SoftForge Cockpit - Governance & Provisioning
Das SoftForge Cockpit ist die provisioning Engine für Ihr Unternehmen. Dank dem SoftForge Cockpit können Ihre Mitarbeitenden kontrolliert selber Gruppen beantragen. Zusätzlich werden MS Teams-, Viva Engage- und SharePoint-Gruppen komprimiert und übersichtlich in einem zentralen Dashboard angezeigt. Die Unübersichtlichkeit und die Suche nach Teams, Gruppen, oder SharePoint Sites und ein ständiges Hin- und Herspringen zwischen Teams, Chat und Dokumenten gehören mit dem SoftForge Cockpit der Vergangenheit an.
Microsoft Teams
SharePoint Online
SharePoint On-Premises
Die Herausforderung: Unübersichtlichkeit in Microsoft 365
Viele Unternehmen stehen vor erheblichen Herausforderungen bei der Verwaltung ihrer Microsoft 365-Umgebung. Mit wachsender Anzahl von Teams, SharePoint Sites und Viva Engage-Gruppen wird es zunehmend schwierig, den Überblick zu behalten. Mitarbeitende verbringen wertvolle Zeit damit, nach der richtigen Gruppe oder Site zu suchen, während IT-Administratoren täglich mit manuellen Provisionierungsanfragen überhäuft werden.
Zudem fehlt es oft an Struktur und Governance: Gruppen werden ohne klare Namenskonventionen erstellt, wichtige Projekte bleiben unorganisiert, und die Berechtigungsverwaltung wird zur Zeitfalle. Diese Unordnung führt nicht nur zu Ineffizienz, sondern auch zu Sicherheitsrisiken und Compliance-Problemen.
Die Lösung: Zentrales Management und Self-Service
Das SoftForge Cockpit ist die umfassende Lösung für diese Herausforderungen. Als zentrale Provisioning-Engine bietet es Ihnen die perfekte Balance zwischen Selbstständigkeit Ihrer Mitarbeitenden und notwendiger Kontrolle durch die IT-Abteilung. Statt ständig neue Gruppen manuell zu erstellen, können autorisierte Benutzer ihre Gruppen selbst beantragen – und Sie behalten dabei die volle Kontrolle über den Genehmigungsprozess und die Governance-Richtlinien.
Das SoftForge Cockpit fungiert nicht nur als Provisioning-Tool, sondern auch als zentrales Navigations- und Verwaltungsdashboard. Alle Ihre Microsoft Teams-, SharePoint Sites- und Viva Engage-Gruppen werden an einem Ort zusammengeführt, durchsuchbar gemacht und übersichtlich dargestellt. Damit wird das SoftForge Cockpit zur zentralen Anlaufstelle für alle kollaborativen Arbeitsbereiche in Ihrer Organisation.
Self Service Portal:
Lassen Sie Ihre Benutzer neue Gruppen direkt über das SoftForge Cockpit beantragen.
Provisioning:
Provisionieren Sie genehmigte Teams, SharePoint Sites und Viva Engage Groups automatisiert.
Übersicht:
Profitieren Sie von der Übersicht über Ihre Teams und den erstellten SharePoint Sites.
Templates:
Definieren Sie, welche Arten von Gruppen oder Sites erstellt werden können.
Zentraler Absprung:
Springen Sie direkt aus dem SoftForge Cockpit in ein Team, einen Kanal oder einen Ordner ab.
Berechtigungen:
Bestimmen Sie direkt über das SoftForge Cockpit die Zugriffe auf Ihre Teams und SharePoint Sites.
Geschäftsvorteile auf einen Blick
Durch die Implementierung des SoftForge Cockpits profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen, die sich direkt auf Ihre Geschäftsergebnisse auswirken:
Zeitersparnis und Effizienzsteigerung
Ihre Mitarbeitenden müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Microsoft 365-Anwendungen hin und her wechseln, um die richtige Gruppe zu finden. Alle Informationen sind zentral verfügbar, was täglich wertvolle Arbeitszeit spart.
Governance und Compliance
Durch vordefinierte Templates und Namenskonventionen stellen Sie sicher, dass alle Gruppen und Sites nach einheitlichen Standards erstellt werden. Dies erleichtert nicht nur die Verwaltung, sondern verbessert auch die Compliance mit internen Richtlinien und externen Anforderungen.
Skalierbarkeit
Während Ihr Unternehmen wächst und neue Teams hinzukommen, skaliert das SoftForge Cockpit problemlos mit. Der automatisierte Provisionierungsprozess bedeutet, dass Ihre IT-Abteilung nicht proportional zur Anzahl der Teams mehr Arbeitsaufwand hat.
