Controlled Documents pour Microsoft SharePoint
La maîtrise documentaire directement dans Microsoft SharePoint — approbation contrôlée, cycles de révision automatiques et preuves inaltérables. Conforme aux normes, sans système parallèle ni migration de données.
SharePoint Online
SharePoint On-PremisesLes documents non maîtrisés sont un risque sous-estimé
Versions obsolètes, approbations par e-mail, dates de révision oubliées — dans les environnements réglementés, cela se traduit directement par des risques lors des audits. Ces situations vous sont-elles familières ?
Quelle version fait foi ?
Plusieurs versions circulent — personne ne sait avec certitude laquelle est actuelle et valide.
Approbation par e-mail
Les approbations passent par des chaînes d’e-mails. Qui a approuvé, et quand ? Difficile à prouver lors d’un audit.
Dates de révision oubliées
Des documents arrivent à échéance sans que personne ne soit informé. Des contenus obsolètes restent en circulation.
Responsabilités floues
Qui est responsable, qui peut modifier ? Sans système, il n’existe aucune réponse fiable.
Certification compromise
ISO, GMP et SanaCERT exigent une maîtrise documentaire démontrable — faute de quoi des écarts sont à craindre.
Recherches infructueuses
Les documents sont dispersés sur des lecteurs réseau et dans des e-mails. Les retrouver relève de la chance.
De la création à la version valide
Entièrement automatisé et traçable — chaque étape est documentée de manière inaltérable.
- 01
Créer
L’auteur crée le document à partir d’un modèle — sous forme de brouillon, pas encore visible.
- 02
Publier
Demander la publication en un clic, choisir l’intervalle de révision et saisir un commentaire.
- 03
Consulter
Inviter en option des experts à donner leur avis — en parallèle du processus d’approbation.
- 04
Approuver
Les approbateurs reçoivent une tâche par e-mail et décident, avec un commentaire facultatif.
- 05
Valide
Approuvé et immédiatement visible pour toutes les personnes autorisées — avec date et approbateur consignés.
- 06
Réviser
Le système calcule la prochaine date de révision et envoie automatiquement un rappel avant l’échéance.
En cas de refus, le workflow est interrompu et toutes les personnes concernées sont informées — après remaniement, le processus redémarre, sans coordination manuelle.
Tout pour une maîtrise documentaire professionnelle
Processus d’approbation piloté
Les documents sont approuvés selon un workflow d’approbation défini. Toutes les décisions sont enregistrées de manière inaltérable.
Cycle de révision automatique
Chaque document reçoit un intervalle de révision configurable (6 à 24 mois) et fait l’objet d’un rappel automatique avant l’échéance.
Processus de consultation
Des experts d’autres services donnent leur avis avant l’approbation — comme preuve pour les audits.
Traçabilité complète
Toutes les versions, tous les approbateurs, vérificateurs et commentaires sont enregistrés sans lacune avec le document.
Concept d’autorisations basé sur les rôles
Séparation claire entre auteurs, approbateurs et lecteurs. Les droits temporaires sont attribués et retirés automatiquement.
Intégration SharePoint native
Aucun système parallèle — la solution fonctionne directement dans SharePoint, sous forme d’extension avec boutons dans le ruban et web parts.
Approbation contrôlée
Workflow d’approbation à plusieurs niveaux
Chaque document passe par un processus d’approbation défini avant d’être visible pour les collaborateurs — configurable par type de document.
- Approbation à plusieurs niveaux
- Un ou plusieurs approbateurs — tous doivent approuver, ou la première approbation suffit. Configurable par type de document.
- Attribution automatique des tâches
- Les approbateurs reçoivent une tâche par e-mail avec un lien direct — aucune connexion au système nécessaire.
- Journalisation inaltérable
- Qui a décidé quoi, et quand — tout est enregistré de manière traçable dans l’historique des versions.
Toujours à jour
Cycle de révision automatique
Les documents approuvés sont vérifiés à intervalles réguliers quant à leur actualité. Le système pilote l’ensemble du cycle — sans suivi manuel.
- Intervalle de révision au choix
- Configurable par document (6, 12 ou 24 mois). La prochaine date de révision est calculée automatiquement.
- Rappel automatique
- Peu avant l’échéance, les responsables reçoivent un e-mail — les dates de révision oubliées appartiennent au passé.
- Révision en un clic
- Si le document est toujours d’actualité, une simple confirmation suffit — la prochaine date de révision est immédiatement redéfinie.
Avis d’experts
La consultation comme preuve d’audit
Avant l’approbation, des experts d’autres services peuvent être invités à donner leur avis — en parallèle et indépendamment du workflow d’approbation.
- Invitation flexible
- Invitez autant de personnes que vous le souhaitez à la consultation. Elles reçoivent des droits de modification temporaires sur le document.
- Retours structurés
- Les personnes consultées peuvent accepter, ou refuser avec un commentaire — de manière claire et traçable.
- Preuve pour les audits
- Tous les retours sont enregistrés avec le document — comme preuve de l’implication des services concernés.
Preuves complètes
Métadonnées et gestion des versions
Chaque document comporte des métadonnées structurées, remplies automatiquement par le workflow. Les saisies manuelles sont réduites au strict nécessaire.
- Métadonnées remplies automatiquement
- Approuvé par, date de révision, champ d’application, initiales de tous les intervenants — le tout sans saisie manuelle.
- Gestion des versions native SharePoint
- Les versions majeures et mineures sont intégralement conservées — archivage inaltérable sans effort supplémentaire.
- Accessible via la recherche SharePoint
- Par titre, type de document, champ d’application et plus encore — fini les recherches sur des lecteurs dispersés.
