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Gelenkte Dokumente für Microsoft SharePoint
Dokumentenlenkung direkt in Microsoft SharePoint — kontrollierte Freigabe, automatische Prüfzyklen und revisionssichere Nachweise. Normkonform, ohne Parallelsystem, ohne Datenmigration.
SharePoint Online
SharePoint On-PremisesUnkontrollierte Dokumente sind ein unterschätztes Risiko
Veraltete Versionen, Freigaben per E-Mail, vergessene Prüftermine — in regulierten Umgebungen führt das direkt zu Audit-Risiken. Kennen Sie diese Situationen?
Welche Version gilt?
Mehrere Versionen kursieren — niemand weiss sicher, welche aktuell und gültig ist.
Freigabe per E-Mail
Genehmigungen laufen über E-Mail-Ketten. Wer hat wann zugestimmt? Im Audit kaum nachweisbar.
Vergessene Prüftermine
Dokumente laufen ab, ohne dass jemand informiert wird. Veraltete Inhalte bleiben in Umlauf.
Unklare Verantwortung
Wer ist verantwortlich, wer darf ändern? Ohne System gibt es keine verlässliche Antwort.
Zertifizierung gefährdet
ISO, GMP, SanaCERT verlangen nachweisliche Dokumentenlenkung — sonst drohen Abweichungen.
Suche ohne Ergebnis
Dokumente liegen verstreut auf Laufwerken und in E-Mails. Finden ist Glückssache.
Von der Erstellung bis zur gültigen Version
Vollständig automatisiert und nachvollziehbar — jeder Schritt revisionssicher dokumentiert.
- 01
Erstellen
Autor erstellt das Dokument aus einer Vorlage — als Entwurf, noch nicht sichtbar.
- 02
Publizieren
Veröffentlichung mit einem Klick beantragen, Prüfintervall wählen und Kommentar erfassen.
- 03
Konsultieren
Optional Fachpersonen zur Rückmeldung einladen — parallel zum Freigabeprozess.
- 04
Genehmigen
Genehmiger erhalten eine Aufgabe per E-Mail und entscheiden mit optionalem Kommentar.
- 05
Gültig
Freigegeben und sofort für alle Berechtigten sichtbar — mit Datum und Genehmiger vermerkt.
- 06
Prüfen
Das System berechnet das nächste Prüfdatum und erinnert automatisch vor Ablauf.
Bei einer Ablehnung wird der Workflow gestoppt und alle Beteiligten benachrichtigt — nach der Überarbeitung startet der Prozess neu, ohne manuelle Koordination.
Alles für eine professionelle Dokumentenlenkung
Gesteuerter Freigabeprozess
Dokumente werden nach einem definierten Genehmigungsworkflow freigegeben. Alle Entscheide sind revisionssicher gespeichert.
Automatischer Prüfzyklus
Jedes Dokument erhält ein konfigurierbares Prüfintervall (6–24 Monate) und erinnert automatisch vor Ablauf.
Konsultationsprozess
Fachpersonen aus anderen Bereichen geben vor der Freigabe Feedback — als Nachweis für Audits.
Vollständige Rückverfolgbarkeit
Alle Versionen, Genehmiger, Prüfer und Kommentare werden lückenlos am Dokument gespeichert.
Rollenbasiertes Berechtigungskonzept
Klare Trennung von Autoren, Genehmigern und Lesern. Temporäre Rechte werden automatisch vergeben und entzogen.
Native SharePoint-Integration
Kein Parallelsystem — die Lösung läuft direkt in SharePoint als Erweiterung mit Ribbon-Buttons und Web Parts.
Kontrollierte Freigabe
Mehrstufiger Genehmigungsworkflow
Jedes Dokument durchläuft einen definierten Genehmigungsprozess, bevor es für Mitarbeitende sichtbar wird — pro Dokumenttyp konfigurierbar.
- Mehrstufige Genehmigung
- Ein oder mehrere Genehmiger — alle müssen zustimmen oder die erste Zustimmung genügt. Pro Dokumenttyp konfigurierbar.
- Automatische Aufgabenzuweisung
- Genehmiger erhalten eine Aufgabe per E-Mail mit direktem Link — kein System-Login nötig.
- Revisionssichere Protokollierung
- Wer hat wann was entschieden — alles nachvollziehbar im Versionsverlauf gespeichert.
