Controlled Documents per Microsoft SharePoint
Gestione documentale controllata direttamente in Microsoft SharePoint — approvazione controllata, cicli di revisione automatici ed evidenze a prova di audit. Conforme alle norme, senza sistemi paralleli né migrazione dei dati.
SharePoint Online
SharePoint On-PremisesI documenti non controllati sono un rischio sottovalutato
Versioni obsolete, approvazioni via e-mail, scadenze di revisione dimenticate — negli ambienti regolamentati tutto questo si traduce direttamente in rischi durante gli audit. Riconosce queste situazioni?
Quale versione è valida?
Circolano più versioni — nessuno sa con certezza quale sia quella attuale e valida.
Approvazione via e-mail
Le approvazioni passano per catene di e-mail. Chi ha approvato e quando? Difficilmente dimostrabile in un audit.
Scadenze di revisione dimenticate
I documenti scadono senza che nessuno venga informato. Contenuti obsoleti restano in circolazione.
Responsabilità poco chiare
Chi è responsabile, chi può modificare? Senza un sistema non esiste una risposta affidabile.
Certificazione a rischio
ISO, GMP e SanaCERT richiedono una gestione documentale dimostrabile — altrimenti si rischiano non conformità.
Ricerche senza risultato
I documenti sono sparsi tra unità di rete ed e-mail. Trovarli è questione di fortuna.
Dalla creazione alla versione valida
Completamente automatizzato e tracciabile — ogni fase documentata a prova di audit.
- 01
Creare
L’autore crea il documento da un modello — come bozza, non ancora visibile.
- 02
Pubblicare
Richiedere la pubblicazione con un clic, scegliere l’intervallo di revisione e inserire un commento.
- 03
Consultare
Invitare facoltativamente esperti a fornire un riscontro — in parallelo al processo di approvazione.
- 04
Approvare
Gli approvatori ricevono un’attività via e-mail e decidono con un commento facoltativo.
- 05
Valido
Approvato e subito visibile a tutti gli utenti autorizzati — con data e approvatore registrati.
- 06
Revisionare
Il sistema calcola la prossima data di revisione e invia automaticamente un promemoria prima della scadenza.
In caso di rifiuto il workflow si interrompe e tutti i partecipanti vengono informati — dopo la rielaborazione il processo riparte, senza coordinamento manuale.
Tutto per una gestione documentale professionale
Processo di approvazione guidato
I documenti vengono approvati secondo un workflow di approvazione definito. Tutte le decisioni sono salvate a prova di audit.
Ciclo di revisione automatico
Ogni documento riceve un intervallo di revisione configurabile (6–24 mesi) e invia un promemoria automatico prima della scadenza.
Processo di consultazione
Esperti di altri settori forniscono un riscontro prima dell’approvazione — come prova per gli audit.
Tracciabilità completa
Tutte le versioni, gli approvatori, i revisori e i commenti vengono salvati senza lacune nel documento.
Concetto di autorizzazioni basato sui ruoli
Chiara separazione tra autori, approvatori e lettori. I diritti temporanei vengono assegnati e revocati automaticamente.
Integrazione nativa in SharePoint
Nessun sistema parallelo — la soluzione funziona direttamente in SharePoint come estensione con pulsanti nella barra multifunzione e web part.
Approvazione controllata
Workflow di approvazione a più livelli
Ogni documento segue un processo di approvazione definito prima di diventare visibile ai collaboratori — configurabile per tipo di documento.
- Approvazione a più livelli
- Uno o più approvatori — tutti devono approvare oppure basta la prima approvazione. Configurabile per tipo di documento.
- Assegnazione automatica delle attività
- Gli approvatori ricevono un’attività via e-mail con link diretto — nessun login al sistema necessario.
- Registrazione a prova di audit
- Chi ha deciso cosa e quando — tutto salvato in modo tracciabile nella cronologia delle versioni.
Sempre aggiornati
Ciclo di revisione automatico
I documenti approvati vengono verificati a intervalli regolari per accertarne l’attualità. Il sistema gestisce l’intero ciclo — senza follow-up manuale.
- Intervallo di revisione a scelta
- Configurabile per documento (6, 12 o 24 mesi). La prossima data di revisione viene calcolata automaticamente.
- Promemoria automatico
- Poco prima della scadenza i responsabili ricevono un’e-mail — le scadenze di revisione dimenticate appartengono al passato.
- Revisione con un clic
- Se il documento è ancora attuale basta una conferma — la prossima data di revisione viene reimpostata subito.
Riscontro specialistico
La consultazione come prova per gli audit
Prima dell’approvazione è possibile chiedere un riscontro a esperti di altri settori — in parallelo e indipendentemente dal workflow di approvazione.
- Invito flessibile
- Inviti alla consultazione tutte le persone che desidera. Ricevono diritti di modifica temporanei sul documento.
- Riscontro strutturato
- Le persone consultate possono accettare oppure rifiutare con un commento — in modo chiaro e tracciabile.
- Prova per gli audit
- Tutti i riscontri vengono salvati nel documento — come prova del coinvolgimento dei servizi interessati.
Prove complete
Metadati e gestione delle versioni
Ogni documento contiene metadati strutturati, compilati automaticamente dal workflow. Le immissioni manuali sono ridotte al minimo indispensabile.
- Metadati compilati automaticamente
- Approvato da, data di revisione, ambito di applicazione, iniziali di tutti i partecipanti — il tutto senza gestione manuale.
- Controllo delle versioni nativo di SharePoint
- Le versioni principali e secondarie vengono conservate integralmente — archiviazione a prova di audit senza sforzo aggiuntivo.
- Reperibili tramite la ricerca di SharePoint
- Per titolo, tipo di documento, ambito di applicazione e altro — niente più ricerche su unità sparse.
