Sitzungsmanagement
für Sharepoint & Microsoft 365
Weil automatisiertes Sitzungsmanagement Geld und Zeit spart.
Es ist nicht nur die Anzahl an Meetings, sondern vor allem deren Planung und Organisation, die zum Produktivitätskiller werden kann. Unklare Traktanden, unvollständige Dokumente, fehlendes Protokoll und unnötige Teilnehmer – wer kennt das nicht. Ein hilfreiches Tool, um die Effizienz Ihrer Sitzungen zu steigern, ist unsere Software für ein automatisiertes Sitzungsmanagement. Denn effiziente Meetings sparen nicht nur Zeit, sondern auch Geld.
Mit unserer Lösung für Microsoft 365 und SharePoint 2013, 2016 und 2019 vereinfachen Sie die Vorbereitung, Organisation und Nachbearbeitung von Meetings in Ihrem Unternehmen. Sie und Ihre Mitarbeiter bekommen einen automatisierten Prozess für ihre Sitzungen an die Hand, mit dem alle Teamsitzungen komplett digital organisiert werden können. Von der Agenda bis hin zum optimal strukturierten Protokoll – ganz ohne eine Masse an E-Mails und einen Stapel an Papier.
Dashboard Ihrer Sitzungen
Konfigurieren Sie die Startseite des Sitzungsmanagements frei nach Ihren Wünschen. Idealerweise sehen Sie hier eine Liste aller Sitzungen und der Traktanden. Über den Button „Sitzung erstellen“ können Sie eine neue Sitzung anlegen, das Gleiche gilt für „Traktandum erstellen“.
Sitzung erstellen
Mit der Vorlage fällt es Ihnen leicht, eine neue Sitzung zu erstellen. Thema, Zeit, Sitzungsort, voreingestellte Traktanden und wiederkehrende Teilnehmer werden Ihnen vorgeschlagen. Benötigte Dokumente können Sie unkompliziert anhängen. Wiederkehrende Sitzungen können Sie einfach klonen.
Traktanden erfassen
Damit Ihre Sitzung zum gewünschten Ziel führt, sind neben den Teilnehmern die Traktanden entscheidend. Erfassen Sie alle Traktanden, die es für Ihre Sitzung braucht – inklusive des Zeitrahmens und des Verantwortlichen.
Traktanden einreichen
Keine Themen mehr vergessen. Sie können jedem Mitarbeiter oder Teammitglied ermöglichen, eigene Traktanden über das Sitzungsmanagement anzuregen. Bestehende Traktanden können verschoben und damit einer anderen Sitzung zugewiesen werden.
Teilnehmer verwalten
Die Sitzungsverwaltung ermöglicht Ihnen eine einfache Planung und Verwaltung Ihrer Sitzungsteilnehmer. Sie können neue Teilnehmer hinzufügen, den Status Ihrer Teilnehmer anpassen (z.B. „entschuldigt“), Bemerkungen pro Teilnehmer erfassen oder Teilnehmer entfernen. Bei allen Teilnehmern werden im Outlook Thema, Sitzungsort, Uhrzeit, Teilnehmer übernommen. Der Text der Einladung enthält den Link zur Sitzung im Sitzungsmanagement, wo alle Informationen zu finden sind.
Pendenzen bearbeiten
Aus einer Sitzung ergeben sich sinnvollerweise Pendenzen. Das Sitzungsmanagement macht es Ihnen einfach, diese zu verwalten. Sie können Pendenzen direkt aus einem Traktandum erstellen, neue Pendenzen hinzufügen, Pendenzen nach Zuständigkeiten und Fälligkeiten filtern und zur Wiedervorlage planen.
Dokumente anhängen
Häufig werden für eine Sitzung Dokumente benötigt. Mit dem Sitzungsmanagement haben Sie diese immer auf einen Blick. Fügen Sie diese einfach per Drag&Drop hinzu – entweder zur Sitzung selbst oder zu einem bestimmten Traktandum.
Protokoll generieren
Ohne Protokoll geraten die besprochenen Punkte gerne in Vergessenheit. Im Sitzungsmanagement erstellen Sie für jede Sitzung routiniert basierend auf Word-Vorlagen ein Protokoll mit allen Beschlüssen und Aufgaben. Sie können daraus ein PDF generieren. Pro Sitzung können mehrere Protokolle hinterlegt werden (z.B. Protokoll gesamt, Protokoll nur Beschlüsse). Jedes Dokument kann automatisch in der zentralen Dokumentenablage pro Sitzung abgelegt werden und wird damit auch auf Ihrem Dashboard direkt verlinkt.
Sitzung klonen
Es handelt sich bei Ihrer Sitzung um ein wiederkehrendes Meeting? Dann klonen Sie diese Sitzung. Die Teilnehmer der Sitzung werden kopiert. Falls gewünscht, können Sie mit einer selektiven Auswahl auch Traktanden beim Klonen kopieren.
Sitzung nachträglich bearbeiten
Ihre geplante Sitzung muss nachträglich geändert werden? Uhrzeit, Ort, Teilnehmer, Traktanden und Dokumente können jederzeit bearbeitet werden.
Sie möchten mit dem Sitzungsmanagement mehr aus Ihren Meetings herausholen?
Gerne sind wir für Sie da, zeigen Ihnen unser Demo und besprechen Ihre Anforderungen. Kontaktieren Sie uns, damit wir einen Termin vereinbaren können.