Bessere Benutzererfahrung
Die intuitive Benutzeroberfläche des SoftForge Cockpits macht es einfach, neue Gruppen zu beantragen, bestehende zu finden und zu verwalten. Die Integration in Ihre bestehende Microsoft 365-Umgebung sorgt für eine nahtlose Arbeitserfahrung.
Jede Funktion im Detail
Von der Self-Service-Bestellung bis zur Template-Verwaltung — springen Sie über die Navigation links direkt zum Thema, das Sie interessiert.
Self Service
Gruppen erstellen leicht gemacht
- Gruppen beantragen
- Lassen Sie ausgewählte Benutzer ihre Gruppen über das SoftForge Cockpit bestellen.
- Templates
- Stellen Sie den Benutzern ausgewählte Templates zur Verfügung.
- Namenskonventionen
- Definieren Sie Namenskonventionen, die direkt in die SharePoint URL einfliessen.
- Organisation und Koordinator
- Lassen Sie Anträge bei Bedarf direkt einer Organisationseinheit und einem Koordinator zuweisen.
- Genehmigung
- Prüfen Sie die Anträge über einen Genehmigungsprozess.
Zentraler Absprung
Teams übersichtlicher gestalten
- Übersicht
- Finden Sie Gruppen, auf die Sie berechtigt sind, direkt im SoftForge Cockpit.
- Favoriten
- Definieren Sie Gruppen, die Sie häufig nutzen als Favorit.
- Absprung
- Navigieren Sie direkt aus dem SoftForge Cockpit in einen Teams-Kanal, auf die SharePoint Website, oder auf einen Ordner innerhalb der Website.
- Berechtigungen
- Konsumieren und verwalten Sie die Berechtigungen direkt aus dem SoftForge Cockpit.
- Informationen
- Konsumieren und verwalten Sie die Gruppeninformationen direkt aus dem SoftForge Cockpit.
Templates
Verschiedene Gruppenvorlagen zur Auswahl
- Template nach Wahl
- Definieren Sie, ob Sie Organisations-, Projekt-, Arbeitsgruppen- oder SharePoint-only Templates benötigen.
- Eigenschaften
- Definieren Sie templatespezifische Eigenschaften wie Namenkonventionen, URL, ob die Gruppe mit oder ohne Teams erstellt werden oder welche Farbe die Gruppenkachel im SoftForge Cockpit haben soll.
- Berechtigungen
- Weisen Sie Templates spezifischen Benutzergruppen zu und definieren Sie damit, wer welche Templates sieht und zur Erstellung einer Gruppe nutzen kann.
Anwendungsfälle in der Praxis
Das SoftForge Cockpit eignet sich ideal für verschiedene Szenarien und Unternehmensgrössen. Typische Anwendungsfälle umfassen:
Projektmanagement-Teams
Schnelle Erstellung von Projektgruppen mit standardisierten Templates, automatischer Bereitstellung der benötigten SharePoint-Dokumentbibliotheken und Teams-Kanälen für strukturierte Projektarbeit.
Organisationseinheiten
Abteilungen können selbstständig Arbeitsgruppen beantragen, während die IT-Abteilung die Governance-Richtlinien und Namenskonventionen zentral definiert und überwacht.
Externe Kollaboration
Dank des Genehmigungsprozesses können auch Teams mit externen Partnern oder Kunden sicher eingerichtet werden, mit vollständiger Nachverfolgbarkeit und Kontrolle.
Compliance und Audit
Alle Gruppenanträge und Genehmigungen werden dokumentiert, was für Audits und Compliance-Prüfungen unerlässlich ist. Sie haben stets einen vollständigen Überblick über alle Provisionierungsaktivitäten.
Wissenstransfer
Durch die zentrale Übersicht finden neue Mitarbeitende schneller zu relevanten Projekten und Arbeitsgruppen, was den Onboarding-Prozess erheblich beschleunigt.
Integration in Ihre bestehende Infrastruktur
Das SoftForge Cockpit integriert sich nahtlos in Ihre bestehende Microsoft 365-Umgebung. Es funktioniert sowohl mit SharePoint Online als auch mit SharePoint On-Premises, sodass Sie flexibel bleiben, unabhängig davon, welche Variante Sie nutzen oder ob Sie eine hybride Lösung betreiben. Die Integration mit Microsoft Teams bedeutet, dass Ihre Mitarbeitenden nicht zusätzliche Tools erlernen müssen – sie arbeiten weiterhin in der gewohnten Microsoft 365-Umgebung, profitieren aber von den erweiterten Verwaltungs- und Navigationsmöglichkeiten des SoftForge Cockpits.
Die Lösung nutzt die bewährten Microsoft 365-APIs und -Dienste, was für höchste Sicherheit und Zuverlässigkeit sorgt. Alle Daten bleiben in Ihrer bestehenden Microsoft 365-Umgebung, es werden keine zusätzlichen Speicherorte oder Drittanbieter-Services benötigt. Dies vereinfacht nicht nur die Implementierung, sondern auch die Wartung und den Support.