Nessun sistema parallelo. Tutto in Microsoft 365.
Una scelta consapevole per l’integrazione nativa invece di una soluzione isolata — i Suoi dati restano nel Suo ambiente SharePoint, gestiti tramite i gruppi Azure AD esistenti.
Nessun cambio di sistema
I collaboratori lavorano nell’ambiente che conoscono. Nessuna curva di apprendimento, nessun problema di accettazione.
Un solo login per tutto
Autenticazione tramite Azure Active Directory — nessuna password separata, nessun sistema aggiuntivo.
I dati restano presso di Lei
Tutti i documenti e i metadati si trovano nel Suo ambiente SharePoint — nessun dato in sistemi di terzi.
Scalabile
Il modulo cresce con la Sua organizzazione. Nuovi settori o sedi si integrano facilmente.
Ricerca integrata
I documenti sono reperibili tramite la ricerca di SharePoint — per titolo, tipo, ambito di applicazione e altro.
Utilizzo mobile
Accessibile da qualsiasi browser e dall’app SharePoint Mobile — anche in mobilità.
Gestione centralizzata delle autorizzazioni
Gestione tramite i gruppi Azure AD esistenti — nessuna amministrazione parallela.
Archiviazione a prova di audit
SharePoint salva automaticamente tutte le versioni — cronologia completa senza sforzo aggiuntivo.
I requisiti sono chiari — noi li soddisfiamo
ISO 9001:2015
Gestione della qualitàIl cap. 7.5 richiede informazioni documentate con prova di redazione, approvazione, modifica e distribuzione — completamente coperto.
ISO 13485:2016
Dispositivi mediciControllo documentale rigoroso: versioni, approvazioni, ritiro dei documenti obsoleti. Il ciclo di vita viene rappresentato integralmente.
GMP · FDA 21 CFR Part 11
Industria farmaceuticaFirme elettroniche e audit trail sono obbligatori. Tutte le decisioni vengono registrate con data e ora, utente e commento.
SanaCERT · JACIE
Sanità in SvizzeraGli standard di accreditamento richiedono una gestione documentale strutturata e tracciabile. Cliente di riferimento: Kantonsspital St. Gallen.
«Non volevamo l’ennesima soluzione isolata. Con SoftForge Controlled Documents abbiamo una soluzione pulita direttamente in SharePoint — i nostri collaboratori non hanno dovuto imparare nulla di nuovo.»
Ovunque i documenti debbano essere vincolanti
Sanità
Ospedali e cliniche sono soggetti a requisiti severi per la documentazione di processi e standard.
- Istruzioni operative e SOP
- Linee guida mediche
- Documenti QM
- Moduli e checklist
Farmaceutica e industria
Una documentazione conforme alle GMP non è facoltativa. Il modulo fornisce prove elettroniche complete.
- Istruzioni di controllo e di lavoro
- Processi produttivi e SOP
- Batch record
- Documenti regolatori
Amministrazione e servizi
Anche al di fuori dei settori regolamentati, una gestione documentale strutturata crea chiarezza e governance.
- Direttive e regolamenti
- Organigrammi e concetti
- Direttive aziendali
- Documenti di compliance
FAQ
Domande frequenti
- Che cosa sono i «documenti controllati» e perché ci serve una soluzione?
- I documenti controllati sono documenti che devono essere redatti, verificati, approvati e mantenuti aggiornati secondo un processo definito — ad esempio direttive, SOP o istruzioni operative. SoftForge Controlled Documents automatizza proprio questo ciclo di vita direttamente in Microsoft SharePoint: approvazione controllata, tracciabilità completa, archiviazione a prova di audit e cicli di revisione strutturati. In questo modo i collaboratori lavorano sempre con la versione attuale e valida.
- Dobbiamo introdurre un nuovo sistema o migrare dati?
- No. La soluzione è realizzata come estensione nativa di SharePoint e funziona direttamente nel Suo ambiente Microsoft 365 esistente — con pulsanti nella barra multifunzione e web part. Nessun sistema parallelo, nessun accesso separato e nessuna migrazione dei dati. Tutti i documenti e i metadati restano nel Suo SharePoint.
- Quali norme e certificazioni sono supportate?
- Il modulo copre i requisiti relativi alle informazioni documentate di ISO 9001, ISO 13485, GMP / FDA 21 CFR Part 11 e degli standard sanitari svizzeri SanaCERT e JACIE. Tutte le decisioni vengono registrate a prova di audit con data e ora, utente e commento — un audit trail completo con un clic.
- La soluzione funziona anche con SharePoint On-Premises?
- Sì. Controlled Documents è disponibile sia per SharePoint Online (Microsoft 365) sia per SharePoint Server (SPSE) On-Premises. SoftForge La accompagna indipendentemente dalla Sua strategia IT.
- Dove restano i nostri dati?
- Interamente nel Suo ambiente SharePoint. Tutti i documenti, le versioni e i metadati si trovano in elenchi e raccolte SharePoint — nessun sistema esterno e nessuna esportazione di dati verso soluzioni di terzi.
- Quanto rapidamente si può introdurre il modulo?
- Il deployment avviene a livello di tenant tramite l’App Catalog di SharePoint — senza attivazione manuale per ogni sito. Nella pratica l’introduzione è possibile in settimane anziché mesi. SoftForge La accompagna dalla raccolta dei requisiti alla configurazione fino al go-live.
Ci contatti
Pronto per una gestione documentale strutturata? Le mostriamo il modulo in una demo dal vivo nel Suo ambiente SharePoint.
- Indirizzo
- Spittel 5
3953 Leuk-Stadt - Telefono
- +41 76 393 79 00
- info@softforge.ch