Read Confirmation – conferma di lettura dei documenti
Disponibile per
Microsoft Teams
SharePoint Online
SharePoint On-Premises
Microsoft TeamsSharePoint OnlineSharePoint On-PremisesLa nostra soluzione Read Confirmation offre ai Suoi collaboratori un modo semplice per confermare la lettura dei documenti. Inoltre può definire gruppi di lettura che identificano automaticamente i documenti da leggere per determinati collaboratori e li segnalano come lettura obbligatoria.
Le funzionalità di Read Confirmation
Dalla semplice conferma dei documenti direttamente nella raccolta fino alla definizione dettagliata di gruppi di lettura composti da documenti e collaboratori — ecco cosa offre il nostro Read Confirmation:
- Conferma di lettura semplice dei documenti:
- Read Confirmation è integrato direttamente nelle raccolte documenti di SharePoint. Un semplice sistema a semaforo Le mostra subito lo stato dei documenti.
- Modifiche di versione sotto controllo:
- Non appena viene creata una nuova versione di un documento, può stabilire se la nuova versione debba essere riletta oppure se sia invariata nel contenuto e quindi non debba essere confermata di nuovo.
- I miei documenti da leggere:
- Una web part dedicata raccoglie dall’intera piattaforma esclusivamente i documenti che il singolo collaboratore deve leggere.
- Gruppi di lettura:
- Crei gruppi di lettura composti da documenti e collaboratori in base a criteri specifici. Per questo insieme vengono creati automaticamente gli incarichi di lettura.
- Analisi:
- Monitori l’avanzamento delle conferme di lettura — dal grado di lettura dei gruppi di lettura definiti fino ai singoli documenti e collaboratori che ne fanno parte.
- Scalabilità:
- L’architettura di Read Confirmation supporta anche grandi volumi di documenti. Migliaia di documenti con numerose versioni possono così essere confermati da migliaia di collaboratori.
Rapido & intuitivo
Conferma di lettura attiva e passiva
- Conferma di lettura attiva:
- I Suoi collaboratori possono confermare la lettura di ogni documento direttamente nella raccolta documenti. I documenti letti la cui versione è ancora attuale vengono contrassegnati con un semaforo verde.
- Nuove versioni modificate nel contenuto?
- Non ogni nuova versione di un documento deve essere subito confermata di nuovo come letta. Contrassegni i documenti come invariati nel contenuto e la conferma di lettura resta valida.
- Conferma di lettura passiva:
- Crei gruppi di lettura per definire i documenti da leggere. Questi vengono contrassegnati con un semaforo rosso per i collaboratori che fanno parte del relativo gruppo di lettura.
Definire i documenti da leggere
Definizione dei gruppi di lettura
- Stabilire i documenti da leggere:
- Filtri e trovi i documenti in base ai loro metadati. La ricerca e la visualizzazione diretta dei documenti corrispondenti La aiutano a identificare quelli corretti. Salvi questi metadati in un gruppo di lettura.
- Collaboratori tramite gruppi AD:
- Per ogni gruppo di lettura può indicare uno o più gruppi AD, i cui membri vengono quindi inseriti nel gruppo di lettura. Per questi collaboratori i documenti definiti vengono visualizzati come documenti da leggere.
- Sempre aggiornato:
- Read Confirmation verifica automaticamente gli elementi aggiunti o eliminati all’interno del gruppo di lettura. I nuovi documenti caricati con questi metadati vengono inseriti automaticamente nel gruppo di lettura.
La vista personale dei Suoi collaboratori:
I miei documenti da leggere
- Una web part dedicata per i Suoi collaboratori:
- Una web part specifica mostra i documenti da leggere dell’utente connesso. Posizioni questa web part in evidenza sulla pagina iniziale o nell’area personale del collaboratore.
- Confermare con un clic:
- Il collaboratore vede a colpo d’occhio tutti i documenti di cui deve confermare la lettura, nonché la data in cui ciascun documento entra in vigore.
- Filtri dettagliati:
- Il collaboratore può aprire una vista dettagliata, ordinare e filtrare le conferme di lettura in sospeso. Può anche visualizzare i documenti già confermati.
FAQ
Domande frequenti
- Come possiamo assicurarci che documenti importanti come direttive o istruzioni di sicurezza siano stati davvero letti da tutti i collaboratori?
- Molte aziende risolvono ancora questo problema con conferme via e-mail o elenchi cartacei — un metodo oneroso, difficile da valutare e poco affidabile ai fini della revisione. SoftForge Read Confirmation si integra direttamente nelle Sue raccolte documenti SharePoint: i collaboratori confermano la lettura con un clic, HR e compliance ottengono una valutazione completa e verificabile — senza strumenti aggiuntivi e senza ulteriori oneri di formazione.
- Perché SoftForge Read Confirmation è particolarmente adatto alle aziende svizzere?
- Read Confirmation è stato sviluppato per il mercato svizzero — sulla base dei requisiti della LPD svizzera e del GDPR. Tutti i dati restano nel Suo tenant Microsoft 365; nessun dato viene trasferito a server esterni. Da anni SoftForge è un partner di fiducia di clienti enterprise svizzeri nei settori sanitario, della formazione e dell’industria.
- Quanto tempo richiede l’introduzione di Read Confirmation nella nostra azienda?
- SoftForge fornisce Read Confirmation in pochi giorni, non in mesi — integrato direttamente nel Suo ambiente SharePoint esistente. Nessun progetto di introduzione complesso, nessuna nuova piattaforma software. SoftForge La accompagna come partner dal primo colloquio fino al go-live e oltre.
- Per quali settori e requisiti di compliance è concepito Read Confirmation?
- Read Confirmation è particolarmente rilevante per i settori regolamentati: sanità e farmaceutica (istruzioni per i pazienti, documentazione GMP), banche e assicurazioni (direttive di compliance), pubblica amministrazione e reparti HR (regolamenti del personale, istruzioni di sicurezza). Offre una documentazione giuridicamente sicura della presa di conoscenza, conforme ai requisiti svizzeri ed europei in materia di protezione dei dati.
- Read Confirmation funziona anche con SharePoint on-premises?
- Sì. SoftForge Read Confirmation supporta SharePoint Online (Microsoft 365) e SharePoint on-premises (SharePoint Server Subscription Edition). Questo know-how approfondito su SharePoint — anche in ambienti ibridi e meno recenti — è un vantaggio centrale di SoftForge rispetto ai fornitori che offrono esclusivamente soluzioni cloud native.
01
02
03
04
05
Ci contatti
Saremo lieti di conoscere le Sue esigenze e di presentarLe le nostre soluzioni. Non esiti a contattarci per fissare un appuntamento.
- Indirizzo
- Spittel 5
3953 Leuk-Stadt - Telefono
- +41 76 393 79 00
- info@softforge.ch