MECOSI – Contratti d’appalto digitali
Microsoft Teams
SharePoint OnlineGare d’appalto senza carta, dal bando all’archiviazione
MECOSI è l’applicazione su misura della Genossenschaft Migros Zürich (GMZ) per la gestione completamente digitale dei contratti di onorario e d’appalto nei progetti edilizi. Dalla sua introduzione nel marzo 2022, ogni anno vengono elaborati senza carta circa 750 contratti di onorario e d’appalto e fino a 6’000 firme — direttamente in Microsoft Teams e SharePoint Online.
- Dashboard delle gare:
- Panoramica centralizzata di tutti i bandi per progetto edilizio — con stato, offerenti e accesso diretto a tutti i documenti.
- Gestione degli offerenti:
- Selezione, invito e gestione degli offerenti direttamente nell’applicazione — interni ed esterni.
- Confronto prezzi:
- Confronto automatizzato dei prezzi delle offerte presentate per decisioni di aggiudicazione fondate.
- Firma digitale con DocuSign:
- Le bozze di contratto vengono generate automaticamente e inviate per la firma digitale tramite busta DocuSign.
- Integrazione con Teams:
- L’applicazione è integrata direttamente come scheda Teams negli spazi di lavoro dei progetti edilizi — senza dover cambiare sistema.
- Archiviazione in D3:
- I contratti firmati vengono archiviati automaticamente nel sistema di gestione documentale d.velop D3.
- Addendum (Supplements):
- Modifiche e integrazioni contrattuali vengono registrate in modo strutturato come addendum e approvate digitalmente.
- Audit trail completo:
- Ogni azione del processo viene registrata nel pannello della cronologia — per trasparenza e compliance senza lacune.
- Accesso basato sui ruoli:
- Autorizzazioni differenziate per collaboratori interni e offerenti esterni, con collegamento ad Azure AD.
Dashboard delle gare nella scheda Teams
- Tutte le gare in sintesi:
- Integrata direttamente nello spazio di lavoro Teams del progetto edilizio — gare raggruppate per bando, con stato, importo e prezzo netto per offerente.
- L’intero processo con un clic:
- Invitare, negoziare, approvare, raccomandare, aggiudicare e creare il contratto — tutte le fasi direttamente nella barra dei comandi.
Modulo contrattuale con integrazione DocuSign
- Posizioni e prezzi:
- Capitolato con tutte le posizioni, quantità, prezzi unitari e sconti — il totale netto viene calcolato automaticamente.
- Firma digitale direttamente nel processo:
- La busta DocuSign viene generata e inviata automaticamente. Lo stato di ciascun firmatario (GMZ, capoprogetto, appaltatore) è visibile in qualsiasi momento.
Processo
Il processo in sintesi
- 1Bando di gara
I responsabili di progetto creano un bando di gara nella dashboard e definiscono le prestazioni da aggiudicare.
- 2Invitare gli offerenti
I fornitori idonei vengono selezionati dall’elenco centrale degli offerenti e invitati direttamente tramite il sistema.
- 3Offerte e confronto dei prezzi
Le offerte ricevute vengono registrate nel sistema e messe automaticamente a confronto.
- 4Aggiudicazione e raccomandazione
Dopo l’approvazione e la raccomandazione interne, la decisione di aggiudicazione viene documentata e approvata.
- 5Generazione del contratto
Contratti di onorario, d’appalto o di compravendita vengono generati automaticamente a partire da modelli predefiniti.
- 6Firma digitale
Il contratto viene inviato come busta DocuSign — tutte le parti firmano digitalmente, senza discontinuità di supporto.
- 7Archiviazione
Il contratto firmato viene archiviato automaticamente in D3 ed è reperibile in qualsiasi momento a prova di audit.
Cifre che convincono
Ogni anno Migros Zürich stipula circa 750 contratti di onorario e d’appalto per progetti edilizi. Con MECOSI vengono gestite digitalmente fino a 6’000 firme — senza carta, senza passaggi manuali e senza discontinuità tra i supporti. Dall’introduzione completa nell’aprile 2023, tutte le fasi di lavoro sottostanti possono essere svolte con un semplice clic.
Tecnologia
MECOSI si basa su Microsoft 365 ed è completamente integrato nell’infrastruttura esistente della GMZ:
- SPFx (SharePoint Framework) con React e TypeScript per la dashboard e il modulo contrattuale
- Microsoft Teams come ambiente di lavoro principale — l’app è integrata direttamente nei team dei progetti edilizi
- Azure App Service per il back-end di onboarding (ASP.NET Core)
- Power Automate per i flussi di approvazione
- DocuSign per la firma digitale
- d.velop D3 per l’archiviazione a norma di revisione
- PnPjs e Office UI Fabric React come base di sviluppo
Lo sviluppo è durato oltre due anni ed è stato condotto con metodo agile — in stretta collaborazione con il Product Owner e i capiprogetto della GMZ e con il team di sviluppo di SoftForge AG.
Ci contatti
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