Portale dei processi per SharePoint Online
Rendete accessibile a tutti i collaboratori il vostro sistema di gestione integrato (SGI) in Microsoft 365. Tramite la mappa dei processi interattiva trovano descrizioni di processo nonché direttive, modelli e checklist validi. I responsabili di processo curano i flussi in bozza e li pubblicano dopo l’approvazione — per una gestione efficiente della qualità e dei processi.
SharePoint OnlineIl vostro sistema di gestione — vivo invece che sparso.
Mappa dei processi, descrizioni dei processi e direttive sono la spina dorsale del vostro sistema di gestione. Il portale dei processi le porta in SharePoint in una forma che i collaboratori trovano e comprendono e che i responsabili aggiornano facilmente.
Grafiche di processo sparse
I processi esistono come disegni Visio, immagini, PDF o in sistemi di terzi — sparsi, disomogenei e con link che si rompono.
La ricerca non funziona
Chi cerca una direttiva o un processo lo trova solo se sa dove si trova.
Poco utilizzabile da mobile
Le grandi grafiche non si leggono né si usano su uno smartphone.
Ogni modifica = ridisegnare
Un processo nuovo o rinominato significa: adattare la grafica, esportarla, ricollegarla.
Configurare
Il setup integrato crea liste, TermSet, pagine e navigazione — operativi in pochi giorni.
- Setup guidato
- Modelli
Rappresentare
La mappa nasce dai vostri dati di processo, non da un disegno.
- Fasce e gruppi
- Caratteristiche e legenda
Descrivere
Scheda di processo, diagramma di flusso, ruoli e documenti di ogni processo su una pagina.
- Scheda di processo
- Diagramma di flusso
Controllare
Descrizioni e documenti vengono approvati, versionati e trovati tramite la ricerca.
- Approvazione
- Versioni
- Ricerca
Ogni funzione in dettaglio
Dalla mappa dei processi alla pagina di processo e al diagramma, fino all’approvazione e alla ricerca — passate direttamente al tema che vi interessa.
Generata, non disegnata
La mappa dei processi interattiva dai dati
Voi curate i processi in una lista — la mappa ne nasce automaticamente.
- Dalla lista dei processi alla mappa
- Processi nuovi, rinominati o rinumerati compaiono automaticamente sulla mappa. Si imposta un processo su «Attivo» — fatto, senza disegnare e senza strumenti grafici.
- Fasce, forme e caratteristiche
- Modelli a tre fasce, modelli a casa o catene del valore con frecce, case e scudi. Caratteristiche come la società diventano visibili con colore o badge, la legenda si crea automaticamente e i filtri attenuano ciò che non corrisponde. I modelli facilitano l’avvio.
- Utilizzabile anche da mobile
- Sugli schermi stretti la mappa passa a una vista lineare con sezioni comprimibili. Il testo resta testo — ricercabile e accessibile.
Lista dei processi
Attivare l’interruttore al 3.5Tutto su un processo
La pagina di processo con scheda
Ogni processo ha una pagina con intestazione, scheda di processo, flusso e documenti — dallo stesso modello, con la stessa struttura.
- Scheda di processo a colpo d’occhio
- Scopo, input e output, responsabilità, rischi e indicatori sono riuniti in modo strutturato. L’intestazione mostra numero, stato, versione, approvazione e prossima verifica.
- Collocazione e sottoprocessi
- Il percorso di navigazione e la catena di processo mostrano dove si trova il processo nella gerarchia. I processi principali rimandano ai sottoprocessi, che hanno una pagina propria.
- Responsabilità con un volto
- Ruolo, responsabile del processo e sostituto compaiono come schede persona. Il portale spiega le abbreviazioni dell’elenco abbreviazioni come tooltip.
Acquisire incarichi
Approvato · Versione 3- Responsabile del processo
- CEO
- Approvato
- 12.10.2026 · Q. Muster
- Prossima verifica
- Ottobre 2027
- Onere delle offerte stimato male
- Requisiti del cliente incompleti
- Tasso di successo delle offerte
- Tempo fino alla decisione
Passo dopo passo
Il diagramma dai passaggi di processo
Il diagramma viene generato dall’elenco dei passaggi — l’elenco resta l’unica fonte.
- Diagramma o tabella
- Decisioni, cicli, percorsi paralleli e rimandi ad altri processi sono rappresentabili. Chi preferisce una tabella passa alla tabella dei passaggi con un clic.
