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Sitzungsverwaltung für Teams & SharePoint
Meetings effizient planen, durchführen und protokollieren — direkt in Microsoft Teams und SharePoint. Alltagstauglich, schnell nutzbar, von der Assistenz bis zur Geschäftsleitung.
Microsoft Teams
SharePoint Online
SharePoint On-PremisesVon verteiltem Aufwand zu einem durchgängigen Sitzungsprozess
Vorbereitung, Protokolle, Pendenzen, Beschlüsse — heute oft über viele Tools verteilt. Die SoftForge Sitzungsverwaltung bündelt den gesamten Lebenszyklus an einem Ort: direkt in Microsoft Teams und SharePoint.
Stundenlange Vorbereitung
Agenda, Einladungen und Unterlagen jedes Mal manuell zusammensuchen.
Protokolle von Hand
Beschlüsse abtippen, formatieren und mühsam an alle verteilen.
Pendenzen versenden
Offene Aufgaben verlieren sich in E-Mail-Postfächern und losen Notizen.
Unvollziehbare Beschlüsse
Entscheidungen zwischen Sitzungen sind umständlich und kaum nachvollziehbar.
Verstreute Dokumente
Dateien über Laufwerke, Mails und Tools verteilt — mit ständigem Versionschaos.
Insellösungen
Separate Tools ohne Bezug zu Teams und SharePoint schaffen neue Datensilos.
Vorbereiten
Agenda planen und Unterlagen bereitstellen — strukturiert und wiederverwendbar.
- Drag-&-Drop-Agenda
- KI-Autofill
- Unterlagen in SharePoint
Durchführen
Teilnehmende, Rollen und Termine im Griff — inklusive Räume und Teams-Meetings.
- Rollen & Anwesenheit
- Räume via Exchange
- Teams-Termine
Entscheiden
Rechtsverbindlich abstimmen — in der Sitzung oder auf dem Zirkularweg.
- eDecide-Abstimmungen
- Zirkularbeschlüsse
- Auto-Beschluss
Nachbereiten
Protokolle, Aufgaben und Erinnerungen automatisch — ganz ohne Nacharbeit.
- Protokoll auf Knopfdruck
- Pendenzen in Planner
- Erinnerungen
Jede Funktion im Detail
Von der Agenda-Planung bis zu den neuen v6-Funktionen — springen Sie über die Navigation links direkt zum Thema, das Sie interessiert.
Schnell & intuitiv
Einfache Planung der Sitzungen
Erstellen Sie schnell und einfach Ihre Agenda aus Traktanden, Themenblöcken und Pausen.
- Planung mit Drag & Drop
- Verschieben Sie Traktanden per Drag & Drop oder platzieren Sie sie in Themenblöcken. Nummerierung und Zeiten werden automatisch berechnet.
- Ungeplante Traktanden
- Verschieben Sie ungeplante Traktanden in die Sitzung — oder umgekehrt — mit einem Handgriff.
- Wunschtraktanden
- Jede:r kann Traktanden einreichen und optional eine Wunschsitzung angeben.
Hinzufügen, Einladen, Informieren
Verwaltung der Sitzungsteilnehmenden
Fügen Sie Teilnehmende hinzu, vergeben Sie Rollen und erfassen Sie Absenzen.
- Einfaches Hinzufügen
- Teilnehmende werden automatisch berechtigt und erhalten Zugriff auf die Sitzung.
- Rollen vergeben
- Vorsitz und Protokollführer:in benennen — und im erzeugten Protokoll an der richtigen Stelle platzieren.
Im Flow bleiben
Pendenzen immer im Griff
Erstellen Sie Pendenzen direkt aus einem Traktandum und behalten Sie alle offenen Punkte im Blick.
- Direkt am Traktandum
- Erfassen Sie eine Pendenz direkt am Traktandum, ohne den Kontext zu verlieren.
- Übersicht aller Pendenzen
- Pendenzen der Sitzung oder übergreifend anzeigen und ins Protokoll übernehmen.
- Verbindung mit Planner
- Aktivieren Sie die Synchronisierung mit Microsoft Planner.
Sitzungsdokumente & Anhänge
Einfache Dokumentenverwaltung
Haben Sie alle Sitzungsdokumente und Traktandenanhänge jederzeit im Blick.
- Anhänge & Sitzungsdokumente
- Dokumente via Drag & Drop oder Upload zu Traktanden oder zur ganzen Sitzung hinzufügen.
- Synchronisierung via OneDrive
- Alle Dokumente landen in SharePoint-Bibliotheken und lassen sich via OneDrive synchronisieren.
Einfache Dokumentengenerierung
Traktandenlisten & Protokolle
Erstellen Sie automatisch Traktandenlisten und Protokolle aus Ihren eigenen Word-Vorlagen — Inhalt und Layout frei gestaltbar.
- Mit wenigen Klicks
- Protokolle oder Traktandenlisten als Word oder PDF erzeugen.
- Automatische Ablage
- Generierte Dokumente direkt in der Sitzung ablegen — kein mühsames Verschicken mehr.
- Eigene Vorlagen
- Eigene Word-Vorlagen verwenden — auch zentral hinterlegt für alle Sitzungsverwaltungen.
Digitale Entscheidungen
Abstimmungen & Zirkularbeschlüsse
Entscheiden Sie Traktanden elektronisch — vor der Sitzung oder vollständig auf dem Zirkularweg.
- eDecide – Abstimmung zur Sitzung
- Ja / «Diskussion verlangt» / Enthaltung mit Quorum-Logik. Unbestrittenes ist vor der Sitzung erledigt, Strittiges geht automatisch zur Diskussion zurück.
