Meeting Management pour Teams et SharePoint
Planifier, conduire et documenter vos séances efficacement — directement dans Microsoft Teams et SharePoint. Pratique au quotidien, rapide à prendre en main, de l’assistanat à la direction générale.
Microsoft Teams
SharePoint Online
SharePoint On-PremisesD’un travail dispersé à un processus de séance continu
Préparation, procès-verbaux, tâches en suspens, décisions — aujourd’hui souvent répartis entre de nombreux outils. SoftForge Meeting Management réunit l’ensemble du cycle de vie en un seul endroit : directement dans Microsoft Teams et SharePoint.
Des heures de préparation
Rassembler à la main, à chaque fois, l’ordre du jour, les invitations et les documents.
Des procès-verbaux faits main
Retranscrire les décisions, les mettre en forme et les distribuer péniblement à tous.
Envoyer les tâches en suspens
Les tâches ouvertes se perdent dans les boîtes de réception et les notes éparses.
Des décisions impossibles à retracer
Les décisions prises entre les séances sont laborieuses et difficiles à retracer.
Des documents éparpillés
Des fichiers répartis entre lecteurs, e-mails et outils — avec un chaos permanent des versions.
Des solutions isolées
Des outils séparés, sans lien avec Teams et SharePoint, créent de nouveaux silos de données.
Préparer
Planifier l’ordre du jour et mettre les documents à disposition — de manière structurée et réutilisable.
- Ordre du jour par glisser-déposer
- Saisie automatique IA
- Documents dans SharePoint
Conduire
Participants, rôles et rendez-vous sous contrôle — salles et réunions Teams comprises.
- Rôles et présences
- Salles via Exchange
- Rendez-vous Teams
Décider
Voter de manière juridiquement contraignante — en séance ou par voie de circulation.
- Votes eDecide
- Décisions par voie de circulation
- Décision automatique
Assurer le suivi
Procès-verbaux, tâches et rappels automatiques — sans aucun travail supplémentaire.
- Procès-verbal en un clic
- Tâches en suspens dans Planner
- Rappels
Chaque fonctionnalité en détail
De la planification de l’ordre du jour aux nouvelles fonctionnalités de la v6 — utilisez la navigation à gauche pour accéder directement au sujet qui vous intéresse.
Rapide et intuitif
Planification simple des séances
Composez rapidement et simplement votre ordre du jour à partir de points, de blocs thématiques et de pauses.
- Planification par glisser-déposer
- Déplacez les points de l’ordre du jour par glisser-déposer ou placez-les dans des blocs thématiques. La numérotation et les horaires sont calculés automatiquement.
- Points non planifiés
- Intégrez des points non planifiés à la séance — ou retirez-les — en un tour de main.
- Points souhaités
- Chacun peut soumettre des points à l’ordre du jour et indiquer, en option, la séance souhaitée.
Ajouter, inviter, informer
Gestion des participants aux séances
Ajoutez des participants, attribuez des rôles et saisissez les absences.
- Ajout simplifié
- Les participants reçoivent automatiquement les autorisations nécessaires et ont accès à la séance.
- Attribuer des rôles
- Désignez la présidence et la personne chargée du procès-verbal — qui apparaissent au bon endroit dans le procès-verbal généré.
Rester dans le flux
Les tâches en suspens toujours sous contrôle
Créez des tâches en suspens directement depuis un point de l’ordre du jour et gardez un œil sur tous les points ouverts.
- Directement sur le point
- Saisissez une tâche directement sur le point de l’ordre du jour, sans perdre le contexte.
- Vue d’ensemble des tâches
- Affichez les tâches en suspens de la séance ou de toutes les séances et reprenez-les dans le procès-verbal.
- Connexion avec Planner
- Activez la synchronisation avec Microsoft Planner.
Documents de séance et pièces jointes
Gestion documentaire simplifiée
Gardez en permanence une vue d’ensemble de tous les documents de séance et des pièces jointes aux points de l’ordre du jour.
- Pièces jointes et documents de séance
- Ajoutez des documents aux points de l’ordre du jour ou à l’ensemble de la séance par glisser-déposer ou téléversement.
- Synchronisation via OneDrive
- Tous les documents sont enregistrés dans des bibliothèques SharePoint et peuvent être synchronisés via OneDrive.
Génération de documents simplifiée
Ordres du jour et procès-verbaux
Générez automatiquement ordres du jour et procès-verbaux à partir de vos propres modèles Word — contenu et mise en page entièrement personnalisables.
- En quelques clics
- Générez des procès-verbaux ou des ordres du jour au format Word ou PDF.
- Classement automatique
- Enregistrez les documents générés directement dans la séance — fini les envois fastidieux.
- Vos propres modèles
- Utilisez vos propres modèles Word — également centralisés pour toutes les instances de gestion des séances.
Décisions numériques
Votes et décisions par voie de circulation
Tranchez les points de l’ordre du jour par voie électronique — avant la séance ou entièrement par voie de circulation.