Immer aktuell
Automatischer Prüfzyklus
Genehmigte Dokumente werden in regelmässigen Abständen auf Aktualität geprüft. Das System steuert den gesamten Zyklus — ohne manuelle Nachverfolgung.
- Frei wählbares Prüfintervall
- Pro Dokument konfigurierbar (6, 12 oder 24 Monate). Das nächste Prüfdatum wird automatisch berechnet.
- Automatische Erinnerung
- Kurz vor Ablauf erhalten die Verantwortlichen eine E-Mail — vergessene Prüftermine gehören der Vergangenheit an.
- Prüfung mit einem Klick
- Ist das Dokument noch aktuell, genügt eine Bestätigung — das nächste Prüfdatum wird sofort neu gesetzt.
Fachliches Feedback
Konsultation als Audit-Nachweis
Vor der Freigabe können Fachpersonen aus anderen Bereichen um Rückmeldung gebeten werden — parallel und unabhängig vom Genehmigungsworkflow.
- Flexible Einladung
- Beliebig viele Personen zur Konsultation einladen. Sie erhalten temporäre Bearbeitungsrechte auf das Dokument.
- Strukturiertes Feedback
- Konsultierte Personen können zustimmen oder mit Kommentar ablehnen — klar und nachvollziehbar.
- Nachweis für Audits
- Alle Rückmeldungen werden am Dokument gespeichert — als Beweis für den Einbezug relevanter Stellen.
Lückenlose Nachweise
Metadaten & Versionsverwaltung
Jedes Dokument trägt strukturierte Metadaten, die automatisch durch den Workflow befüllt werden. Manuelle Einträge sind auf das Notwendigste reduziert.
- Automatisch befüllte Metadaten
- Genehmigt durch, Prüfdatum, Geltungsbereich, Initials aller Beteiligten — alles ohne manuelle Pflege.
- SharePoint-native Versionierung
- Haupt- und Nebenversionen werden vollständig erhalten — revisionssichere Archivierung ohne Zusatzaufwand.
- Auffindbar über die SharePoint-Suche
- Nach Titel, Dokumenttyp, Geltungsbereich und mehr — kein Suchen auf verstreuten Laufwerken.
Kein Parallelsystem. Alles in Microsoft 365.
Eine bewusste Entscheidung für native Integration statt Insellösung — Ihre Daten bleiben in Ihrer SharePoint-Umgebung, gesteuert über Ihre bestehenden Azure-AD-Gruppen.
Kein Systemwechsel
Mitarbeitende arbeiten in der Umgebung, die sie kennen. Keine Lernkurve, keine Akzeptanzprobleme.
Ein Login für alles
Authentifizierung über Azure Active Directory — kein separates Passwort, kein zusätzliches System.
Daten bleiben bei Ihnen
Alle Dokumente und Metadaten liegen in Ihrer SharePoint-Umgebung — keine Daten in Fremdsystemen.
Skalierbar
Das Modul wächst mit Ihrer Organisation. Neue Bereiche oder Standorte werden einfach eingebunden.
Nahtlose Suche
Dokumente sind über die SharePoint-Suche auffindbar — nach Titel, Typ, Geltungsbereich und mehr.
Mobile Nutzung
Zugänglich über jeden Browser und die SharePoint Mobile App — auch unterwegs.
Zentrales Berechtigungsmanagement
Steuerung über bestehende Azure-AD-Gruppen — keine Parallelverwaltung.
Revisionssichere Archivierung
SharePoint speichert alle Versionen automatisch — vollständiger Verlauf ohne Zusatzaufwand.
Die Anforderungen sind klar — wir erfüllen sie
ISO 9001:2015
QualitätsmanagementKap. 7.5 verlangt dokumentierte Information mit Nachweis von Erstellung, Freigabe, Änderung und Verteilung — vollständig abgedeckt.
ISO 13485:2016
MedizinprodukteStrenge Dokumentenkontrolle: Versionen, Freigaben, Zurückziehen veralteter Dokumente. Der Lebenszyklus wird vollständig abgebildet.
GMP · FDA 21 CFR Part 11
PharmaindustrieElektronische Unterschriften und Audit-Trails sind Pflicht. Alle Entscheide werden mit Zeitstempel, Benutzer und Kommentar protokolliert.
