Meeting Management per Teams e SharePoint
Pianificare, condurre e verbalizzare le sedute in modo efficiente — direttamente in Microsoft Teams e SharePoint. Pratica nell’uso quotidiano, subito operativa, dall’assistenza alla direzione aziendale.
Microsoft Teams
SharePoint Online
SharePoint On-PremisesDa un lavoro frammentato a un processo di seduta continuo
Preparazione, verbali, attività in sospeso, delibere — oggi spesso distribuiti su molti strumenti. SoftForge Meeting Management riunisce l’intero ciclo di vita in un unico luogo: direttamente in Microsoft Teams e SharePoint.
Ore di preparazione
Raccogliere ogni volta a mano ordine del giorno, inviti e documenti.
Verbali scritti a mano
Trascrivere le delibere, formattarle e distribuirle faticosamente a tutti.
Inviare le attività in sospeso
Le attività aperte si perdono nelle caselle e-mail e in appunti sparsi.
Delibere non tracciabili
Le decisioni tra una seduta e l’altra sono macchinose e difficili da ricostruire.
Documenti sparsi
File distribuiti tra unità di rete, e-mail e strumenti — con un continuo caos di versioni.
Soluzioni isolate
Strumenti separati, senza legame con Teams e SharePoint, creano nuovi silos di dati.
Preparare
Pianificare l’ordine del giorno e mettere a disposizione i documenti — in modo strutturato e riutilizzabile.
- Ordine del giorno drag & drop
- Compilazione IA
- Documenti in SharePoint
Condurre
Partecipanti, ruoli e appuntamenti sotto controllo — incluse sale e riunioni Teams.
- Ruoli e presenze
- Sale tramite Exchange
- Appuntamenti Teams
Decidere
Votare in modo giuridicamente vincolante — in seduta o per circolazione.
- Votazioni eDecide
- Delibere per circolazione
- Delibera automatica
Dare seguito
Verbali, attività e promemoria automatici — senza alcun lavoro aggiuntivo.
- Verbale con un clic
- Attività in sospeso in Planner
- Promemoria
Ogni funzionalità nel dettaglio
Dalla pianificazione dell’ordine del giorno alle nuove funzionalità della v6 — utilizzi la navigazione a sinistra per passare direttamente all’argomento che Le interessa.
Rapida e intuitiva
Pianificazione semplice delle sedute
Crei in modo rapido e semplice il Suo ordine del giorno a partire da punti, blocchi tematici e pause.
- Pianificazione con drag & drop
- Sposti i punti all’ordine del giorno con drag & drop o li inserisca in blocchi tematici. Numerazione e orari vengono calcolati automaticamente.
- Punti non pianificati
- Sposti i punti non pianificati nella seduta — o viceversa — con un semplice gesto.
- Punti richiesti
- Chiunque può proporre punti all’ordine del giorno e indicare facoltativamente la seduta desiderata.
Aggiungere, invitare, informare
Gestione dei partecipanti alla seduta
Aggiunga partecipanti, assegni ruoli e registri le assenze.
- Aggiunta semplice
- I partecipanti ricevono automaticamente le autorizzazioni e hanno accesso alla seduta.
- Assegnare ruoli
- Designi la presidenza e chi redige il verbale — e li collochi al punto giusto nel verbale generato.
Restare nel flusso
Attività in sospeso sempre sotto controllo
Crei attività in sospeso direttamente da un punto all’ordine del giorno e tenga sotto controllo tutti i punti aperti.
- Direttamente sul punto
- Registri un’attività direttamente sul punto all’ordine del giorno, senza perdere il contesto.
- Panoramica di tutte le attività
- Visualizzi le attività in sospeso della seduta o di tutte le sedute e le riporti nel verbale.
- Collegamento con Planner
- Attivi la sincronizzazione con Microsoft Planner.
Documenti della seduta e allegati
Gestione documentale semplice
Tenga sempre sotto controllo tutti i documenti della seduta e gli allegati ai punti all’ordine del giorno.
- Allegati e documenti della seduta
- Aggiunga documenti ai punti all’ordine del giorno o all’intera seduta tramite drag & drop o caricamento.
- Sincronizzazione tramite OneDrive
- Tutti i documenti vengono salvati in raccolte SharePoint e possono essere sincronizzati tramite OneDrive.
Generazione di documenti semplice
Ordini del giorno e verbali
Generi automaticamente ordini del giorno e verbali dai Suoi modelli Word — con contenuto e layout liberamente personalizzabili.
- Con pochi clic
- Generi verbali o ordini del giorno in formato Word o PDF.
- Archiviazione automatica
- Salvi i documenti generati direttamente nella seduta — senza più invii macchinosi.
- Modelli personalizzati
- Utilizzi i Suoi modelli Word — anche archiviati centralmente per tutte le istanze della gestione delle sedute.
Decisioni digitali
Votazioni e delibere per circolazione
Decida i punti all’ordine del giorno per via elettronica — prima della seduta o interamente per circolazione.
