MECOSI – Contrats d’entreprise numériques
Microsoft Teams
SharePoint OnlineUne soumission sans papier, de l’appel d’offres à l’archivage
MECOSI est l’application sur mesure de la Genossenschaft Migros Zürich (GMZ) pour le traitement entièrement numérique des contrats d’honoraires et d’entreprise dans les projets de construction. Depuis son introduction en mars 2022, environ 750 contrats d’honoraires et d’entreprise ainsi que jusqu’à 6’000 signatures sont traités chaque année sans papier — directement dans Microsoft Teams et SharePoint Online.
- Tableau de bord des soumissions :
- Vue d’ensemble centralisée de tous les appels d’offres par projet de construction — avec statut, soumissionnaires et accès direct à tous les documents.
- Gestion des soumissionnaires :
- Sélection, invitation et gestion des soumissionnaires directement dans l’application — en interne comme en externe.
- Comparaison des prix :
- Comparaison automatisée des prix des offres déposées pour des décisions d’adjudication fondées.
- Signature électronique avec DocuSign :
- Les projets de contrat sont générés automatiquement et envoyés pour signature électronique via une enveloppe DocuSign.
- Intégration à Teams :
- L’application est intégrée directement sous forme d’onglet Teams dans les espaces de travail des projets de construction — aucun changement de système nécessaire.
- Archivage dans D3 :
- Les contrats signés sont automatiquement archivés dans le système de gestion documentaire d.velop D3.
- Avenants (Supplements) :
- Les modifications et compléments de contrat sont saisis de manière structurée sous forme d’avenants et approuvés numériquement.
- Piste d’audit complète :
- Chaque action du processus est consignée dans le panneau d’historique — pour une transparence et une conformité sans faille.
- Accès basé sur les rôles :
- Autorisations différenciées pour les collaborateurs internes et les soumissionnaires externes, avec connexion à Azure AD.
Tableau de bord des soumissions dans l’onglet Teams
- Toutes les soumissions en un coup d’œil :
- Intégré directement dans l’espace de travail Teams du projet de construction — soumissions regroupées par appel d’offres, avec statut, montant et prix net par soumissionnaire.
- Tout le processus en un clic :
- Inviter, négocier, approuver, recommander, adjuger et créer le contrat — toutes les étapes directement dans la barre de commandes.
Formulaire de contrat avec intégration DocuSign
- Positions et prix :
- Descriptif des prestations avec toutes les positions, quantités, prix unitaires et rabais — le total net est calculé automatiquement.
- Signature électronique directement dans le processus :
- L’enveloppe DocuSign est générée et envoyée automatiquement. Le statut de chaque signataire (GMZ, chef de projet, entrepreneur) est visible à tout moment.
Processus
Le processus en un coup d’œil
- 1Appel d’offres
Les responsables de projet créent un appel d’offres dans le tableau de bord et définissent les prestations à adjuger.
- 2Inviter les soumissionnaires
Les prestataires appropriés sont sélectionnés dans le répertoire central des soumissionnaires et invités directement via le système.
- 3Offres et comparaison des prix
Les offres reçues sont saisies dans le système et automatiquement mises en regard dans la comparaison des prix.
- 4Adjudication et recommandation
Après approbation et recommandation internes, la décision d’adjudication est documentée et validée.
- 5Génération du contrat
Les contrats d’honoraires, d’entreprise ou de vente sont générés automatiquement à partir de modèles enregistrés.
- 6Signature numérique
Le contrat est envoyé sous forme d’enveloppe DocuSign — toutes les parties signent numériquement, sans rupture de support.
- 7Archivage
Le contrat signé est automatiquement archivé dans D3 et peut être retrouvé à tout moment de manière inaltérable.
Des chiffres qui convainquent
Chaque année, Migros Zürich conclut environ 750 contrats d’honoraires et d’entreprise pour ses projets de construction. Avec MECOSI, jusqu’à 6’000 signatures sont traitées numériquement — sans papier, sans transmission manuelle, sans rupture de support. Depuis l’introduction complète en avril 2023, toutes les étapes de travail sous-jacentes peuvent être réalisées en un clic.
Technologie
MECOSI repose sur Microsoft 365 et est entièrement intégré à l’infrastructure existante de la GMZ :
- SPFx (SharePoint Framework) avec React et TypeScript pour le tableau de bord et le formulaire de contrat
- Microsoft Teams comme environnement de travail principal — l’application est intégrée directement dans les équipes des projets de construction
- Azure App Service pour le back-end d’onboarding (ASP.NET Core)
- Power Automate pour les flux d’approbation
- DocuSign pour la signature électronique
- d.velop D3 pour l’archivage à valeur probante
- PnPjs et Office UI Fabric React comme base de développement
Le développement a duré plus de deux ans et a été mené de manière agile — en étroite collaboration avec le Product Owner et les chefs de projet de la GMZ ainsi qu’avec l’équipe de développement de SoftForge AG.
Contactez-nous
Nous nous réjouissons de découvrir vos besoins et de vous présenter nos solutions. N’hésitez pas à nous contacter pour convenir d’un rendez-vous.
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- Spittel 5
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