.png)
SoftForge Cockpit - Governance & Provisioning
Das Cockpit ist die provisioning Engine für Ihr Unternehmen. Dank dem Cockpit können Ihre Mitarbeitenden kontrolliert selber Gruppen beantragen. Zusätzlich werden MS Teams-, Viva Engage- und SharePoint-Gruppen komprimiert und übersichtlich in einem zentralen Dashboard angezeigt. Die Unübersichtlichkeit und die Suche nach Teams, Gruppen, oder SharePoint Sites und ein ständiges Hin- und Herspringen zwischen Teams, Chat und Dokumenten gehören mit dem Cockpit der Vergangenheit an.
Verfügbar für:
Die Herausforderung: Unübersichtlichkeit in Microsoft 365
Viele Unternehmen stehen vor erheblichen Herausforderungen bei der Verwaltung ihrer Microsoft 365-Umgebung. Mit wachsender Anzahl von Teams, SharePoint Sites und Viva Engage-Gruppen wird es zunehmend schwierig, den Überblick zu behalten. Mitarbeitende verbringen wertvolle Zeit damit, nach der richtigen Gruppe oder Site zu suchen, während IT-Administratoren täglich mit manuellen Provisionierungsanfragen überhäuft werden.
Zudem fehlt es oft an Struktur und Governance: Gruppen werden ohne klare Namenskonventionen erstellt, wichtige Projekte bleiben unorganisiert, und die Berechtigungsverwaltung wird zur Zeitfalle. Diese Unordnung führt nicht nur zu Ineffizienz, sondern auch zu Sicherheitsrisiken und Compliance-Problemen.
Die Lösung: Zentrales Management und Self-Service
Das Cockpit von SoftForge AG ist die umfassende Lösung für diese Herausforderungen. Als zentrale Provisioning-Engine bietet es Ihnen die perfekte Balance zwischen Selbstständigkeit Ihrer Mitarbeitenden und notwendiger Kontrolle durch die IT-Abteilung. Statt ständig neue Gruppen manuell zu erstellen, können autorisierte Benutzer ihre Gruppen selbst beantragen – und Sie behalten dabei die volle Kontrolle über den Genehmigungsprozess und die Governance-Richtlinien.
Das Cockpit fungiert nicht nur als Provisioning-Tool, sondern auch als zentrales Navigations- und Verwaltungsdashboard. Alle Ihre Microsoft Teams-, SharePoint Sites- und Viva Engage-Gruppen werden an einem Ort zusammengeführt, durchsuchbar gemacht und übersichtlich dargestellt. Damit wird das Cockpit zur zentralen Anlaufstelle für alle kollaborativen Arbeitsbereiche in Ihrer Organisation.
Geschäftsvorteile auf einen Blick
Durch die Implementierung des Cockpits profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen, die sich direkt auf Ihre Geschäftsergebnisse auswirken:
Zeitersparnis und Effizienzsteigerung: Ihre Mitarbeitenden müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Microsoft 365-Anwendungen hin und her wechseln, um die richtige Gruppe zu finden. Alle Informationen sind zentral verfügbar, was täglich wertvolle Arbeitszeit spart.
Governance und Compliance: Durch vordefinierte Templates und Namenskonventionen stellen Sie sicher, dass alle Gruppen und Sites nach einheitlichen Standards erstellt werden. Dies erleichtert nicht nur die Verwaltung, sondern verbessert auch die Compliance mit internen Richtlinien und externen Anforderungen.
Skalierbarkeit: Während Ihr Unternehmen wächst und neue Teams hinzukommen, skaliert das Cockpit problemlos mit. Der automatisierte Provisionierungsprozess bedeutet, dass Ihre IT-Abteilung nicht proportional zur Anzahl der Teams mehr Arbeitsaufwand hat.
Bessere Benutzererfahrung: Die intuitive Benutzeroberfläche des Cockpits macht es einfach, neue Gruppen zu beantragen, bestehende zu finden und zu verwalten. Die Integration in Ihre bestehende Microsoft 365-Umgebung sorgt für eine nahtlose Arbeitserfahrung.
- Self Service Portal:
- Lassen Sie Ihre Benutzer neue Gruppen direkt über das Cockpit beantragen.
- Provisioning:
- Provisionieren Sie genehmigte Teams, SharePoint Sites und Viva Engage Groups automatisiert.
- Übersicht:
- Profitieren Sie von der Übersicht über Ihre Teams und den erstellten SharePoint Sites.
- Templates:
- Definieren Sie, welche Arten von Gruppen oder Sites erstellt werden können.
- Zentraler Absprung:
- Springen Sie direkt aus dem Cockpit in ein Team, einen Kanal oder einen Ordner ab.
- Berechtigungen:
- Bestimmen Sie direkt über das Cockpit die Zugriffe auf Ihre Teams und SharePoint Sites.
Anwendungsfälle in der Praxis
Das Cockpit eignet sich ideal für verschiedene Szenarien und Unternehmensgrössen. Typische Anwendungsfälle umfassen:
Projektmanagement-Teams: Schnelle Erstellung von Projektgruppen mit standardisierten Templates, automatischer Bereitstellung der benötigten SharePoint-Dokumentbibliotheken und Teams-Kanälen für strukturierte Projektarbeit.
Organisationseinheiten: Abteilungen können selbstständig Arbeitsgruppen beantragen, während die IT-Abteilung die Governance-Richtlinien und Namenskonventionen zentral definiert und überwacht.
Externe Kollaboration: Dank des Genehmigungsprozesses können auch Teams mit externen Partnern oder Kunden sicher eingerichtet werden, mit vollständiger Nachverfolgbarkeit und Kontrolle.
