Sitzungsverwaltung

Verfügbar für:

Reform
Reform
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Sind Sie auf der Suche nach einer effektiven Lösung für Ihr Sitzungsmanagement? Möchten Sie Ihre Sitzungen einfacher planen, durchführen und protokollieren? Dann haben wir genau das Richtige für Sie! Unsere Sitzungsverwaltung ist eine innovative Software für Microsoft 365 und SharePoint, die Ihnen eine Reihe von Vorteilen bietet:

Folgende Funktionen bietet unsere Sitzungsverwaltung

Einfache Planung und Verwaltung Ihrer Sitzungsteilnehmenden:
Fügen Sie mit der Sitzungsverwaltung schnell und unkompliziert neue Teilnehmer hinzu und passen Sie den Status Ihrer Teilnehmenden an, erfassen Sie Bemerkungen pro Teilnehmende oder entfernen Sie diese. Verfolgen Sie die An- und Abmeldungen Ihrer Teilnehmenden und versenden Sie Erinnerungen per E-Mail.
Professionelle Erstellung Ihrer Sitzungsunterlagen:
Laden Sie alle Dokumente direkt in der Sitzungsverwaltung hoch, bearbeiten Sie diese und geben Sie sie frei. Nutzen Sie Vorlagen oder erstellen Sie eigene, um Ihre Sitzungsunterlagen einheitlich zu gestalten. Versehen Sie Ihre Dokumente mit Metadaten, um sie leichter zu finden.
Effiziente Protokollierung Ihrer Sitzungen:
Nehmen Sie der Sitzung Notizen, fassen Sie Beschlüsse und teilen Sie Aufgaben zu. Lassen Sie das Protokoll automatisch generieren und per E-Mail versenden. Die Protokolle werden in einem zentralen Archiv gespeichert, wo sie jederzeit abgerufen werden können.
Benutzerfreundliche Oberfläche:
Die Sitzungsverwaltung zeichnet sich durch eine intuitive Bedienung aus. Alle Funktionen sind mit wenigen Klicks erreichbar.
Hohe Sicherheit:
Die Sitzungsverwaltung garantiert Ihnen einen hohen Schutz Ihrer Daten. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Vergeben Sie zusätzlich individuelle Berechtigungen, um den Zugriff auf Ihre Daten zu kontrollieren.
Nahtlose Integration mit Microsoft 365 und SharePoint:
Die Sitzungsverwaltung ist vollständig kompatibel mit Microsoft 365 und SharePoint. Damit nutzen Sie alle Vorteile dieser Plattformen (z.B. OneDrive, Teams oder Outlook).

Schnell & intuitiv

Einfache Planung der Sitzungen

Erstellen Sie schnell und einfach Ihre Agenda bestehend aus Traktanden, Themenblöcken und Pausen.

Einfache Planung mit Drag & Drop:
Verschieben Sie Traktanden über einfaches Drag & Drop oder platzieren Sie diese in Themenblöcken. Nummerierung und Zeiten werden automatisch berechnet.
Ungeplante Traktanden:
Verschieben Sie einfach ungeplante Traktanden in Ihre Sitzung und planen Sie diese für diese Sitzung ein. Sie können auch einfach Traktanden der Sitzung auf ungeplant verschieben.
Wunschtraktanden:
Wunschtraktanden sind eingereichte Traktanden, die gerne auf diese Sitzung eingeplant werden möchten. Jeder kann Traktanden einreichen und dabei optional eine Wunschsitzung angeben.

Hinzufügen, Einladen, Informieren

Verwaltung der Sitzungsteilnehmenden

Fügen Sie einfach Teilnehmende der Sitzung hinzu. Vergeben Sie den Teilnehmenden Rollen und erfassen Sie Absenzen

Einfaches Hinzufügen von Teilnehmenden:
Fügen Sie einfach Teilnehmende zur Sitzung hinzu. Diese werden automatisch berechtigt und können somit auf diese Sitzung zugreifen.
Vergeben Sie Rollen:
Jeder Teilnehmende kann einer frei konfigurierbaren Rolle zugewiesen werden. Damit können Sie den Vorsitzenden oder den Protokollführenden benennen und im später erzeugten Protokoll an der richten Stelle platzieren.

Im Flow bleiben

Pendenzen immer im Griff

Erstellen Sie Pendenzen direkt aus einem Traktandum und behalten Sie die Übersicht aller offenen Pendenzen

Schnelle Erfassung direkt auf dem Traktandum:
Erfassen Sie eine neue Pendenz direkt auf dem Traktandum, ohne den Kontext zu verlieren.
Übersicht aller Pendenzen:
Zeigen Sie sich alle Pendenzen der Sitzung oder übergreifend über alle Sitzungen an. Übernehmen Sie alle offenen Pendenzen in das Protokoll.
Verbindung mit Planner:
Aktivieren Sie die Verbindung zu Microsoft Planner. Alle Pendenzen werden automatisch mit dem Planner synchronisiert.

Sitzungsdokumente oder Anhänge von Traktanden

Einfache Dokumentenverwaltung

Haben Sie alle Sitzungsdokumente oder Anhänge von Traktanden jederzeit im Blick.

Anhänge von Traktanden oder Sitzungsdokumente:
Fügen Sie Dokumente einfach via Drag & Drop oder über die Funktion "Hochladen" zu Traktanden oder der gesamten Sitzung hinzu.
Synchronisieren via OneDrive:
Alle Dokumente werden automatisch in Sitzungs- oder Traktandenordnern einer SharePoint Dokumentenbibliothek abgelegt. Diese können Sie auch einfach via OneDrive synchronisieren.

Einfache Dokumentengenerierung

Traktandenlisten & Protokolle

Erstellen Sie automatisch Traktandenlisten und Protokolle. Dabei können Sie Ihre eigenen Word-Vorlagen verwenden und den Inhalt und das Layout frei gestalten.

Erstellen mit wenigen Klicks:
Erstellen Sie mit wenigen Klicks Protokolle oder Traktandenlisten im Word oder PDF Format.
Automatische Ablage in der Sitzung:
Legen Sie die generierten Dokumente bei Bedarf automatisch in der Sitzung ab. Jeder Teilnehmende kann es von dort öffnen. Kein mühsames Verschicken des Protokolls mehr.
Eigene Vorlagen:
Verwenden Sie für die Generierung der Dokumente eigenen Word-Vorlagen. Passen Sie diese nach Ihren eigenen Wünschen und Vorgaben an. Die Vorlagen können auch zentral hinterlegt werden und von allen Sitzungsverwaltungen verwendet werden.

Kontaktieren Sie uns

Gerne sind wir für Sie da, zeigen Ihnen unser Demo und besprechen Ihre Anforderungen. Kontaktieren Sie uns, damit wir einen Termin vereinbaren können.

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