est intégré directement dans les bibliothèques de documents SharePoint. Un système de feux tricolores simple vous indique immédiatement le statut des documents.
- Changements de version sous contrôle :
- Dès qu’une nouvelle version d’un document est créée, vous pouvez définir si elle doit être relue ou si son contenu reste inchangé et qu’elle n’a donc pas besoin d’être confirmée à nouveau.
- Mes documents à lire :
- Un web part dédié rassemble, sur l’ensemble de la plateforme, uniquement les documents que le collaborateur concerné doit lire.
- Groupes de lecture :
- Créez des groupes de lecture composés de documents et de collaborateurs selon des critères précis. Des tâches de lecture sont créées automatiquement pour cet ensemble.
- Évaluations :
- Suivez la progression des confirmations de lecture — du taux de lecture des groupes de lecture définis jusqu’aux documents et collaborateurs qu’ils contiennent.
- Évolutivité :
- L’architecture de Read Confirmation prend aussi en charge de grands volumes de documents. Plusieurs milliers de documents avec de nombreuses versions peuvent ainsi être confirmés par des milliers de collaborateurs.
Rapide & intuitif
Confirmation de lecture active et passive
- Confirmation de lecture active :
- Vos collaborateurs peuvent confirmer la lecture de chaque document directement dans la bibliothèque de documents. Les documents lus dont la version est toujours actuelle sont signalés par un feu vert.
- Nouvelles versions modifiées sur le fond ?
- Toute nouvelle version d’un document ne doit pas forcément être confirmée à nouveau. Marquez les documents comme inchangés sur le fond et la confirmation de lecture reste valable.
- Confirmation de lecture passive :
- Créez des groupes de lecture pour définir les documents à lire. Ceux-ci sont signalés par un feu rouge aux collaborateurs faisant partie du groupe de lecture concerné.
Définir les documents à lire
Définition des groupes de lecture
- Désigner les documents à lire :
- Filtrez et trouvez les documents à partir de leurs métadonnées. Une recherche et un affichage directs des documents correspondants vous aident à identifier les bons documents. Enregistrez ces métadonnées dans un groupe de lecture.
- Collaborateurs via des groupes AD :
- Pour chaque groupe de lecture, vous pouvez définir un ou plusieurs groupes AD dont les membres sont alors ajoutés à ce groupe de lecture. Les documents définis leur sont présentés comme documents à lire.
- Toujours à jour :
- Read Confirmation vérifie automatiquement les éléments ajoutés ou supprimés au sein du groupe de lecture. Les nouveaux documents chargés avec ces métadonnées sont automatiquement intégrés au groupe de lecture.
La vue personnelle de vos collaborateurs :
Mes documents à lire
- Un web part dédié pour vos collaborateurs :
- Un web part spécifique affiche les documents à lire de l’utilisateur connecté. Placez ce web part bien en vue sur la page d’accueil ou dans l’espace personnel du collaborateur.
- Confirmer en un clic :
- Le collaborateur voit d’un coup d’œil tous les documents dont il doit confirmer la lecture ainsi que la date à laquelle chaque document entre en vigueur.
- Filtrage détaillé :
- Le collaborateur peut ouvrir une vue détaillée, trier et filtrer les confirmations de lecture en attente. Il peut également afficher les documents déjà confirmés.
FAQ
Questions fréquentes
- Comment pouvons-nous nous assurer que des documents importants comme des directives ou des consignes de sécurité ont réellement été lus par tous les collaborateurs ?
- De nombreuses entreprises résolvent encore ce problème avec des confirmations par e-mail ou des listes papier — une méthode fastidieuse, difficile à évaluer et peu fiable en cas d’audit. SoftForge Read Confirmation s’intègre directement dans vos bibliothèques de documents SharePoint : les collaborateurs confirment la lecture en un clic, les RH et la conformité obtiennent une évaluation complète et auditable — sans outils supplémentaires ni effort de formation additionnel.
- Pourquoi SoftForge Read Confirmation est-il particulièrement adapté aux entreprises suisses ?
- Read Confirmation a été développé pour le marché suisse — sur la base des exigences de la LPD suisse et du RGPD. Toutes les données restent dans votre propre tenant Microsoft 365 ; aucune donnée n’est transmise à des serveurs externes. Depuis des années, SoftForge est un partenaire de confiance pour des entreprises suisses des secteurs de la santé, de la formation et de l’industrie.
- Combien de temps faut-il pour introduire Read Confirmation dans notre entreprise ?
- SoftForge livre Read Confirmation en quelques jours, et non en plusieurs mois — intégré directement dans votre environnement SharePoint existant. Pas de projet d’introduction complexe, pas de nouvelle plateforme logicielle. SoftForge vous accompagne en partenaire, du premier entretien à la mise en service et au-delà.
- Pour quels secteurs et quelles exigences de conformité Read Confirmation est-il conçu ?
- Read Confirmation est particulièrement pertinent pour les secteurs réglementés : santé et pharma (instructions aux patients, documentation BPF), banques et assurances (directives de conformité), administration publique ainsi que départements RH (règlements du personnel, consignes de sécurité). Il offre une documentation juridiquement sûre de la prise de connaissance, conformément aux exigences suisses et européennes en matière de protection des données.
- Read Confirmation fonctionne-t-il aussi avec SharePoint on-premises ?
- Oui. SoftForge Read Confirmation prend en charge SharePoint Online (Microsoft 365) et SharePoint on-premises (SharePoint Server Subscription Edition). Cette connaissance approfondie de SharePoint — y compris dans des environnements hybrides et plus anciens — est un avantage clé de SoftForge par rapport aux fournisseurs qui proposent exclusivement des solutions cloud natives.
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