Aucun système parallèle. Tout dans Microsoft 365.
Un choix délibéré en faveur de l’intégration native plutôt que d’une solution isolée — vos données restent dans votre environnement SharePoint, gérées via vos groupes Azure AD existants.
Pas de changement de système
Les collaborateurs travaillent dans l’environnement qu’ils connaissent. Aucune courbe d’apprentissage, aucun problème d’adhésion.
Une seule connexion pour tout
Authentification via Azure Active Directory — pas de mot de passe séparé, pas de système supplémentaire.
Vos données restent chez vous
Tous les documents et métadonnées se trouvent dans votre environnement SharePoint — aucune donnée dans des systèmes tiers.
Évolutif
Le module évolue avec votre organisation. De nouveaux services ou sites s’intègrent facilement.
Recherche fluide
Les documents sont accessibles via la recherche SharePoint — par titre, type, champ d’application et plus encore.
Utilisation mobile
Accessible depuis n’importe quel navigateur et l’application SharePoint Mobile — même en déplacement.
Gestion centralisée des autorisations
Pilotage via les groupes Azure AD existants — pas de gestion parallèle.
Archivage inaltérable
SharePoint enregistre automatiquement toutes les versions — un historique complet sans effort supplémentaire.
Les exigences sont claires — nous y répondons
ISO 9001:2015
Gestion de la qualitéLe chapitre 7.5 exige des informations documentées avec preuve de leur création, approbation, modification et diffusion — entièrement couvert.
ISO 13485:2016
Dispositifs médicauxMaîtrise documentaire stricte : versions, approbations, retrait des documents obsolètes. Le cycle de vie est entièrement couvert.
GMP · FDA 21 CFR Part 11
Industrie pharmaceutiqueSignatures électroniques et pistes d’audit sont obligatoires. Toutes les décisions sont consignées avec horodatage, utilisateur et commentaire.
SanaCERT · JACIE
Santé en SuisseLes normes d’accréditation exigent une maîtrise documentaire structurée et traçable. Client de référence : Kantonsspital St. Gallen.
« Nous ne voulions pas d’une énième solution isolée. Avec SoftForge Controlled Documents, nous disposons d’une solution propre, directement dans SharePoint — nos collaborateurs n’ont rien eu à apprendre de nouveau. »
Partout où les documents doivent faire foi
Santé
Les hôpitaux et cliniques sont soumis à des exigences strictes en matière de documentation des processus et des standards.
- Instructions de travail et SOP
- Directives médicales
- Documents qualité
- Formulaires et checklists
Pharma et industrie
Une documentation conforme aux GMP n’est pas facultative. Le module fournit des preuves électroniques complètes.
- Instructions de contrôle et de travail
- Processus de production et SOP
- Dossiers de lot
- Documents réglementaires
Administration et services
Même en dehors des secteurs réglementés, une maîtrise documentaire structurée apporte clarté et gouvernance.
- Directives et règlements
- Organigrammes et concepts
- Politiques d’entreprise
- Documents de conformité
FAQ
Questions fréquentes
- Que sont les « documents maîtrisés » et pourquoi avons-nous besoin d’une solution ?
- Les documents maîtrisés (ou contrôlés) sont des documents qui doivent être créés, vérifiés, approuvés et tenus à jour selon un processus défini — par exemple des directives, des SOP ou des instructions de travail. SoftForge Controlled Documents automatise précisément ce cycle de vie directement dans Microsoft SharePoint : approbation contrôlée, traçabilité complète, archivage inaltérable et cycles de révision structurés. Vos collaborateurs travaillent ainsi toujours avec la version actuelle et valide.
- Devons-nous introduire un nouveau système ou migrer des données ?
- Non. La solution est réalisée sous forme d’extension SharePoint native et fonctionne directement dans votre environnement Microsoft 365 existant — avec des boutons dans le ruban et des web parts. Pas de système parallèle, pas de connexion séparée, pas de migration de données. Tous les documents et métadonnées restent dans votre SharePoint.
- Quelles normes et certifications sont prises en charge ?
- Le module couvre les exigences relatives aux informations documentées des normes ISO 9001, ISO 13485, GMP / FDA 21 CFR Part 11 ainsi que des standards suisses de la santé SanaCERT et JACIE. Toutes les décisions sont consignées de manière inaltérable avec horodatage, utilisateur et commentaire — une piste d’audit complète en un clic.
- La solution fonctionne-t-elle aussi avec SharePoint On-Premises ?
- Oui. Controlled Documents est disponible aussi bien pour SharePoint Online (Microsoft 365) que pour SharePoint Server (SPSE) On-Premises. SoftForge vous accompagne quelle que soit votre stratégie informatique.
- Où nos données restent-elles ?
- Entièrement dans votre propre environnement SharePoint. Tous les documents, versions et métadonnées sont stockés dans des listes et bibliothèques SharePoint — aucun système externe, aucune exportation de données vers des solutions tierces.
- En combien de temps le module peut-il être mis en place ?
- Le déploiement s’effectue à l’échelle du tenant via le catalogue d’applications SharePoint — sans activation manuelle site par site. Dans la pratique, la mise en place est possible en quelques semaines plutôt qu’en plusieurs mois. SoftForge vous accompagne de la collecte des besoins à la mise en production, en passant par la configuration.
Contactez-nous
Prêt pour une maîtrise documentaire structurée ? Nous vous présentons le module lors d’une démo en direct dans votre propre environnement SharePoint.
- Adresse
- Spittel 5
3953 Leuk-Stadt - Téléphone
- +41 76 393 79 00
- info@softforge.ch