- eDecide – vote en amont de la séance
- Oui / « Discussion demandée » / Abstention avec logique de quorum. Les points incontestés sont réglés avant la séance, les points litigieux reviennent automatiquement en discussion.
- Décisions par voie de circulation
- Des décisions juridiquement contraignantes entre les séances — avec leur propre procès-verbal de décision par voie de circulation.
- Reprise automatique des décisions
- Les propositions acceptées sont inscrites directement dans la décision du point de l’ordre du jour.
Outlook et Teams
Intégration Exchange
Réservez des salles et créez des rendez-vous directement depuis la séance.
- Salles et rendez-vous
- Réservez de véritables salles Exchange et créez un rendez-vous Outlook avec lien Teams pour tous les participants.
- Statut des réponses en un coup d’œil
- Les acceptations et refus des participants apparaissent directement dans la liste des membres.
Intelligence artificielle
Saisie automatique par IA pour les points de l’ordre du jour
Faites prérédiger le contenu des points de l’ordre du jour en un clic — et gagnez du temps dans la préparation.
- Du contenu en un clic
- Générez le contenu, la proposition ou la décision sous forme de première version rédigée, que vous affinez ensuite.
Gestion des dossiers de bout en bout
Liaison de dossiers au-delà des sites
Reliez des affaires à des dossiers situés sur d’autres sites SharePoint — sans dupliquer les fichiers.
- Lier le dossier d’origine
- Référencez un dossier de projet ou d’affaire existant sur un autre site.
- Échanger des documents
- Copiez ou déplacez des documents entre le dossier de séance et le dossier d’origine.
Vos données ne quittent pas votre tenant.
Meeting Management fonctionne entièrement dans votre environnement Microsoft 365 — selon vos directives, dans votre SharePoint et développé en Suisse.
- Tout reste dans votre tenant
- Aucune information ne quitte votre tenant Microsoft 365. Toutes les données restent entièrement dans votre propre environnement.
- Vos directives s’appliquent
- Meeting Management respecte les directives et les règles de conformité de votre tenant — pas de traitement particulier, pas de shadow IT.
- Données dans SharePoint
- Les documents et contenus sont stockés dans vos bibliothèques SharePoint — avec les autorisations que vous gérez déjà.
- Entièrement Swiss Made
- Entièrement développé en Suisse — par SoftForge, votre partenaire logiciel suisse.
Comme toutes les données restent dans votre tenant, vos propres exigences en matière de gouvernance, de conformité et de protection des données s’appliquent automatiquement.
FAQ
Questions fréquentes
- Chez nous, la préparation des séances prend énormément de temps — comment SoftForge Meeting Management peut-il changer cela ?
- De nombreuses entreprises consacrent des heures à préparer manuellement leurs séances : établir l’ordre du jour, distribuer les documents, rédiger les procès-verbaux, assurer le suivi des tâches en suspens. SoftForge Meeting Management automatise précisément ces étapes — directement dans Microsoft Teams et SharePoint, là où votre équipe travaille déjà. Résultat : moins de travail de préparation, des procès-verbaux professionnels en un clic et davantage de temps pour l’essentiel.
- En combien de temps Meeting Management peut-il être déployé dans notre entreprise ?
- SoftForge met en place Meeting Management en quelques jours, pas en plusieurs mois. La solution est intégrée directement à votre environnement Microsoft 365 existant — sans projet qui s’étire sur des mois. SoftForge vous accompagne en tant que partenaire, du recueil des besoins jusqu’à la mise en production et au-delà.
- Pourquoi SoftForge plutôt qu’une autre solution de gestion des réunions ?
- Les autres solutions ne sont pas intégrées à Microsoft Teams et SharePoint — elles créent de nouveaux silos de données et des besoins de formation supplémentaires. SoftForge Meeting Management est né de besoins réels de nos clients et fonctionne directement dans l’environnement que vos collaborateurs utilisent au quotidien. SoftForge est une équipe expérimentée et spécialisée, dotée d’une solide expertise SharePoint : circuits de décision courts, engagement personnel, mise en œuvre fiable.
- Meeting Management prend-il aussi en charge SharePoint On-Premises ?
- Oui. SoftForge Meeting Management est disponible aussi bien pour SharePoint Online (Microsoft 365) que pour SharePoint On-Premises (SharePoint Server Subscription Edition). SoftForge vous accompagne quelle que soit votre stratégie informatique — de l’on-premises au cloud.
- Quelles entreprises utilisent déjà SoftForge Meeting Management ?
- Meeting Management est utilisé par de grandes entreprises des secteurs de la santé, de la formation et d’autres branches. La solution a été développée à partir de projets clients réels, est disponible sur Microsoft AppSource et a fait ses preuves dans des environnements d’entreprise complexes.
Contactez-nous
Nous nous réjouissons de découvrir vos besoins et de vous présenter nos solutions. N’hésitez pas à nous contacter pour convenir d’un rendez-vous.
- Adresse
- Spittel 5
3953 Leuk-Stadt - Téléphone
- +41 76 393 79 00
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