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Genossenschaft
Migros Basel
HR-Prozessdigitalisierung · Microsoft 365
HR-Prozesse wie Personalmutationen, Eintritte und Austritte liefen über papierbasierte Checklisten und manuelle E-Mail-Ketten — ohne klare Übergaben, ohne Überblick. Heute laufen diese Prozesse durchgängig digital auf Microsoft 365, vollständig integriert in SAP, Umantis, D3 und Ofork.
Das Unternehmen
Die Migros-Genossenschaft für die Regionen Basel, Jura und Solothurn
Die Genossenschaft Migros Basel (GMBS) ist eine von zehn Migros-Genossenschaften der Schweiz und versorgt die Regionen Basel-Stadt, Basel-Landschaft, Jura sowie Teile des Kantons Solothurn. Mit einer gewachsenen Systemlandschaft — SAP, Umantis, D3, Ofork — stand GMBS vor der Herausforderung, HR-Prozesse ohne zusätzliche HR-Suite zu digitalisieren.
«SoftForge hat uns geholfen, genau die HR-Prozesse zu digitalisieren, die unser HR-System nicht abdeckt. Personalmutationen, Eintritte und Austritte laufen heute durchgängig digital — mit klaren Übergaben zwischen HR und Payroll und ohne Medienbrüche.»
✕ Ausgangslage
Papierformulare, E-Mail-Ketten und SharePoint 2013
HR-Prozesse liefen über papierbasierte Checklisten, lokale Formulare und manuelle E-Mail-Abstimmungen zwischen HR, Vorgesetzten und Payroll. Ohne klare Übergaben und transparenten Status blieben Anträge liegen. Parallel erreichte die langjährig genutzte SharePoint-2013-Plattform das Ende ihres Lebenszyklus.
✓ Lösung
Durchgängige HR-Plattform auf Microsoft 365
SoftForge erstellte ein zusammenhängendes Set aus Power-Apps-Formularen, Power-Automate-Workflows und SharePoint-Online-Datenmodellen — inklusive automatischer PDF-Generierung für die Archivierung in D3. Saubere Schnittstellen zu SAP, Umantis, D3 und Ofork verbinden die Lösung mit der bestehenden Systemlandschaft, ohne eine zusätzliche HR-Suite einzuführen.
Nutzen
Aus fragmentierten Prozessen eine digitale HR-Plattform
Die schrittweise eingeführte Lösung verbindet alle relevanten Systeme und macht manuelle Medienbrüche zu einem Relikt der Vergangenheit — für HR, Payroll und Vorgesetzte gleichermassen.
- Vorgesetzte stellen Anträge in wenigen Minuten — mit dynamischen Formularen, die nur die für den Fall relevanten Felder einblenden
- HR und Payroll arbeiten am selben digitalen Vorgang, mit automatischem Status und Erinnerungsmails bei offenen Anträgen
- Neue Mitarbeitende profitieren von einem lückenlosen, strukturierten Onboarding — nichts wird vergessen
- Stammdaten kommen direkt aus SAP — manuelles Nachpflegen von Kostenstellen und Funktionen entfällt
- Vertrags- und Austrittsdokumente werden automatisch generiert und revisionssicher im D3 archiviert
Ihr Projekt
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