- Dettaglio del passaggio con ausili
- Un clic su un passaggio mostra punti chiave, ruolo, tempistica e i documenti, sistemi e strumenti associati — tutto in un unico posto.
- Il mio ruolo evidenziato
- Il filtro per ruolo evidenzia i passaggi rilevanti per una funzione — nel diagramma e nella tabella.
2.1 Acquisire incarichi
- Chiarire il bisogno del cliente
- Stimare l’onere a grandi linee
Controllato e tracciabile
Approvazione dei processi e controllo documentale
Nella vista lettore del portale i collaboratori vedono la versione approvata — i responsabili di processo lavorano in bozza.
- Approvazione con cronologia delle versioni
- Una descrizione di processo passa da Bozza, In verifica e Approvato. Con l’approvazione il portale salva la versione approvata, le versioni precedenti restano consultabili e un confronto mostra cosa è cambiato.
- Controllo documentale in SharePoint
- Direttive, modelli e checklist si trovano una sola volta in una libreria — con versionamento SharePoint, approvazione dei contenuti, validità e data di verifica. I campi obbligatori impediscono documenti incompleti.
- Assegnazione invece di link
- I documenti vengono assegnati a processi e passaggi tramite metadati, anche più volte. Non ci sono link che possano rompersi.
2.1 Acquisire incarichi
Approvato · Versione 3- ✓ Bozza
- 2 In verifica
- 3 Approvato
In verifica · Versione 4 — i lettori vedono ancora la versione 3.
ConfrontaTrovare invece di cercare
Navigatore dei processi e ricerca
La strada verso il processo o il documento giusto è breve — tramite l’albero o la ricerca.
- Navigatore dei processi
- L’albero dei processi con ricerca rapida per numero e titolo mostra i colori della mappa e porta direttamente alla pagina di processo.
- Ricerca con affinamenti
- La ricerca dei processi usa Microsoft Search sul vostro sito. Affinate per tipo, processo, tipo di documento o caratteristica, anche tramite il numero di processo.
- Facili da trovare, anche per Copilot
- Passaggi e scheda di processo sono testo strutturato in pagine e liste, i documenti portano metadati. Ciò che Microsoft 365 Copilot ne trova dipende dalle vostre autorizzazioni e dalla configurazione di ricerca; i processi senza pagina propria non compaiono come risultato di ricerca a sé.
- 1Direzione
- 2Erogazione dei servizi
- 2.1Acquisire incarichi
- 2.2Pianificare i progetti
- 3Supporto
- 2.1 Acquisire incarichiProcesso
Dalla richiesta del cliente alla consegna dell’incarico di progetto alla pianificazione.
- Modello offerta.docxDocumento
Modello · Processo 2.1 · Passaggio S20
- Direttiva offerte.pdfDocumento
Direttiva · Processo 2.1 · Passaggio S30
Impiego nel sistema di gestione integrato
Per gestione della qualità e sicurezza delle informazioni
Utilizzate il portale dei processi per mettere a disposizione in SharePoint Online i flussi e i documenti controllati del vostro sistema di gestione.
Gestione della qualità
Nella gestione della qualità secondo ISO 9001 i collaboratori trovano ad esempio l’istruzione di lavoro, il modello o la checklist validi direttamente nel processo e nel passaggio.
Sicurezza delle informazioni
Nella gestione della sicurezza delle informazioni secondo ISO/IEC 27001 potete ad esempio documentare il percorso di segnalazione degli incidenti di sicurezza con le responsabilità e mettere a disposizione la direttiva corrispondente nel processo.
Le norme servono da contesto di impiego. Il portale dei processi mette a disposizione descrizioni di processo, responsabilità, approvazioni e documenti controllati — non costituisce una dichiarazione di conformità a una norma né una certificazione.
I Suoi dati non lasciano il Suo tenant.
SoftForge Portale dei processi funziona interamente nel Suo ambiente Microsoft 365 — secondo le Sue direttive, nel Suo SharePoint e sviluppato in Svizzera.
- Tutto nel Suo tenant
- Nessuna informazione lascia il Suo tenant Microsoft 365. Tutti i dati restano interamente nel Suo ambiente.
- Valgono le Sue direttive
- SoftForge Portale dei processi segue le direttive e le policy di compliance del Suo tenant — nessuna eccezione, nessuna shadow IT.