- eDecide – votazione in vista della seduta
- Sì / «Discussione richiesta» / Astensione con logica del quorum. I punti non contestati vengono evasi prima della seduta, quelli controversi tornano automaticamente in discussione.
- Delibere per circolazione
- Delibere giuridicamente vincolanti tra una seduta e l’altra — con un proprio verbale delle delibere per circolazione.
- Recepimento automatico delle delibere
- Le mozioni approvate vengono riportate direttamente nella delibera del punto all’ordine del giorno.
Outlook e Teams
Integrazione con Exchange
Prenoti sale e crei appuntamenti in calendario direttamente dalla seduta.
- Sale e appuntamenti
- Prenoti vere sale Exchange e crei un appuntamento Outlook con link Teams per tutti i partecipanti.
- Stato delle risposte sotto controllo
- Le conferme e i rifiuti dei partecipanti compaiono direttamente nell’elenco dei membri.
Intelligenza artificiale
Compilazione automatica con IA per i punti all’ordine del giorno
Faccia preformulare con un clic i contenuti dei punti all’ordine del giorno — e risparmi tempo nella preparazione.
- Contenuti con un clic
- Generi il contenuto, la mozione o la delibera come prima bozza già formulata, da perfezionare in seguito.
Gestione documentale continua
Collegamento di dossier tra siti diversi
Colleghi le pratiche ai fascicoli su altri siti SharePoint — senza duplicare i file.
- Collegare il dossier d’origine
- Faccia riferimento a una cartella di progetto o di pratica esistente su un altro sito.
- Scambiare documenti
- Copi o sposti documenti tra il dossier della seduta e il dossier d’origine.
I Suoi dati non lasciano il Suo tenant.
Meeting Management funziona interamente nel Suo ambiente Microsoft 365 — secondo le Sue direttive, nel Suo SharePoint e sviluppato in Svizzera.
- Tutto nel Suo tenant
- Nessuna informazione lascia il Suo tenant Microsoft 365. Tutti i dati restano interamente nel Suo ambiente.
- Valgono le Sue direttive
- Meeting Management segue le direttive e le policy di compliance del Suo tenant — nessuna eccezione, nessuna shadow IT.
- Dati in SharePoint
- Documenti e contenuti si trovano nelle Sue raccolte SharePoint — con le autorizzazioni che già gestisce.
- Completamente Swiss Made
- Interamente sviluppato in Svizzera — da SoftForge, il Suo partner software svizzero.
Poiché tutti i dati restano nel Suo tenant, si applicano automaticamente le Sue direttive in materia di governance, compliance e protezione dei dati.
FAQ
Domande frequenti
- Da noi la preparazione delle sedute richiede moltissimo tempo — come può cambiare le cose SoftForge Meeting Management?
- Molte aziende dedicano ore alla preparazione manuale delle sedute: compilare l’ordine del giorno, distribuire i documenti, redigere i verbali, seguire le attività in sospeso. SoftForge Meeting Management automatizza proprio questi passaggi — direttamente in Microsoft Teams e SharePoint, dove il Suo team lavora già. Il risultato: meno lavoro di preparazione, verbali professionali con un clic e più tempo per ciò che conta davvero.
- In quanto tempo è possibile introdurre Meeting Management nella nostra azienda?
- SoftForge mette a disposizione Meeting Management in pochi giorni, non in mesi. La soluzione viene integrata direttamente nel Suo ambiente Microsoft 365 esistente — senza progetti che si protraggono per mesi. SoftForge La accompagna come partner dalla raccolta dei requisiti fino al go-live e oltre.
- Perché SoftForge e non un’altra soluzione per la gestione delle riunioni?
- Le altre soluzioni non sono integrate in Microsoft Teams e SharePoint — creano nuovi silos di dati e ulteriori oneri di formazione. SoftForge Meeting Management è nato da esigenze reali dei clienti e funziona direttamente nell’ambiente che i Suoi collaboratori utilizzano ogni giorno. SoftForge è un team esperto e specializzato con un solido know-how SharePoint: processi decisionali snelli, impegno personale, realizzazione affidabile.
- Meeting Management supporta anche SharePoint On-Premises?
- Sì. SoftForge Meeting Management è disponibile sia per SharePoint Online (Microsoft 365) sia per SharePoint On-Premises (SharePoint Server Subscription Edition). SoftForge La accompagna indipendentemente dalla Sua strategia IT — dall’on-premises al cloud.
- Quali aziende utilizzano già SoftForge Meeting Management?
- Meeting Management è utilizzato da clienti enterprise del settore sanitario, della formazione e di altri settori. La soluzione è stata sviluppata a partire da progetti reali dei clienti, è disponibile su Microsoft AppSource e ha dato prova di sé in ambienti enterprise complessi.
Ci contatti
Saremo lieti di conoscere le Sue esigenze e di presentarLe le nostre soluzioni. Non esiti a contattarci per fissare un appuntamento.
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