Compliance und Audit: Alle Gruppenanträge und Genehmigungen werden dokumentiert, was für Audits und Compliance-Prüfungen unerlässlich ist. Sie haben stets einen vollständigen Überblick über alle Provisionierungsaktivitäten.
Wissenstransfer: Durch die zentrale Übersicht finden neue Mitarbeitende schneller zu relevanten Projekten und Arbeitsgruppen, was den Onboarding-Prozess erheblich beschleunigt.
Self Service
Gruppen erstellen leicht gemacht
- Gruppen beantragen:
- Lassen Sie ausgewählte Benutzer ihre Gruppen über das Cockpit bestellen.
- Templates:
- Stellen Sie den Benutzern ausgewählte Templates zur Verfügung.
- Namenskonventionen:
- Definieren Sie Namenskonventionen, die direkt in die SharePoint URL einfliessen.
- Organisation und Koordinator:
- Lassen Sie Anträge bei Bedarf direkt einer Organisationseinheit und einem Koordinator zuweisen.
- Genehmigung:
- Prüfen Sie die Anträge über einen Genehmigungsprozess.
Zentraler Absprung
Teams übersichtlicher gestalten
- Übersicht:
- Finden Sie Gruppen, auf die Sie berechtigt sind, direkt im Cockpit.
- Favoriten:
- Definieren Sie Gruppen, die Sie häufig nutzen als Favorit.
- Absprung:
- Navigieren Sie direkt aus dem Cockpit in einen Teams-Kanal, auf die SharePoint Website, oder auf einen Ordner innerhalb der Website.
- Berechtigungen:
- Konsumieren und verwalten Sie die Berechtigungen direkt aus dem Cockpit.
- Informationen:
- Konsumieren und verwalten Sie die Gruppeninformationen direkt aus dem Cockpit.
Templates
Verschiedene Gruppenvorlagen zur Auswahl
- Template nach Wahl:
- Definieren Sie, ob Sie Organisations-, Projekt-, Arbeitsgruppen- oder SharePoint-only Templates benötigen.
- Eigenschaften:
- Definieren Sie templatespezifische Eigenschaften wie Namenkonventionen, URL, ob die Gruppe mit oder ohne Teams erstellt werden oder welche Farbe die Gruppenkachel im Cockpit haben soll.
- Berechtigungen:
- Weisen Sie Templates spezifischen Benutzergruppen zu und definieren Sie damit, wer welche Templates sieht und zur Erstellung einer Gruppe nutzen kann.
Integration in Ihre bestehende Infrastruktur
Das Cockpit integriert sich nahtlos in Ihre bestehende Microsoft 365-Umgebung. Es funktioniert sowohl mit SharePoint Online als auch mit SharePoint On-Premises, sodass Sie flexibel bleiben, unabhängig davon, welche Variante Sie nutzen oder ob Sie eine hybride Lösung betreiben. Die Integration mit Microsoft Teams bedeutet, dass Ihre Mitarbeitenden nicht zusätzliche Tools erlernen müssen – sie arbeiten weiterhin in der gewohnten Microsoft 365-Umgebung, profitieren aber von den erweiterten Verwaltungs- und Navigationsmöglichkeiten des Cockpits.
Die Lösung nutzt die bewährten Microsoft 365-APIs und -Dienste, was für höchste Sicherheit und Zuverlässigkeit sorgt. Alle Daten bleiben in Ihrer bestehenden Microsoft 365-Umgebung, es werden keine zusätzlichen Speicherorte oder Drittanbieter-Services benötigt. Dies vereinfacht nicht nur die Implementierung, sondern auch die Wartung und den Support.
Sicherheit und Berechtigungsmanagement
Sicherheit steht beim Cockpit an oberster Stelle. Das feingranulare Berechtigungssystem ermöglicht es, genau zu steuern, wer welche Aktionen durchführen kann. Administratoren können definieren, welche Benutzer neue Gruppen beantragen dürfen, wer Genehmigungen erteilen kann und wer auf die Verwaltungsfunktionen zugreifen darf.
Die Berechtigungsverwaltung funktioniert bidirektional: Sie können Berechtigungen nicht nur im Cockpit verwalten, sondern auch direkt in Microsoft Teams und SharePoint Sites anpassen. Diese zentrale Verwaltung reduziert Fehler und sorgt dafür, dass Berechtigungen konsistent und nachvollziehbar vergeben werden.
Technische Highlights
Das Cockpit wurde von SoftForge AG, einem führenden Anbieter von Microsoft 365-Lösungen, entwickelt und wird kontinuierlich weiterentwickelt. Die Lösung basiert auf modernen Webtechnologien und bietet eine responsive Benutzeroberfläche, die auf allen Geräten optimal funktioniert – vom Desktop-Computer bis zum Tablet und Smartphone.
Die Architektur des Cockpits ist darauf ausgelegt, auch in grossen Organisationen mit tausenden von Teams und Sites performant zu arbeiten. Intelligente Caching-Mechanismen und optimierte Abfragen stellen sicher, dass die Übersicht auch bei umfangreichen Umgebungen schnell und reaktionsschnell bleibt.
Kontaktieren Sie uns
Wir freuen uns darauf, Ihre Anforderungen kennenzulernen und Ihnen unsere Lösungen vorzustellen. Kontaktieren Sie uns gerne zur Terminvereinbarung.
- Address
- Spittel 5
3953 Leuk-Stadt - Telephone
- +41 76 393 79 00
- info@softforge.ch