- Dati in SharePoint
- Documenti e contenuti si trovano nelle Sue raccolte SharePoint — con le autorizzazioni che già gestisce.
- Completamente Swiss Made
- Interamente sviluppato in Svizzera — da SoftForge, il Suo partner software svizzero.
Poiché tutti i dati restano nel Suo tenant, si applicano automaticamente le Sue direttive in materia di governance, compliance e protezione dei dati.
FAQ
Domande frequenti
- Che cos’è il portale dei processi SoftForge e a chi si rivolge?
- Il portale dei processi rappresenta il sistema di gestione (SGI) della vostra organizzazione in SharePoint Online: mappa dei processi, pagine di processo con scheda e diagramma di flusso, documenti controllati, navigatore e ricerca. Si rivolge a responsabili qualità, processi e compliance che vogliono rendere il sistema di gestione reperibile per tutti i collaboratori e semplice da aggiornare per i responsabili di processo.
- Dobbiamo disegnare la mappa dei processi e i diagrammi di flusso?
- No. Voi curate i processi in una lista e i relativi passaggi in una lista dei passaggi — mappa dei processi e diagrammi di flusso vengono generati da esse. Questo vale anche se le vostre rappresentazioni dei processi oggi esistono come disegni Visio, immagini o in un altro sistema. Processi nuovi o rinominati e passaggi modificati compaiono senza modificare alcuna grafica. Per la mappa, modelli forniti (tre fasce, casa, catena del valore) e un editor con controllo di coerenza aiutano a costruirla; le modifiche avvengono prima come bozza e vengono pubblicate separatamente.
- Quanto tempo ci vuole per essere operativi?
- Il setup integrato crea da solo gruppo di termini, liste, libreria, viste, gruppi di autorizzazioni, pagine, modello di pagina e navigazione — in modo additivo e ripetibile a piacere. Come opzione è disponibile un contenuto di esempio per provare. Con un modello un nuovo portale è pronto in pochi giorni, senza adattamenti del codice.
- Dove si trovano i dati e come sono protetti?
- Tutto si trova nel vostro tenant Microsoft 365: liste, libreria e Term Store. Il portale non richiede risorse Azure, autorizzazioni API né servizi esterni; i WebPart lavorano con le autorizzazioni dell’utente connesso. Nella vista lettore del portale i collaboratori vedono la versione approvata, mentre le bozze delle pagine sono visibili solo a chi può modificare. Importante da sapere: non ci sono autorizzazioni a livello di elemento — chi apre direttamente una lista in SharePoint vede anche voci non ancora approvate. Le liste Processi e Passaggi di processo sono quindi escluse dalla ricerca.
- Per quali sistemi di gestione è adatto il portale dei processi?
- Viene tipicamente impiegato nella gestione della qualità secondo ISO 9001 e nella gestione della sicurezza delle informazioni secondo ISO/IEC 27001: flussi e responsabilità vengono documentati, direttive, modelli e checklist sono messi a disposizione in modo controllato e le approvazioni sono salvate in modo tracciabile. Il portale dei processi fornisce questi contenuti; non garantisce conformità a una norma né certificazione. Gestione degli audit, trattamento dei rischi e dichiarazione di applicabilità (SoA) non fanno parte delle funzioni.
- Quali sono i requisiti e funziona con SharePoint On-Premises?
- Il portale dei processi è sviluppato per SharePoint Online (Microsoft 365) e viene distribuito come app nel catalogo app del tenant. Per il portale si consiglia un sito di comunicazione. SharePoint Server (On-Premises) non è supportato nella versione attuale. L’interfaccia è disponibile in tedesco e inglese, con tema chiaro e scuro.
- Il portale può essere combinato con altri prodotti SoftForge?
- Nella versione attuale i documenti vengono controllati con le funzioni standard di SharePoint per versionamento e approvazione dei contenuti. L’integrazione della soluzione SoftForge per il controllo documentale esteso con workflow di approvazione e della Read Confirmation è prevista come ampliamento. Contattateci se pianificate questa combinazione.
Richiedere una demo del portale dei processi
Con l’esempio «Acquisire incarichi» vi mostriamo come la mappa nasce dalla vostra lista dei processi, come i collaboratori trovano il modello valido e come viene approvata una descrizione di processo.
- Indirizzo
- Spittel 5
3953 Leuk-Stadt - Telefono
- +41 76 393 79 00
- info@softforge.ch