- Zirkularbeschlüsse
- Rechtsverbindliche Beschlüsse zwischen den Sitzungen — inklusive eigenem Zirkularbeschluss-Protokoll.
- Automatische Beschlussübernahme
- Angenommene Anträge werden direkt in den Beschluss des Traktandums geschrieben.
Outlook & Teams
Exchange-Integration
Buchen Sie Räume und erstellen Sie Kalendertermine direkt aus der Sitzung.
- Räume & Termine
- Echte Exchange-Räume buchen und einen Outlook-Termin mit Teams-Link für alle Teilnehmenden erstellen.
- Antwortstatus im Blick
- Zu-/Absagen der Teilnehmenden erscheinen direkt in der Mitgliederliste.
Künstliche Intelligenz
KI-Autofill für Traktanden
Lassen Sie Traktanden-Inhalte per Klick vorformulieren — und sparen Sie Zeit bei der Vorbereitung.
- Inhalte auf Knopfdruck
- Generieren Sie Inhalt, Antrag oder Beschluss als formulierte Erstfassung, die Sie anschliessend verfeinern.
Durchgängige Aktenführung
Dossier-Verknüpfung über Site-Grenzen
Verknüpfen Sie Geschäfte mit Akten auf anderen SharePoint-Sites — ohne Dateien zu duplizieren.
- Herkunftsdossier verknüpfen
- Referenzieren Sie einen bestehenden Projekt-/Fallordner auf einer anderen Site.
- Dokumente austauschen
- Kopieren oder verschieben Sie Dokumente zwischen Sitzungsdossier und Herkunftsdossier.
Ihre Daten verlassen Ihren Tenant nicht.
Sitzungsverwaltung läuft vollständig in Ihrer Microsoft-365-Umgebung — nach Ihren Richtlinien, in Ihrem SharePoint und entwickelt in der Schweiz.
- Alles in Ihrem Tenant
- Keine Information verlässt Ihren Microsoft-365-Tenant. Alle Daten bleiben vollständig in Ihrer eigenen Umgebung.
- Ihre Richtlinien gelten
- Die Sitzungsverwaltung folgt den Richtlinien und Compliance-Policies Ihres Tenants — kein Sonderweg, keine Schatten-IT.
- Daten in SharePoint
- Dokumente und Inhalte liegen in Ihren SharePoint-Bibliotheken — mit den Berechtigungen, die Sie ohnehin schon pflegen.
- Komplett Swiss Made
- Vollständig in der Schweiz entwickelt — von SoftForge, Ihrem Schweizer Software-Partner.
Weil alle Daten in Ihrem Tenant bleiben, gelten automatisch Ihre eigenen Governance-, Compliance- und Datenschutzvorgaben.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
- Sitzungen vorbereiten kostet bei uns enorm viel Zeit — wie kann die SoftForge Sitzungsverwaltung das ändern?
- Viele Unternehmen verbringen Stunden mit manueller Sitzungsvorbereitung: Agenden zusammenstellen, Dokumente verteilen, Protokolle schreiben, Pendenzen nachverfolgen. Die SoftForge Sitzungsverwaltung automatisiert genau diese Schritte — direkt in Microsoft Teams und SharePoint, wo Ihr Team bereits arbeitet. Das Ergebnis: weniger Vorbereitungsaufwand, professionelle Protokolle auf Knopfdruck und mehr Zeit für das Wesentliche.
- Wie schnell kann die Sitzungsverwaltung in unserem Unternehmen eingeführt werden?
- SoftForge liefert die Sitzungsverwaltung in Tagen, nicht Monaten. Die Lösung wird direkt in Ihre bestehende Microsoft 365-Umgebung integriert — ohne monatelange Projektlaufzeiten. SoftForge begleitet Sie als Partner von der Anforderungsaufnahme bis zum Go-live und darüber hinaus.
- Warum SoftForge und nicht eine andere Lösung für Meeting-Management?
- Andere Lösungen sind nicht in Microsoft Teams und SharePoint integriert — sie schaffen neue Datensilos und zusätzlichen Schulungsaufwand. Die SoftForge Sitzungsverwaltung entstand aus echten Kundenbedürfnissen und läuft direkt in der Umgebung, die Ihre Mitarbeitenden täglich nutzen. SoftForge ist ein erfahrenes, spezialisiertes Team mit tiefem SharePoint-Know-how: kurze Entscheidungswege, persönliches Engagement, verlässliche Umsetzung.
- Unterstützt die Sitzungsverwaltung auch SharePoint On-Premises?
- Ja. Die SoftForge Sitzungsverwaltung ist sowohl für SharePoint Online (Microsoft 365) als auch für SharePoint On-Premises (SharePoint Server Subscription Edition) verfügbar. SoftForge begleitet Sie unabhängig von Ihrer IT-Strategie — von On-Premises bis Cloud.
- Welche Unternehmen setzen die SoftForge Sitzungsverwaltung bereits ein?
- Die Sitzungsverwaltung wird von Enterprise-Kunden aus dem Gesundheitswesen, der Bildung und weiteren Branchen genutzt. Die Lösung wurde aus realen Kundenprojekten entwickelt, ist auf dem Microsoft AppSource verfügbar und hat sich in komplexen Enterprise-Umgebungen bewährt.
Kontaktieren Sie uns
Wir freuen uns darauf, Ihre Anforderungen kennenzulernen und Ihnen unsere Lösungen vorzustellen. Kontaktieren Sie uns gerne zur Terminvereinbarung.
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