Schweizerischer
Nationalfonds
eDossier · Von SharePoint 2016 zu SharePoint Online
«Hohe Kompetenz, schnelle und unkomplizierte Zusammenarbeit und ein sehr angenehmer Austausch – dank SoftForge konnten wir ein zeitkritisches Projekt erfolgreich und termingerecht abschliessen.»
Kunde & Projekt
Die Förderorganisation für die wissenschaftliche Forschung in der Schweiz
Der Kunde
Schweizerischer Nationalfonds
Der Schweizerische Nationalfonds (SNF) fördert im Auftrag des Bundes die wissenschaftliche Forschung in der Schweiz. Eine zentrale Rolle im Förderprozess spielt das Dokumentenmanagementsystem eDossier: Es verwaltet die Dossiers und Dokumente und ist direkt mit den Fachanwendungen mySNF und GA verbunden. Das bestehende System lief auf SharePoint 2016 und umfasste über 4,5 Millionen Elemente mit einem Datenvolumen von rund 2,2 TB.
Das Projekt
eDossier auf SharePoint Online
Mit dem bevorstehenden Support-Ende von SharePoint 2016 musste das geschäftskritische eDossier auf eine zukunftsfähige Plattform überführt werden — ohne die bestehenden Abläufe und Schnittstellen zu beeinträchtigen. SoftForge modernisierte die Anwendung für SharePoint Online und setzte alle aktiv genutzten Funktionen neu um: von der Anbindung an mySNF und GA über die Dossier-Ansicht bis zum Posteingang. Die Migration der Dateien und die SharePoint-Infrastruktur verantwortete das SNF-Team IT-ICS. SoftForge übernahm die Entwicklung sowie die Begleitung von Deployment und Testing.
Details
Was sich für den SNF verändert hat
✕ Ausgangslage
Ein zentrales Fachsystem am Ende seines Lebenszyklus
eDossier basierte auf SharePoint 2016 und auf technischen Komponenten, die in SharePoint Online nicht mehr zur Verfügung stehen. Eine einfache Migration des bestehenden Systems war deshalb nicht möglich. Gleichzeitig ist eDossier für die Forschungsförderung unverzichtbar: Die Fachanwendungen mySNF und GA greifen direkt auf die darin verwalteten Dokumente zu. Die Herausforderung bestand somit darin, die technische Basis grundlegend zu modernisieren, ohne die etablierten Prozesse und Schnittstellen zu beeinträchtigen.
✓ Lösung
Modernisiert mit möglichst wenig individuellem Code
SoftForge hat eDossier für SharePoint Online modernisiert und nicht mehr unterstützte Komponenten durch cloudfähige Lösungen ersetzt. Wo immer möglich, kommen Standardfunktionen von SharePoint Online zum Einsatz — unter anderem für Navigation, Suche und Dossier-Ansicht. Dadurch bleibt die Lösung näher am Microsoft-Standard und der Wartungsaufwand bei zukünftigen Plattform-Updates wird reduziert. Funktionen, die SharePoint Online nicht standardmässig abdeckt, wurden gezielt neu umgesetzt. Dazu gehört beispielsweise das Audit-Log zur nachvollziehbaren Dokumentation von Zugriffen und Änderungen. Die Umsetzung erfolgte schrittweise: Ab Februar stand eine Integrationsumgebung bereit, ab April die PreProd-Umgebung und ab Mai die Produktionsumgebung. So konnte das SNF-Team die neue Lösung kontinuierlich testen und frühzeitig Feedback geben.
Technologien: SharePoint Online · Azure Functions · SPFx
Kundennutzen
Termingerecht auf einer Plattform mit Zukunft
Der Go-Live erfolgte am 11./12. Juli 2026 — rechtzeitig vor dem Support-Ende von SharePoint 2016. Eine Hypercare-Phase schloss direkt an. Seit September 2026 begleitet SoftForge die Lösung im Rahmen eines Supportvertrags. Für die Anwenderinnen und Anwender blieb dabei Entscheidendes unverändert: Die bestehenden Fachanwendungen greifen weiterhin wie gewohnt auf die Dossiers und Dokumente zu.
- Bestehende Prozesse bleiben erhalten: mySNF und GA greifen weiterhin über den Document Service auf eDossier zu. Nutzende sehen ihre Dokumente wie bisher und mit den bestehenden Berechtigungen.
- Weniger Wartungsaufwand: Navigation, Suche und Dossier-Ansicht nutzen Standardfunktionen von SharePoint Online. Weniger individueller Code vereinfacht zukünftige Plattform-Updates.
- Bewährte Arbeitsabläufe funktionieren weiter: Dokumentstapel können weiterhin per Drag & Drop in den Posteingang gelegt werden. Die Dokumente werden automatisch dem richtigen Dossier zugeordnet und gemäss Namenskonvention umbenannt.
- Mehrsprachigkeit bleibt gewährleistet: Kategorien und Unterkategorien stehen weiterhin in allen vier Amtssprachen der Anwendung zur Verfügung.
- Zugriffe bleiben nachvollziehbar: Ein neu entwickeltes Audit-Log dokumentiert relevante Zugriffe und Änderungen auch auf der neuen Plattform.
- Für das benötigte Volumen ausgelegt: Die neue Backend-Architektur wurde für 120’000 Dossiers konzipiert und unter Last getestet.
- Know-how bleibt beim SNF: Mit dem Wissenstransfer an das SNF-Team wurde die Grundlage für den eigenständigen Betrieb geschaffen. SoftForge unterstützt bei Bedarf über den laufenden Supportvertrag.
Ihr Projekt
Ähnliche Herausforderungen?
Geschäftskritische Anwendungen lassen sich nicht einfach ersetzen — aber gezielt modernisieren. SoftForge unterstützt Unternehmen dabei, bestehende Fachlösungen auf eine zukunftsfähige technische Basis zu bringen, ohne bewährte Prozesse unnötig zu verändern.