Sicherheit und Berechtigungsmanagement
Sicherheit steht beim SoftForge Cockpit an oberster Stelle. Das feingranulare Berechtigungssystem ermöglicht es, genau zu steuern, wer welche Aktionen durchführen kann. Administratoren können definieren, welche Benutzer neue Gruppen beantragen dürfen, wer Genehmigungen erteilen kann und wer auf die Verwaltungsfunktionen zugreifen darf.
Die Berechtigungsverwaltung funktioniert bidirektional: Sie können Berechtigungen nicht nur im SoftForge Cockpit verwalten, sondern auch direkt in Microsoft Teams und SharePoint Sites anpassen. Diese zentrale Verwaltung reduziert Fehler und sorgt dafür, dass Berechtigungen konsistent und nachvollziehbar vergeben werden.
Technische Highlights
Das SoftForge Cockpit wurde von SoftForge AG, einem führenden Anbieter von Microsoft 365-Lösungen, entwickelt und wird kontinuierlich weiterentwickelt. Die Lösung basiert auf modernen Webtechnologien und bietet eine responsive Benutzeroberfläche, die auf allen Geräten optimal funktioniert – vom Desktop-Computer bis zum Tablet und Smartphone.
Die Architektur des SoftForge Cockpits ist darauf ausgelegt, auch in grossen Organisationen mit tausenden von Teams und Sites performant zu arbeiten. Intelligente Caching-Mechanismen und optimierte Abfragen stellen sicher, dass die Übersicht auch bei umfangreichen Umgebungen schnell und reaktionsschnell bleibt.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
- Unsere Teams- und SharePoint-Struktur ist unkontrolliert gewachsen — niemand hat mehr den Überblick. Was können wir tun?
- Unkontrolliertes Wachstum in Microsoft 365 ist in Enterprise-Unternehmen weit verbreitet: Teams ohne Namenskonventionen, SharePoint Sites ohne Struktur, IT-Abteilungen überhäuft mit manuellen Provisionierungsanfragen. Das SoftForge Cockpit schafft Ordnung: ein zentrales Dashboard, über das alle Teams, SharePoint Sites und Viva Engage-Gruppen übersichtlich verwaltet werden — mit Governance-Regeln, Templates und Berechtigungen, die Sie selbst definieren.
- Was leistet das SoftForge Cockpit konkret für unsere IT-Abteilung?
- Das SoftForge Cockpit entlastet Ihre IT durch kontrollierten Self-Service: Mitarbeitende beantragen neue Gruppen direkt im SoftForge Cockpit, die IT genehmigt nach definierten Regeln und Templates. Gleichzeitig erhalten IT-Verantwortliche eine vollständige Übersicht aller Arbeitsbereiche — mit direktem Absprung in Teams, SharePoint oder Viva Engage. Weniger manuelle Arbeit, mehr Kontrolle, bessere Governance.
- Was unterscheidet das SoftForge Cockpit von anderen Microsoft 365 Governance-Tools?
- Das SoftForge Cockpit wurde nicht am Reissbrett entworfen, sondern aus echten Herausforderungen in Enterprise-Umgebungen entwickelt. SoftForge verfügt über tiefes SharePoint-Know-how — Cloud und On-Premises — und liefert in Tagen, nicht Monaten. Sie erhalten keinen Softwareverkäufer, sondern einen erfahrenen Partner mit kurzen Entscheidungswegen und persönlichem Engagement.
- Funktioniert das SoftForge Cockpit auch in einer hybriden Microsoft 365-Umgebung?
- Ja. Das SoftForge Cockpit unterstützt sowohl SharePoint Online als auch SharePoint On-Premises — ein bewusster Vorteil gegenüber Anbietern, die ausschliesslich Cloud-Lösungen anbieten. SoftForge begleitet Sie unabhängig davon, wo Sie heute stehen und wohin Ihre IT-Strategie führt.
- Wie unterstützt das SoftForge Cockpit unsere Compliance- und Audit-Anforderungen?
- Jede Gruppenanfrage, jede Genehmigung und jede Provisionierung wird im SoftForge Cockpit dokumentiert und ist vollständig nachvollziehbar. Namenskonventionen und Templates werden zentral durchgesetzt, Berechtigungen konsistent vergeben. Für Audits haben Sie jederzeit einen lückenlosen Überblick — auch in Umgebungen mit Tausenden von Teams und Sites.
Kontaktieren Sie uns
Wir freuen uns darauf, Ihre Anforderungen kennenzulernen und Ihnen unsere Lösungen vorzustellen. Kontaktieren Sie uns gerne zur Terminvereinbarung.
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