SanaCERT · JACIE
Gesundheitswesen SchweizAkkreditierungsstandards verlangen strukturierte, nachvollziehbare Dokumentenlenkung. Referenzkunde: Kantonsspital St. Gallen.
„Wir wollten keine weitere Insellösung. Mit SoftForge Gelenkte Dokumente haben wir eine saubere Lösung direkt im SharePoint — unsere Mitarbeitenden mussten gar nichts Neues lernen.“
Überall, wo Dokumente verbindlich sein müssen
Gesundheitswesen
Spitäler und Kliniken unterliegen strengen Anforderungen an die Dokumentation von Prozessen und Standards.
- Handlungsanweisungen & SOPs
- Medizinische Leitlinien
- QM-Dokumente
- Formulare & Checklisten
Pharma & Industrie
GMP-konforme Dokumentation ist nicht optional. Das Modul liefert lückenlose elektronische Nachweise.
- Prüf- & Arbeitsanweisungen
- Produktionsprozesse & SOPs
- Batch-Records
- Regulatorische Dokumente
Verwaltung & Dienstleistung
Auch ausserhalb regulierter Branchen schafft strukturierte Dokumentenlenkung Klarheit und Governance.
- Weisungen & Reglemente
- Organigramme & Konzepte
- Unternehmensrichtlinien
- Compliance-Dokumente
FAQ
Häufig gestellte Fragen
- Was sind „Gelenkte Dokumente“ und warum brauchen wir dafür eine Lösung?
- Gelenkte (oder kontrollierte) Dokumente sind Dokumente, die nach einem definierten Prozess erstellt, geprüft, freigegeben und aktuell gehalten werden müssen — etwa Richtlinien, SOPs oder Handlungsanweisungen. SoftForge Gelenkte Dokumente automatisiert genau diesen Lebenszyklus direkt in Microsoft SharePoint: kontrollierte Freigabe, lückenlose Nachverfolgbarkeit, revisionssichere Archivierung und strukturierte Prüfzyklen. So arbeiten Mitarbeitende immer mit der aktuellen, gültigen Version.
- Müssen wir ein neues System einführen oder Daten migrieren?
- Nein. Die Lösung ist als native SharePoint-Erweiterung umgesetzt und läuft direkt in Ihrer bestehenden Microsoft-365-Umgebung — mit Ribbon-Buttons und Web Parts. Es gibt kein Parallelsystem, keine separate Anmeldung und keine Datenmigration. Alle Dokumente und Metadaten bleiben in Ihrem SharePoint.
- Welche Normen und Zertifizierungen werden unterstützt?
- Das Modul deckt die Anforderungen an dokumentierte Information aus ISO 9001, ISO 13485, GMP / FDA 21 CFR Part 11 sowie den Schweizer Gesundheitsstandards SanaCERT und JACIE ab. Alle Entscheide werden revisionssicher mit Zeitstempel, Benutzer und Kommentar protokolliert — ein vollständiger Audit-Trail auf Knopfdruck.
- Funktioniert die Lösung auch mit SharePoint On-Premises?
- Ja. Gelenkte Dokumente ist sowohl für SharePoint Online (Microsoft 365) als auch für SharePoint Server (SPSE) On-Premises verfügbar. SoftForge begleitet Sie unabhängig von Ihrer IT-Strategie.
- Wo bleiben unsere Daten?
- Vollständig in Ihrer eigenen SharePoint-Umgebung. Alle Dokumente, Versionen und Metadaten liegen in SharePoint-Listen und -Bibliotheken — es gibt kein externes System und keinen Datenexport in Drittlösungen.
- Wie schnell lässt sich das Modul einführen?
- Das Deployment erfolgt mandantenweit über den SharePoint App-Catalog — ohne manuelles Aktivieren pro Site. In der Praxis ist die Einführung in Wochen statt Monaten möglich. SoftForge begleitet Sie von der Anforderungsaufnahme über die Konfiguration bis zum Go-live.
Kontaktieren Sie uns
Bereit für strukturierte Dokumentenlenkung? Wir zeigen Ihnen das Modul in einer Live-Demo in Ihrer eigenen SharePoint-Umgebung.
- Adresse
- Spittel 5
3953 Leuk-Stadt - Telefon
- +41 76 393 79 00
- info@softforge.ch